– Heldigvis for økonomien er Akvariet lokalisert i Bergen

Nesten 90 prosent av inntektene kommer fra billettsalg, halvparten av året avgjøres i løpet av tre sommermåneder, og kostnadene lar seg i liten grad skru av. For Jana Morozova handler økonomistyring på Akvariet i Bergen om å sikre drift, dyrevelferd og gode opplevelser – også når besøkstallene svinger med været.

Akvariet i Bergen er Norges største akvarium og en av byens store turistattraksjoner. Institusjonen har vært en del av Bergen siden 1960, er organisert som en stiftelse, og har som visjon å skape «LæreLyst» om livet i havet.

Bak pingviner, sjøløver, tropiske arter, skolebesøk og familieopplevelser ligger en økonomi som på mange måter er brutal i all sin enkelhet: Folk må komme inn døren.

– Nesten 90 prosent av inntektene våre kommer fra billettsalg, sier Jana Morozova.

Hun er økonomi- og lønnsmedarbeider for Akvariet i Bergen, men er ikke ansatt direkte i Akvariet. Morozova jobber i regnskaps- og konsulentselskapet Flav, som leverer økonomifunksjonen til flere virksomheter – deriblant Akvariet.

På Akvariet gjør hun alt fra bilagsføring til lønn, likviditetsstyring og rapportering. Sammen med to andre personer dekker hun økonomi- og regnskapsfunksjonen. Totalt utgjør de mindre enn ett årsverk.

– Det er en praktisk løsning med oppgavefordeling. Det er vanskelig å finne én person som har spesialistkunnskap med tilhørende effektivitet på de ulike feltene. Derfor er det mer hensiktsmessig å bruke konsulenter fra Flav, som har et oppdatert fagmiljø, sier hun.

Inntektene følger været – og skoleferien

Akvariet er en stiftelse, og billettinntektene går blant annet til dyrevelferd, tekniske anlegg og aktiviteter som skal skape lærelyst for barn og voksne.

Morozova beskriver en inntektsmodell der hovedmotoren er billettsalg. Rundt åtte prosent av inntektene kommer fra salg av suvenirer i butikken. Resten kommer fra blant annet møteromsutleie, bursdagsfeiringer, avtaler med skoler og kommuner, og enkelte andre inntektskilder.

I tillegg får Akvariet prosjektmidler til konkrete satsinger eller nye utstillinger. I 2025 startet Akvariet prosjektet Akvarieskolen, som fikk ekstern finansiering. Prosjektet gir elever én alternativ skoledag i uken på Akvariet, med undervisning og praktiske aktiviteter knyttet til blant annet fôring, artskunnskap, bærekraft og daglig drift.

Men kjernen i økonomien er fortsatt besøkstallene.

– Siden billettinntekter er vår viktigste inntektskilde, er besøkstall sentrale for å ha nok midler til drift, sier Morozova.

Noe er forutsigbart. Sommeren er høysesong, og juli er normalt den klart viktigste måneden. Men forutsigbarheten har grenser.

– Det er en viss forutsigbarhet i besøkstall på grunn av den naturlige sesongvariasjonen med en topp i juli måned. Værforhold viser seg også å ha en påvirkning på antall besøkende. Hvis det er strålende vær, er det færre som legger besøket sitt til Akvariet denne dagen.

Hun har en alvorlig spøk på lager:

– Heldigvis er vi lokalisert i Bergen.

Ifølge Morozova kommer rundt halvparten av inntektene i månedene juni, juli og august.

– De er klart viktigst. Men det er tross alt en ganske stor usikkerhet knyttet til besøkstall og dermed våre inntekter, sier hun.

Nye utstillinger og nyheter kan gi positive utslag. Men økonomistyringen må likevel ta høyde for at en stor del av året avgjøres i løpet av få uker – og at vær, ferievaner og publikumsinteresse aldri kan budsjetteres helt presist.

Lite kan kuttes uten konsekvenser

På kostnadssiden peker Morozova på to hovedgrupper: Lønnskostnader og andre driftskostnader. De utgjør omtrent halvparten hver.

