Hjelper eiendomsselskaper og regnskapsførerne deres ut av Excel-kaoset

Det gamle uttrykket «å komme i heisen» stammer fra en gammel straffemetode til sjøs, der en stakkars synder ble heist opp i råa med en stropp under armene. 

En moderne versjon kunne vært «å fordele driftskostnadene for heisen i et næringsbygg», som for noen vil føles nesten like ille. Se bare for deg følgende scenario:

Leietakeren i første etasje har det nedfelt i kontrakten at de ikke skal betale for heisdrift. Butikken i kjelleren har samme avtale. Kontorene i tredje etasje betaler full pris, mens bedriften i andre har forhandlet seg til 50 prosent rabatt. Og så blir plutselig blir halve fjerde etasje stående tom i et halvår.

Fra gårdeier til gründer

For Erik Brustad, gründer og CEO i Estatelab, er det akkurat slike situasjoner som viser at eiendomsbransjen behøver dedikerte verktøy av den typen selskapet hans har laget. For de fleste regnskapsførere vil nemlig en slik oppgave medføre timevis med Excel-gymnastikk hver gang felleskostnadene skal avregnes, men det kan man unngå med Estatelabs løsning:

– Vi har en kunde i Ålesund som nettopp tok dette systemet i bruk. De tastet inn arealplaner og leiekontrakter på sine eiendommer, og så hadde vi en halvtime med felleskostnadskonseptet. Nå håndterer systemet alle slike særordninger automatisk, og det betyr at heiskostnadene fordeles korrekt, at fordelingsbrøken for vannkostnadene blir justert korrekt når lokaler står tomme, og alt blir riktig første gang, sier Brustad.

Han har selv drevet med eiendom siden 2009, og så hvordan forretningskritisk informasjon lå spredt i Excel-ark, Outlook-kalendere og på hjemmekontoret til forvaltere som plutselig sluttet. Garantifrister utløp uten at noen merket det, indeksreguleringer gikk i glemmeboken, og avregninger av felleskostnads endte opp med å ta flere dager heller enn en halvtime.

– Jeg så at alle som driver i denne bransjen trenger et verktøy som er lett å bruke når det er ting som trengs, enten det er banken som trenger en verdivurdering eller regnskapsføreren som skal følge opp kontraktuelle hendelser, sier han.

Hendelsesdrevet system

Brustad understreker at Estatelab har utviklet løsningen med egne ressurser. I tillegg til ham selv, er det to IT-utviklere ansatt, og nylig fikk de inn en fjerde ressurs som står for markedsarbeidet og mye av kontakten med kundene.

– Dette er et system som allerede gjør veldig mye mer enn å beregne felleskostnader – det automatiserer og forenkler sentrale aspekter ved hele forretningsdriften. Og vi skal utvide systemet langt ut over det som foreligger nå, sier han

Han forteller at systemet allerede integrerer direkte med regnskapssystemene, oppretter fakturaer automatisk, og overvåker betalingsstatus. Kryssopsjoner mellom leietakere, indeksreguleringer og andre kritiske datoer dukker opp som automatiske påminnelser. Om en betaling uteblir, får forvaltere varsel om at de må påberope seg garantier før fristene går ut.

– Den klassiske situasjonen er at en hendelse i en kontrakt ligger i Outlook-kalenderen hos en eiendomsforvalter. Så slutter han, og ingen vet at opsjon må varsles om tre måneder. Vi har bygget et hendelsesdrevet system hvor alle disse eventene ligger sentralt og varsles automatisk – dette er en mye tryggere løsning, sier Brustad.

Banker og revisorer på kroken

«Rent roll» – den detaljerte oversikten over alle leieforhold i en eiendom – er dokumentet banker og investorer alltid etterspør først. Tradisjonelt har dette vært et Excel-ark som oppdateres manuelt og sendes fram og tilbake på e-post, men i Estatelab er den 100 prosent oppdatert for alle eiendommer til enhver tid.

– Vårt system gjør din «rent roll» interaktiv og klikkbar, slik at du kan gå rett inn på eiendommen eller leietakeren. Vil banken vite hva som skjer 5. oktober 2028? Du velger dato og får opp alle kontraktene som løper da, med riktige tall, sier Brustad.

Systemet har også en samhandlingsfunksjon hvor gårdeiere kan gi tilgang til regnskapsførere, banker og leietakere. Istedenfor å purre på dokumenter og oppdateringer, kan alle parter logge inn og se eller oppdatere det de trenger.

– Noen er vant til Excel og sverger til det, men vårt system er faktisk enklere i bruk for eiendomsbesittere som har rundt ti leieforhold eller mer. Min mor på 82, som også eier eiendom, logger seg inn på iPaden sin og følger med. Hun trenger ikke gå ned i detaljene, men gjennom systemet får hun enkelt oversikt over hva som foregår og hva vi må ta tak i.

Regnskapsføreren som partner

For regnskapsbyråer representerer Estatelab en mulighet til å tilby eiendomsforvaltning som en utvidet tjeneste. Istedenfor å være den som tar imot bunker med bilag og Excel-ark, kan regnskapsføreren nå ta en mer aktiv rolle i forvaltningen, noe Brustad mener er en langt mer attraktiv posisjon å være i.

– Regnskapsførerne sitter allerede midt i informasjonsflyten, men mangler verktøyet som kobler tallene til bygg og kontrakter. Med vårt system kan de tilby forvaltning som tjeneste, ikke bare regnskap. Det kan gi en ny inntektsstrøm og sterkere kunderelasjoner, sier han.

Estatelab har valgt en partnerstrategi hvor de jobber tett med regnskapsbyråer fremfor å selge direkte til sluttkundene. Når et regnskapskontor får en ny eiendomskunde inn i systemet, stiller Estatelab opp med opplæring og support.

– Vi holder sluttkunden i hånda til alt er på plass, så kan regnskapskontoret velge hvor involvert de vil være. Noen fakturerer timer for å gjøre hele jobben selv, andre lar oss ta implementeringen.

– Eiendom er kanskje litt gammeldags på det teknologiske, men vi ser at felleskostnader, MVA og eiendomsdata endelig blir satt i system. Det skaper trygghet og oversikt – både for eiendomsselskapene og regnskapsbyråene som bistår dem, sier Brustad.