Slik trener han økonomiavdelingen til å fungere som utstillingsvindu for Unimicro

­På én måte bruker Christian Smith økonomisystemet Unimicro på lik linje med sine yrkesbrødre og -søstre i hvilket som helst av de rundt 60 000 selskapene som den snart 40 år gamle programvareleverandøren har på kundelisten.

Men Smith er CFO i nettopp Unimicro, så hans team må i tillegg sørge for at økonomiavdelingen kan fungere som et levende bevis på styrken i produktet virksomheten lever av.

– Det er viktig for oss at økonomiavdelingen kan tjene som gode ambassadørerer for produktet kollegene våre lager. Da må vi kunne vise at bredden i systemene og automatiseringsfunksjonene våre fungerer godt, sier han.

Månedlig treningsøkt

Resultatet kan nok oppleves som dramatisk for enkelte andre økonomiavdelinger: Når desember snart er ferdig, skal Smith og hans kolleger lukke bøkene for 2025 på dag to ut i det nye året – og på dag fire oversender de årsregnskapet til revisor.

Det at Unimicro kan gjøre dette, kommer som et resultat av kontinuerlig trening og forbedring. Smith forklarer at de gjør bokslutt hver eneste av årets tolv måneder – ikke alltid like raskt, men alltid med tanke om å gjøre det fortest mulig i årsoppgjøret.

– Det hjelper veldig å øve, og de som er i avdelingen har gjort dette mange ganger før. Hvis det er én ting jeg lærte som revisor, så er det at hvis du har prosesser og systemer som holder, styrkes ikke kvaliteten av å jobbe med dette i flere dager,  sier Smith, som selv har fem år bak seg som revisor i EY.

Kontinuerlig forbedringsprosess

Unimicro har over 100 integrasjonspartnere, og økonomiavdelingen tester aktivt nye løsninger som kan effektivisere arbeidet ytterligere. Smith understreker at de ikke bare bruker egen teknologi, men også viser hvordan samarbeidspartnernes løsninger skaper verdi.

– Siden vi er i en bransje med ekstremt store og raske endringer, vil det som fungerer veldig bra i dag, ikke nødvendigvis være det beste i morgen. Så vi prøver hele tiden å finne områder som kan gi oss litt mer. Er det nye integrasjonspartnere som virker interessante? Kan vi «tweake» litt på faktureringsprosessene våre, eller er det andre grep vi bør ta? spør Smith retorisk.

Han erkjenner at endring kan være utfordrende i en økonomiavdeling hvor presisjon og kontroll tradisjonelt har vært viktigere enn eksperimentering.

– I transisjonsperioder må du våge å eksperimentere litt. Kanskje blir ikke ting helt 100 prosent riktig de første par-tre gangene etter at vi gjør det på en ny måte, men det retter vi opp igjen. For de fleste som jobber i en økonomiavdeling sitter sånt veldig langt inne i psyken, men de beste forbedringene kommer ikke uten at vi har mot til å gjøre noen småfeil underveis, sier han.

Fagkompetanse møter kundesupport

Smith understreker at teamet hans er opptatt av å bruke den frigjorte tiden på best mulig måte. De setter av tid til analyse, gjøre forarbeid for datadrevne beslutninger, og til å granske businesscases. Målet er hele tiden å løfte økonomiavdelingen opp fra ren kontroll og over i innsiktsfulle bidrag til selskapets verdiskaping.

Fordi Unimicro er i den nisjen de er i, er faktisk kundesupport en av flere oppgaver økonomiavdelingen bidrar til. Ikke at de tar telefonen på kundesenteret, men de bistår teamet på kundesupport med fagkompetanse på de litt mer intrikate spørsmålene. For eksempel bidrar en av lønnsmedarbeiderne også i produktutviklingen på lønnsområdet.

Smith forteller at Unimicro forbereder seg på det han beskriver som et «race» i bransjen. Han kan love «veldig interessante nyheter» på AI-fronten allerede i januar, og forteller at interesserte kunder allerede har registrert seg som betatestere.

– De siste årene har det vært mye prat og lite substans innen kunstig intelligens for økonomiavdelingene. Det er nå vi for første gang virkelig ser at vi greier å ta ut skikkelig kundeverdi på det vi driver med, og det blir veldig spennende å se hvordan markedet mottar det i 2026, sier Smith.

Men først må altså temaet hans bruke et par dager av den første uken på å lukke 2025...