Vil være en rådgivende CFO som får selskapet til å løfte blikket

Vestre utvikler design- og kvalitetsmøbler og er kjent for benker, bord og andre møbler til parker, torg og offentlige byrom langt utenfor Norge. Familiebedriften fikk et brått generasjonsskifte i 2012, da dagens helseminister Jan Christian Vestre overtok ledelsen som 25-åring etter at faren Jan Vestre døde av sykdom. 

Økonomi24 har intervjuet CFO Julie Fjeld om økonomistyringen i selskapet, hvor Bjørn Fjellstad har vært adm. direktør siden 2023. Når Fjeld ser på økonomifunksjonen i Vestre, er det ikke flere rapporter hun ønsker seg. En erfaring hun har gjort seg noen uker inn i rollen, er at en betydelig del av tiden går til løpende driftsrapportering og rutiner. Nå vil hun forenkle rapporteringen og frigjøre mer tid til analyse: 

– Vi må sørge for at vi bruker de samme datagrunnlagene og snakker det samme språket på tvers av organisasjonen. Da trenger vi ikke nødvendigvis flere rapporter, men bedre og mer presis informasjon som gjør det lettere å se hvor vi bør rette oppmerksomheten.

Vestre nærmer seg en halv milliard kroner i omsetning. Selskapet opererer internasjonalt, hvor rundt 80 prosent av salget skjer utenfor Norge, samtidig som selskapet selv kontrollerer mer enn 90 prosent av verdikjeden fra råmaterialer og produksjon til ferdige produkter.

Økonomistyringen er tett knyttet til den operative virksomheten. Lager, produksjonskalkyler og arbeidskapital må følges sammen med likviditet, valuta og vareflyt mellom land. Økonomiavdelingen håndterer også treasury og bankforbindelser.

– Vi er et relativt slankt team, og da må vi være bevisste på hvordan vi bruker tiden vår. De grunnleggende tingene er på plass, og fremover ønsker jeg at vi skal ha mest mulig kapasitet til å forstå virksomheten og bidra der beslutningene faktisk tas, sier Fjeld.

Færre rapporter

Et av grepene er å redusere antallet rapporter og samle styringsinformasjonen i færre og mer relevante dashbord i Power BI. Fjeld ser samtidig på muligheten for å bruke kunstig intelligens til å automatisere manuelle oppgaver som avstemming, fakturahåndtering og bilagsføring.

Men målet handler ikke bare om å effektivisere økonomiavdelingen. Hun vil også gjøre lederne utenfor økonomifunksjonen bedre i stand til å følge sine egne tall:

– Jeg liker tanken på at lederne blir sine egne controllere. De kjenner sitt område best og bør kunne følge utviklingen selv. Vår jobb er å sørge for at tallene er tilgjengelige og forståelige, og så bidra med analyse og spørsmål når det er behov for det.

Som privateid selskap har Vestre større fleksibilitet rundt månedsavslutningen enn mange børsnoterte selskaper. Rapporteringen er normalt ferdig rundt midten av måneden. Fjeld vil bruke mer av tiden etterpå på å forstå utviklingen fremfor å produsere ytterligere rapporter.

– Hvis vi klarer å få rapporteringen effektiv og presis, kan vi bruke mer av andre halvdel av måneden på å forstå tallene, eventuelle avvik og se fremover. Det er der økonomifunksjonen virkelig kan tilføre verdi, sier hun.

ERP tett på produksjonen

Systemriggen gjenspeiler at Vestre er en produksjonsbedrift med både maskinpark og håndverk i tre og metall. Kjernen er svenske Monitor ERP, som er innrettet mot blant annet produksjonsplanlegging og kalkylering. Data derfra brukes videre i Power BI, mens Cantor benyttes til konsernkonsolideringen.

Noe av det som trakk henne til Vestre, var nettopp muligheten til å komme tett på hele virksomheten. Selskapet har to produksjonsselskaper og salgsselskaper i flere land, og store deler av verdikjeden håndteres internt.

– Vi kan følge prosessene fra stålplaten kommer inn, gjennom produksjonen og helt frem til produktet leveres hos kunden. Det gir en forståelse av virksomheten som er vanskelig å få hvis økonomi blir for langt unna driften, sier hun.

Vestre produserer samtidig varer som skal ha lang levetid. Nye produkter testes grundig, mens salget ofte skjer gjennom prosjekter der landskapsarkitekter tegner produktene inn lenge før en endelig ordre foreligger.

Den nye pergolaen GLADE, designet av Allan Hagerup, er ett eksempel – lansert samme uke som vi intervjuer Fjeld. Produktet er blant annet utviklet for et økende behov for skygge i offentlige uterom. Før lansering har Vestre sammen med samarbeidspartnere kunnet produsere prototyper og teste dem utendørs ved fabrikken.

