Hjemmelaget AI-verktøy gir alle i VIEW Group oversikt over selskapets kompetanse og portefølje

Ved oppkjøp og fusjoner er det alltid mye snakk om synergiene som skal hentes ut av sammenslåingen – men snakk er alltid enklere enn å faktisk realisere. 

VIEW Group er ett av selskapene som har kjøpt og fusjonert en god del de siste årene, og der har de også vært opptatt av å skaffe seg oversikt over hva som befinner seg av kompetanse inne i de hodene de har utvidet virksomheten med. 

Strenge instrukser til piloten

Bo Jenseg Naversen leder selskapets kontor i Stavanger, og han bestemte seg for å gjøre noe med dette – ikke bare for å vise resten av systemet hva de kunne hjelpe med i Stavanger, men også for å forstå hva slags kompetanse som nå fantes andre steder i systemet og som kunne komme kundene til gode.

– Sammen med produktdirektør Tore Bræin fikk vi bygget et «proof of concept» i oktober i fjor. Der fikk noen tjenesteledere beskrive produktene sine i noen korte word-dokumenter, og vi begynte på et Excel-ark hvor folk fikk liste opp kompetansen sin. Dette ble lagt inn i et produkt som heter Microsoft CoPilot Studio, hvor vi så lagde instrukser som beskrev hvordan CoPilot skulle gå frem for benytte underlaget, forteller han.

Én av disse instruksene gikk på at det bare var dette underlaget som skulle legges til grunn når CoPilot utarbeidet svaret sitt – det skulle ikke gjøres noen søk på internett, og ingen informasjon skulle løftes fra treningsdata eller andre kilder.

– Basert på erfaringene fra dette arbeidet, fikk vi klarsignal for å gå videre med å utvide dataunderlaget til å omfatte hele den norske delen av selskapet, sier han videre.

Mye arbeid, men ikke vanskelig

Naversen understreker at selv om han har bakgrunn som ingeniør, er han ingen IT-utvikler. Og det var heller ikke nødvendigvis programmeringen som var det vanskeligste ved dette prosjektet:

– Den aller største jobben i dette prosjektet var å samle inn dataunderlaget – kompetanse- og tjenestebeskrivelsene – og påse at det ga riktig output etter at vi la dem inn i modellen. Vi har for eksempel gått flere runder med underlaget hvor tjenestelederne beskriver sine prosjekter, for å gjøre endringer som sikrer at CoPilot gir fornuftige og forståelige svar som sikrer at brukerne skjønner hva de kan gjøre.

Han understreker likevel at Word-dokument med gode beskrivelser ikke i seg selv var nok til å dra prosjektet over målstreken:

– Excel-arket med kompetansebeskrivelser ble naturlig nok ganske stort etter hvert, og da vi støtte på noen begrensninger for hvor mange linjer CoPilot kan bruke fra et Excel-ark, måtte vi jo finne en workaround. Da hjalp det litt å være ingeniør, for å si det sånn.

Kan bli lønnsomt

Selv om dette verktøyet nå rulles ut blant de ansatte i den norske delen av VIEW Group i disse dager, understreker Naversen at det på ingen måte er «ferdig».

– Vi følger med på hvordan dette brukes, og på om det gir de ønskede resultatene. Vi vil se på om det bidrar til at kontorene våre utvider tjenestetilbudet sitt, samtidig som vi vil samle tilbakemeldinger både om hvordan de ansatte bruker verktøyet og hvilken nytte de opplever at det gir dem.

– Verktøyet må dessuten både vedlikeholdes og oppdateres fremover. Og kanskje finner vi ut at det virker så bra at vi vil løse andre oppgaver på tilsvarende vis? Jeg er jo veldig lite glad i repetitive oppgaver, så dersom vi finner jobber som en «bot» kan overta, kommer det absolutt til å bli vurdert, slår han fast.