- Det finnes ikke EHF for inkasso

Norske bedrifter har over 15 milliarder kroner i inkassokrav mot seg – hvor mer enn hver femte krone er renter og gebyrer. En viktig årsak er at inkassoløpet fortsatt er svakt digitalisert, og at varsler i praksis forsvinner mellom systemer, postkasser og selskapsstrukturer.

Mens fakturaflyten i stor grad er standardisert gjennom EHF, stopper den digitale samhandlingen ofte opp idet krav av ulike årsaker misligholdes. For økonomifunksjoner betyr det at kritisk informasjon ikke fanges opp i tide – og at kostnader påløper unødvendig.

– Når en faktura går til inkasso, rykker man ofte ti år tilbake i tid teknologisk. «EHF for inkasso» finnes rett og slett ikke, sier medgründer Lene Drange. 

Sammen med Hallgeir Kvadsheim har de tilbudt Inkassoregisteret i forbrukermarkedet en stund allerede, og lanserte det i januar for bedriftsmarkedet. Målgruppen er både store virksomheter i privat og offentlig sektor, hvor mange inkassokostnader små blir til betydelige beløp, og mindre bedrifter hvor kontrollmiljøet er mer tilfeldig. 

Et hull i kontrollmiljøet

For CFOer, regnskapsførere og revisorer representerer dette et konkret kontrollproblem. Inkassosaker oppstår ofte utenfor ERP-systemene, og blir først synlige når saken har eskalert. Det gir risiko for at forpliktelser ikke er fanget opp i løpende regnskap eller likviditetsstyring. 

Slikt blir det penger av: Finanstilsynet har nylig publisert tall som viser at næringslivet har 15,3 milliarder kroner i inkassosaker. Av dette utgjør renter og gebyrer nærmere 3,5 milliarder kroner. Det er kostnader som i mange tilfeller ikke skyldes betalingsevne, men manglende oversikt.

– Problemet forsterkes i virksomheter med komplekse strukturer. Vi ser konsern med 100 til 200 underselskaper som betaler betydelige summer i inkassogebyrer, til tross for god økonomi. Det handler ikke om likviditet, men om rutinesvikt og helt vanlige menneskelige feil, sier Hallgeir Kvadsheim.

I dag sendes mange inkassovarsler fortsatt til registrert postadresse, ikke nødvendigvis dit fakturaene håndteres. I praksis kan varsler bli liggende uåpnet mens gebyrer og renter løper.

– Feilene oppstår i skjæringspunktet mellom system og organisasjon, for eksempel ved sykdom eller manglende oppfølging, sier Kvadsheim.

Renter slår hardest ut

For større virksomheter er det ikke gebyrene, men rentene som driver kostnadene.

– På krav i millionklassen utgjør forsinkelsesrenten betydelige beløp på kort tid. Selv små forsinkelser får effekt, sier Drange.

Konsekvensene er ikke bare finansielle.

– Inkassosaker er ofte den tidligste indikatoren på operasjonell svikt. Det kan påvirke kredittvurderinger, leverandørforhold og due diligence-prosesser i oppkjøp, sier hun.

Utfordringen er ikke begrenset til privat sektor. Tall fra Bærum kommune viser at kommunen i perioden 2020 til 2024 betalte rundt åtte millioner kroner i inkassogebyrer og renter.

– Dette er aktører med god betalingsevne. Likevel oppstår kostnadene fordi systemene og rutinene ikke er gode nok, sier Kvadsheim.

Vil tette gapet mot ERP

Selskapet Inkassoregisteret, startet av Drange og Kvadsheim, forsøker å adressere problemet ved å hente data direkte fra inkassoselskaper via API og samle dette i én løsning. 

– Ambisjonen er å fungere som et mellomlag mellom inkassoselskapene og virksomhetenes økonomisystemer. Bedriftene som bruker oss får oversikt tidsnok til å handle før saken eskalerer, sier Drange.

Selskapet opplyser at rundt 90 virksomheter har tatt løsningen i bruk siden oppstarten tidligere i år.

Nytt kontrollpunkt for regnskapsførere

For regnskapsførere og økonomifunksjoner kan slike løsninger bli et supplement til eksisterende kontrollrutiner.

Inkassosaker ligger ofte utenfor ERP-systemene og fanges dermed ikke opp i ordinær avstemming.

– Dette gir en ekstra kontroll på om det finnes forpliktelser som ikke er bokført eller fulgt opp, sier Drange.

Selskapet vurderer nå integrasjoner mot etablerte regnskapssystemer.