Qbig lanserer integrasjon med PowerOffice Go Quality

Mange regnskapsbyråer har slitt med å få sammenheng mellom overordnede kvalitetsrutiner og det praktiske arbeidet medarbeiderne gjør med hvert enkelt kundeforhold. Nå lanserer Qbig en integrasjon som skal løse nettopp dette problemet.

– Det handler om å få den røde tråden mellom det overordnede og der hvor du sitter og jobber, altså der medarbeider sitter og jobber med oppdragene, forklarer Gry Arvnes, daglig leder i Qbig.

Når rutinene bare er maler

Integrasjonen kommer i kjølvannet av at den nye regnskapsførerloven hevet kravene til interne rutiner i regnskapsbyråer. Det er nå snart 2,5 år siden den trådte i kraft, men Arvnes tror likevel at det ikke er alle foretak som har fått denne «inn under huden». 

Hun trekker paralleller til hvordan Finanstilsynet håndterte hvitvaskingsregelverket, og mener det er sannsynlig at de vil velge en tilsvarende metode nå:

– De lot loven virke i en stund og ga vel egentlig byråene tilstrekkelig tid til å lage ordentlige rutiner. Når Tilsynet så kom på døra, fant de likevel at rutinene på hvitvaskingsregelverket ofte var bare maler som ikke hadde blitt tilpasset hvordan byråene jobbet i det praktiske arbeidet. Jeg frykter at vi kan se for oss et liknende scenario for regnskapsbyråer som ikke har tatt inn over seg lovkravene om å etablere og innarbeide gode, implementerte kvalitetsrutiner, sier hun.

– Erfaringene fra sist tilsier riktignok da at det ikke hjelper å bruke en mal for hvordan du for eksempel skal etablere et nytt oppdrag, hvis byrået ikke tilpasser den malen til sånn det faktisk utføres og sørger for at de ansatte følger den rutinen. I tillegg må jo også selvfølgelig rutinen inneholde det som er viktig i forhold til lovkravet, sier Arvnes.

Hvordan fungerer integrasjonen?

Det er dette Qbigs nye integrasjon sikter mot å forenkle, gjennom å gjøre det enklere å få overordnede kvalitetsrutiner fra Qbig direkte over i oppdragsstyringssystemet PowerOffice Go Quality.

– Rutinene ligger i Qbig, som er et overordnet kvalitetsstyringssystem, og så gjøres alle de rutinene tilgjengelig for de som jobber i PowerOffice Go Quality med kundeoppdragene, forklarer Arvnes.

– Vi opplever at mange byråer har rutiner litt her og der, og at det er knyttet usikkerhet til hvor siste oppdaterte rutine ligger. Med Qbigs nye integrasjonsløsning vet de at masterdokumentene ligger i Qbig, og at de nå kan få disse delt med resten av organisasjonen med et tastetrykk, sier hun.

Den nye kvalitetsansvarligrollen

Den nye regnskapsførerloven har også skapt en helt ny rolle i regnskapsbyråer: kvalitetsansvarlig. Men Arvnes har fått tilbakemeldinger som viser stor usikkerhet på rollen.

– Veldig mange har fått dette vervet som kvalitetsansvarlig, frivillig eller ufrivillig, og vet ikke helt hva de skal gjøre eller hva som kreves og forventes av dem – for dette er jo en helt ny rolle. Noen byråer har tatt det inn over seg og løfta ansvaret opp i styret, hvor det hører hjemme – for kvalitet skal jo være noe som både daglig leder og styre skal ha fokus på, sier hun.

Hun peker også på et grunnleggende problem i mange byråer: De aner ikke hvordan de skal ta seg betalt for kvalitetsarbeidet.

– Det starter der, for så lenge du ikke tar deg betalt, får du ikke prioritert det. Det gjør at det kanskje ikke er noen som ønsker å være kvalitetsansvarlig, fordi jobben deres da ikke viser igjen på bunnlinja, eller at den krever tid som ellers går ut over faktureringsgraden din. 

– Og dette viser igjen hvorfor det er så viktig å gjøre det enklest mulig å dokumentere kvalitetsarbeidet – den dokumentasjon danner grunnlaget for så mange andre viktige forhold i byrået, slår hun fast.

Fremtidsplaner for flere systemer

Arvnes forteller at Qbig har ambisjoner om flere integrasjoner:

– Vi tenker at vi skal lage tilsvarende integrasjoner med alle oppdragsstyringssystemene som finnes på markedet. Målet er at uansett hvilket oppdragsstyringssystem byrået bruker, vil Qbig ligge på toppen som et uavhengig overordnet kvalitetsstyringsystem – med intergrasjoner som gjør det enkelt for byråer å dele rutiner med alle ansatte. På denne måten vil det bli en rød tråd mellom rutinen og den praktiske hverdagen, sier Qbig-sjefen.

Hun påpeker også at Qbig er mye mer enn bare et stystem, blant regnskapsbyråer er de er også anerkjent som et dyktig rådgivningsmiljø rundt kvalitetsarbeidet.

– Vi ser at intergrasjonen mellom Qbig og Go Quality gjør det enklere for byråene å få oversikten og få alle til å jobbe med samme rutiner. Men vi kjenner også til de aller fleste oppdragsstyringsystemer som finnes på markedet, og kan hjelpe byråene med å utarbeide gode rutiner og effektive arbeidsprosesser uansett hvilket de bruker, sier Arvnes.