«Årsoppgjør lønn» avslører manglende kontroll

Jeg vet jeg provoserer når jeg sier dette, men det finnes faktisk ikke et årsoppgjør på lønn. 

Lønn er ikke noe du «gjør opp» én gang i året, og det er en månedlig disiplin som krever kontroll, kvalitet og presisjon. Uten unntak. 

Likevel lever forestillingen om årsoppgjør på lønn videre i både regnskaps- og ledermiljøer. Det skaper misforståelser, unødvendige ekstraoppgaver – og i verste fall lovbrudd. 

Et utdatert tankesett som henger igjen 

Begrepet stammer fra tiden før A-meldingen, da lønns- og trekksoppgaver ble sendt inn én gang i året. Mange utsatte avstemminger og feilrettinger til januar, og det fungerte da. I dag er det direkte risikabelt. 

Nå rapporteres det til Altinn én gang i måneden. Vi har 12 mini-«årsoppgjør» hvert år. Med andre ord: Når desemberlønnen er kjørt og A-meldingen er sendt, kan året i de aller fleste bransjer i praksis være ferdig avsluttet! 

En hektisk januar? Det er et symptom 

For oss som jobber med lønn, er en hektisk januar et faresignal. Det betyr at det har vært manglende kvalitet eller rutine gjennom resten av året. Og det sier noe om at bedriftens ledelse ikke har prioritert lønnsområdet høyt nok, og at interne systemer eller samarbeid ikke fungerer optimalt. 

Når vi fortsetter å omtale lønn som om det har et årsoppgjør, sender vi også feil signaler: 

• Ledere tror at «lønnsavdelingen fikser alt i januar». Det er feil. 
• Regnskapsførere utsetter bilag og avstemminger til over nyttår. 
• Forsikringsselskaper leverer innberetningspliktige beløp for sent. 
• Oppgjørsrapporten fra NAV (K27) leveres først i januar
• Systemleverandører designer funksjonalitet som bygger opp under en «årsavslutning». 

Alt dette fører til dobbeltarbeid, tidstyver og potensielt lovbrudd ved forskuddstrekk og rapportering. 

Til deg som leder: Dette må du vite

Du er ansvarlig for at lønn behandles som et spesialisert fagfelt med krav til kompetanse, systemer og rutiner. Ikke som et bilag som kan ryddes opp i etter nyttår. 

Å ha orden på lønn handler ikke bare om effektivitet, det handler om tillit til sin arbeidsgiver. Så er du leder: still deg disse spørsmålene:

• Har vi kontroll på at A-meldingen alltid er korrekt – hver måned? 
• Er rapportering og skattetrekk gjennom året i tråd med lovverket? 
• Har vi system og kapasitet til å fange og rette feil fortløpende? 
• Er lønnsavdelingen inkludert i virksomhetens risikovurdering? 

Svarer du NEI på noen av disse spørsmålene er det ikke lønnsavdelingen som er problemet. Det er organiseringen. 

Så la oss gjøre det klar en gang for alle; lønn er en forretningskritisk prosess som krever kompetanse, kvalitet og kontroll fra januar til desember. Hver måned. Hele året.