Programvareutgiftene eksploderer – CFO-alarm for mellomstore selskaper

Boston Consulting Group er ute med en ny global undersøkelse om IT-kostnader i bedriftene. Et av hovedfunnene er at IT-budsjettet for partstjenester stiger med 6 prosent i året, mens andelen som går til programvare øker enda mer. 

– Basert på våre erfaringer i Norden, er det ingen grunn til å tro at vi avviker fra den globale trenden, sier Jonas Aarsnes, partner i Boston Consulting Group. 

– Hvis man ikke er bevisst disse utfordringene, kan bedriften ende opp med at eskalerende kostnader til lisenser og skytjenester blir en så stor belastning på likviditeten at det bremser både vekst og innovasjon, sier Aarsnes. 

Fragmentering og konsolidering på samme tid

Ifølge BCG har utgifter til programvare steget dramatisk de siste årene, og i dag utgjør programvare nesten én av fem dollar i IT-budsjettet. Fra 2019 til 2024 økte programvareandelen av IT-kostnadene fra 13 prosent til 21 prosent. Dette skjer samtidig som markedet blir mer fragmentert, priser mer kompliserte, og leverandørlandskapet straffes av konsolidering og nye prismodeller.

Aarsnes mener at flere utfordringer presser kostnadene oppover:

– Den første handler om leverandørspredning. Vi ser at antallet programvareleverandører innen BI, prosjektstyring, cybersikkerhet og lignende domener skyter i været, noe som gjør det vanskelig å standardisere og få volumrabatter. 

Samtidig som det blir flere typer software, fører konsolideringer også til mer makt til leverandørene og tendenser til økte priser. For eksempel Broadcom som kjøpte VMware og Salesforce som kjøpte Tableau. 

Uoversiktelige priser og desentralisert innkjøp driver opp kostnadene

– Og så har du nye prismodeller som i det stille driver opp kostnadene. Mange leverandører beveger seg bort fra faste lisenser og over mot «pay as you go», og modeller basert på forbruk. Det kan gi overraskelser og kostnadsoverskridelser når forbruket vokser, sier Ceyda Haga, også hun partner i BCG.

Haga påpeker at mange selskaper fortsatt ser på programvare kun som en kostnadspost, mens de mest modne virksomhetene betrakter den som en akselerator for vekst. God kostnadsstyring handler om å frigjøre ressurser til innovasjon og konkurransekraft, samtidig som det er viktig å være bevisst på de skjulte infrastrukturkostnadene. Når apper og data skaleres i skyen, stiger kostnadene for lagring, CPU, API-kall og så videre. Dette er nærmest usynlige kostnader hver for seg, men som til sammen blir dyrt. 

– Norske selskaper er karakterisert av høy tillit til enkelte medarbeidere og høy effektivitet. Baksiden av medaljen er en desentralisert innkjøpsatferd. Når forretningsenheter kjøper verktøyene de trenger her og nå direkte, får selskapet overlappende systemer og utfordringer med oversikt og koordinering. Og mindre forhandlingsmakt, sier Haga.

– De beste selskapene kobler finans, teknologi og AI inn i samme styringsmodell. De ser ikke på software som et separat IT-anliggende, men som en del av verdikjeden og forretningsmodellen. Dette gir bedre kontroll på tvers av enheter, mer helhetlige forhandlinger og smartere bruk av ressurser, fortsetter hun.

Aarsnes minner om en annen undersøkelse fra BCG, hvor halvparten av globale ledere sier at de kommer i mål med sine kostnadsbesparelser, som igjen går utover avkastningen til aksjonærene. 

– Kostnader til software kan til sammen utgjøre store ressursbindinger. Uhensiktsmessige lisenser, redundante verktøy og teknisk gjeld binder kapital som kunne vært kanalisert mot innovasjon, automatisering og vekst. Sårbarheten ønsker i volatile tider med renteøkninger, regulatoriske skift, og geopolitisk uro, sier Aarsnes. 

Slik får bedriften bedre kontroll

Som gode konsulenter, har Aarsnes og Haga noen konkrete råd til hva som bør gjøres:

– CFOer må løfte programvarekostnader opp på strategisk nivå – ikke la det bli et rent IT-anliggende. Forhandlinger bør bygge på et helhetlig veikart for programvarebruk og verdirealisering, ikke bare pris. Selskaper som bruker markedsdata og sammenlignbare benchmark-tall i forhandlingene, får bedre vilkår og mer fleksible avtaler. 

Et annet grep er å styre etterspørselen bedre. Mange mellomstore selskaper har vokst seg inn i en uoversiktelig portefølje av verktøy som overlapper hverandre. Kartlegging og konsolidering kan gi rask gevinst. Forretningsenhetene må ansvarliggjøres og dokumentere behovet for tilleggsmoduler eller nye tjenester. Samtidig bør CFO sikre at selskapet har en tydelig funksjon for Software Asset Management – et systematisk rammeverk for lisensforvaltning, revisjon og gjenbruk.

Aarsnes peker på at de største gevinstene ofte ligger i tekniske detaljer som sjelden havner på CFO-ens bord.

– Mange selskaper betaler for mer kapasitet enn de faktisk bruker. Justering av konfigurasjoner, smartere bruk av skyressurser og nedskalering av inaktive lisenser kan redusere kostnadene betydelig. Også her ser BCG at selskaper som involverer både IT og økonomi i styringen, oppnår langt bedre resultater.

Haga sier at kunstig intelligens og automatisering gir nye muligheter, men bør brukes målrettet. Mange norske selskaper har allerede tatt i bruk verktøy som analyserer fakturaer, kontrakter og bruksdata for å finne skjulte lekkasjer i programvarekostnadene. 

– Når det gjøres riktig, kan dette gi en ekte multiplikatoreffekt, men teknologi uten tydelig styring og verdianalyse blir fort et dyrt eksperiment, sier hun.