– Begge gruppene er viktige. Dyktige ansatte spiller en sentral rolle for optimal drift, både med tanke på dyrevelferd og en god kundeopplevelse, sier hun.

Akvariet opplyser selv at 1,1 millioner kroner brukes årlig på fôr til dyrene, og at veterinærkostnader og behandling av dyrene utgjør rundt 250.000 kroner i året.

I tillegg kommer strøm, renhold, tekniske anlegg, markedsføring, avskrivninger og vedlikehold. Det gjør kostnadsbildet mindre fleksibelt enn i mange andre besøksbaserte virksomheter.

– Det er ikke mange poster på kostnadssiden som Akvariet kan redusere uten at dette påvirker drift. Vi trenger både ansatte, strøm, renhold, fôr til dyrene og veterinær uansett hvor mange besøkende vi har, sier Morozova.

Det som kan reduseres, er typisk vedlikehold og markedsføring. Men heller ikke der er regnestykket enkelt.

– En eventuell kostnadsreduksjon i disse områdene ville føre til økte vedlikeholdskostnader i fremtiden, samt nedgang i besøkstallene. Derfor er handlingsrommet ganske begrenset.

Det viktigste forbedringsarbeidet handler derfor ikke om å kutte, men om å optimalisere.

– Det som alltid kan optimaliseres, er valg av leverandører, slik at man ikke betaler unødvendig mye, sier hun.

Noen funksjoner mener hun også egner seg godt for eksterne leverandører. På Akvariet gjelder det blant annet restaurantdrift og økonomi/regnskap.

– På denne måten er man sikret både kvalitet og forutsigbar levering av disse tjenestene.

Økonomifunksjon på under ett årsverk

Morozova har jobbet med Akvariet i Bergen i fem år. Hun beskriver rollen som bred, praktisk og tett på driften.

– Jeg tar meg av alt fra bilagsføring til likviditetsstyring og rapportering. Jeg synes det er gøy med varierte oppgaver, samtidig som det er praktisk å ha en helhetlig oversikt over bedriftens økonomi.

De mest hektiske periodene kommer ved årsavslutning og rapportering til styremøter. Da merkes det at økonomifunksjonen er liten, men fordelt på flere hender.

– Det kan være utfordrende i noen litt mer hektiske perioder, men dette går fint takket være fordelingen på flere ansvarlige personer.

Det mest givende handler derimot ikke bare om tall.

– Mest givende er når Akvariet har gode besøks- og salgstall, får positiv omtale i media eller redder en havskilpadde som har forvillet seg i norske farvann.

Etter fem år har hun fått et nært forhold til både virksomheten og de ansatte.

– Generelt er det en glede å komme på jobb til Akvariet.

Digitalisering handler også om å ikke betale for mye

De siste årene har Akvariet jobbet med kontinuerlig optimalisering av digitale verktøy. Det gjelder både maskiner, lagring, programvare og kommunikasjon, men også mer spesialiserte systemer innen regnskap, lønn, HMS og styring av anleggene.

– Her var det mindre optimalisering av leverandører av programvarer for ikke å betale unødvendig mye. Noen leverandører ble valgt bort, og noen ble byttet ut, sier Morozova.

Også skjermløsninger i utstillingene har vært gjennomgått med samme mål: riktig funksjonalitet til riktig pris.

I tillegg har Akvariet nylig utviklet et nytt verktøy for styring og kontroll av akvarier og tropisk avdeling. Det brukes blant annet til å holde oversikt over temperatur i akvarier og terrarier.

Det illustrerer en økonomifunksjon som ikke bare sitter med bilag og rapporter, men som må forstå en virksomhet der opplevelser, formidling, dyrevelferd og teknisk drift henger tett sammen.

For Morozova er det nettopp dette som gjør Akvariet spesielt.

– Man får et tett forhold til både bedriften og deres ansatte. Og når Akvariet har gode besøks- og salgstall, merkes det.