Tror varene er eksportert, men får MVA-sjokk fra EU

Når et norsk selskap produserer varer i EU og varene leveres direkte til EU-kunder, regnes det ofte som EU-salg – ikke eksport. Da kan selskapet bli MVA-pliktig i EU og få etterberegning og sanksjoner.

– Dette er en problemstilling vi ser oftere og oftere, særlig blant norske selskaper som har lagt produksjon til EU-land som Polen og selger videre til kunder i Europa, sier advokat og partner Trond Ingebrigtsen i Aider Legal.

Modellen fremstår enkel. Et norsk selskap bestiller produksjon hos en EU-basert produsent, fakturaen går til Norge, og varene sendes direkte til sluttkunde i for eksempel Tyskland. Mange legger da til grunn at dette er eksport og dermed fritatt for EU-MVA.

Det er her feilen oppstår.

Fakturaen kan ikke erstatte vareflyten

I MVA-regelverket det ikke nok med fakturaadresse du må også ha kontroll på hvor varen faktisk befinner seg og hvor den leveres. Dersom varene produseres i Polen og sendes direkte til en kunde i Tyskland, har de aldri forlatt EU. Da foreligger det som hovedregel ikke eksport, men en innenlands eller EU-intern transaksjon.

– Kort fortalt pådrar det norske selskapet seg en forpliktelse til å rapportere MVA i EU når varer leveres lokalt innenfor EU, selv om kjøper er norsk, forklarer Ingebrigtsen.

Likevel ser Aider Legal jevnlig at denne vurderingen ikke er gjort. Noen ganger fakturerer produsenten med lokal MVA, som polsk VAT. Andre ganger faktureres det uten MVA fordi leverandøren antar at salget går til et ikke-EU-land. Begge deler kan bli problematisk dersom den faktiske vareflyten ikke støtter behandlingen.

– Vi opplever også at EU-produsenter ikke alltid fanger opp dette selv. De ser at kunden er norsk, og antar at det er eksport, sier partner og advokat Cathrine Lund.

Når revisoren banker på

Momsfellen klapper ofte igjen først etter en stund. Leveransene kan ha pågått i måneder eller år før produsentens revisor etterspør dokumentasjon på at varene faktisk er eksportert ut av EU. Når dokumentasjonen mangler, endres bildet raskt.

– Norske selskaper får seg ofte en overraskelse når produsenten plutselig fakturerer lokal MVA fordi varene aldri har forlatt EU, men er sendt direkte til sluttkunde i et annet EU-land, sier Ingebrigtsen.

I andre tilfeller er det det norske selskapet selv som utløser oppmerksomhet, for eksempel ved å søke MVA-refusjon i EU uten å være registrert der.

– Da etterlyser EU-myndighetene MVA-registrering og varsler sanksjoner for manglende etterlevelse av regelverket, sier Lund.

Opprydding som kan bli dyr

Når feilen først er et faktum, er neste steg å rydde opp. I noen EU-land er det mulig å få MVA-registrering på plass med tilbakevirkende kraft. Da kan leverandører kreditere tidligere fakturaer og utstede nye uten MVA.

Men dette er ingen garanti.

– Avhengig av hvilket land som er involvert, kan vi i noen tilfeller bare korrigere situasjonen fremover. Da vil selskapet tape den MVA-en som er oppkrevd tilbake i tid, sier Ingebrigtsen.

For en CFO betyr dette ofte en direkte og uventet kostnad. MVA som ikke kan kreves tilbake, går rett på marginene – og kan i praksis gjøre tidligere lønnsomme leveranser ulønnsomme.

Den dyre «nødløsningen»

Noen selskaper forsøker å løse problemet ved å endre vareflyten dramatisk. Varene sendes fysisk ut av EU etter produksjon, importeres til Norge, og distribueres deretter tilbake til EU-kunder. Da foreligger det utvilsomt eksport ut av EU.

– Dette løser MVA-problemet, men blir en unødvendig kostbar og lite effektiv logistikkløsning for de fleste, sier Lund.

Ifølge Aider Legal er det langt enklere – og billigere – å gjøre ting riktig fra start. For norske selskaper som produserer og selger varer i EU, bør MVA vurderes samtidig med etablering av vare- og fakturaflyt. Lund understreker at dette sjelden er så komplisert som mange frykter.

– MVA-registrering og rapportering i EU kan normalt håndteres gjennom en lokal representant. Og så lenge selskapet ikke har ansatte eller kontorer der, vil det som regel heller ikke etablere fast driftssted skattemessig, sier hun.

For CFO er lærdommen tydelig: Når varene blir i EU, må også MVA-håndteringen være der.

– Eksport i MVA-forstand styres av varens fysiske bevegelser, ikke av hvem som mottar fakturaen. Det er en erkjennelse som kan spare selskapet for både penger og hodebry, sier Lund.