– Når vi eier produksjonen selv, kan vi teste, feile og justere ganske raskt. Samtidig skal produktene våre holde lenge, og da kan vi ikke ta snarveier. Det betyr også at det kan gå tid fra vi begynner å utvikle et produkt til det faktisk får betydelige salgsvolumer, sier hun.

Slike lange løp betyr at oppfølging av lager, kapitalbinding og produksjon blir en sentral del av styringen for økonomiavdelingen gjennom året.

Mer komplisert når varen krysser grenser

Den internasjonale veksten har samtidig gjort økonomijobben mer kompleks. Vestre har salgsselskaper blant annet i Tyskland, Storbritannia og USA, mens produksjonen skjer på Magnor og Torsby i Sverige. 

Utbyggingen av konsernet, blant annet med fabrikken The Plus på Magnor og flere utenlandske selskaper, har gjort det nødvendig å bygge tydeligere rammeverk for internprising. I tillegg må økonomifunksjonen ha kontroll på mva, tollverdier, skatteforhold og hvordan varer flyttes mellom selskapene og jurisdiksjonene.

Den operative håndteringen skjer i tett samarbeid med supply chain-funksjonen, mens Vestre henter inn ekstern spisskompetanse på områder der det ikke er hensiktsmessig å bygge opp all kunnskap selv.

– Vi skal ha kontroll og forståelse selv, men vi trenger ikke sitte med all spesialistkompetanse internt. På områder som skatt og internprising er det mer fornuftig å hente inn mennesker som arbeider med dette hver dag, når vi trenger dem, sier Fjeld.

Hoveddelen av regnskapsføringen skjer internt. Konsernregnskapssjef Cecilie Åmot leder et regnskapsteam på fire personer, mens ekstern bistand brukes for enkelte av selskapene i Tyskland, Storbritannia og USA. Vestre skal også rekruttere en ny controller.

Valuta må inn i prisene

Med 80 prosent av salget utenfor Norge er heller ikke treasury en støttefunksjon som kan leve sitt eget liv. Valutabevegelser, bankforbindelser og likviditet inngår i den løpende økonomistyringen.

– Når så mye av salget skjer utenfor Norge, må vi følge valuta og handelsbetingelser tett. Det handler både om valutasikring, prismodeller og om å forstå hvordan endringer i rammebetingelsene slår inn i virksomheten.

Geopolitikk og endringer i toll- og avgiftsregler kan dermed raskt bli operative problemstillinger. USA er blant markedene Fjeld følger spesielt, både fordi dette er Vestres største marked og fordi endringer i handelsbetingelsene kan få direkte betydning for lønnsomheten.

Ambisiøse bærekraftsmål

Selskapet har ambisjon om å være verdens mest bærekraftige møbelprodusent. En egen bærekraftsansvarlig utenfor økonomiteamet, Øyvind Bjørnstad, arbeider med bærekraft i virksomheten og følger blant annet leverandører og fabrikker, samt har eierskapet til bærekraftsrapporteringen. Vestre har valgt en modell der økonomifunksjonen bidrar aktivt inn i dette arbeidet.

For Fjeld passer det inn i samme tanke som preger resten av økonomifunksjonen: Fagkompetansen kan ligge ute i virksomheten, mens økonomi skal bidra til struktur, konsistens og et datagrunnlag som kan brukes i rapportering og beslutninger.

Det er også viktig for en produsent som møter stadig strengere miljø- og sertifiseringskrav i offentlige anbud. Vestre peker blant annet på Svanemerket og egen miljøprofil som områder som kan få kommersiell betydning i konkurransen om prosjektene.

Må forstå det som ligger bak tallene

Korrekte regnskaper, kontroll, likviditet og compliance må være på plass, men økonomifunksjonens verdi blir større når tallene kobles til det som faktisk skjer i virksomheten.

Det samme rådet gir hun til yngre økonomer som ønsker å bli CFO: Skaff bredde, vær nysgjerrig og forstå mer enn selve regnskapet.

– Ikke se deg blind på tallene. Hvis du forstår verdikjeden, kundene, produktene og hvordan virksomheten fungerer, blir du også en mye bedre økonom. De korrekte tallene og kontrollen er hygienefaktorer. Det interessante begynner når du bruker dem til å skape noe.

For Fjeld er det også en del av tiltrekningen ved Vestre. Resultatet av virksomheten kan sees i parker, byrom og møteplasser, samtidig som produktene er utviklet for å ha lang levetid.

– Det er fint å jobbe i et selskap der det er lett å se hva vi faktisk bidrar med. Vi lager produkter som skal stå lenge og bidra til å skape sosiale møteplasser i det offentlige rom. For meg er det motiverende å kunne kombinere den siden av virksomheten med god økonomistyring og lønnsom vekst.