CFOer kutter i «Big Bang»-prosjekter og manuelle oppgjør

– Det finnes ingen enkelt kilde til sannhet, sier NetSuite-direktør Kath Brameld.

Budskapet kom tydelig frem under et Oracle NetSuite-webinar med en gjestetaler fra analyseselskapet IDC der resultater fra en omfattende studie ble presentert.

En gjennomgående utfordring i mellomstore selskaper er fragmenterte økonomiprosesser. Regneark lever sitt eget liv i ulike avdelinger, og månedsavslutningen blir et manuelt puslespill.

Fem dager raskere månedsoppgjør

Nathaniel Martinez, som leder NetSuites Value Management Practice i EMEA, beskriver hva som skjer når økonomiprosessene samles i ett system:

– NetSuite bidrar til å strømlinjeforme og gjennomføre regnskapsavslutningen, noe som gjør kontoavstemming, konsolidering og ledelsesrapportering mye raskere.

Ifølge Martinez er effekten lett å måle:

– Mange av våre kunder rapporterer at de reduserer månedsoppgjøret med fem dager eller mer.

Tallene støttes av IDC-analytiker Ashok Patel. IDC-studien viser at økonomifunksjonen samlet sett oppnår rundt 45 prosent produktivitetsforbedring etter overgang til moderne skybaserte ERP-løsninger.

– Dette handler om færre feil, kortere tid brukt på rapportering og bedre tilgang på riktige tall, sier Patel.

For en ansatte i økonomiavdelingen betyr det mindre tid brukt på etterkontroll – og mer tid til analyse.

Når Excel blir en risiko

Ifølge en annen IDC-studie opplever 56 prosent av virksomheter at deres applikasjoner ikke dekker dagens behov. Likevel fortsetter mange å leve med utdaterte løsninger.

Kath Brameld, Industry Director i NetSuite EMEA, forklarer hvorfor:

– Med tradisjonelle ERP-systemer må du, når du gjør tilpasninger, først oppgradere kjernen og deretter gjøre alle tilpasningene på nytt. Det er derfor du ser selskaper som bruker ERP-systemer som er fem, åtte, ti eller tolv år gamle.

Konsekvensen er ofte økende bruk av Excel og manuelle arbeidsprosesser rundt kjernesystemet.

– Med mange separate systemer finnes det ingen enkelt kilde til sannhet. Mye tid går med til å diskutere hvilke tall som faktisk er riktige, sier Brameld.

I et skybasert ERP-system som NetSuite skjer oppgraderinger automatisk, uten at kundespesifikke konfigurasjoner brytes.

– Vi oppgraderer både kjernen og tilpasningene samtidig, sier hun.

For CFO betyr det lavere teknisk risiko, og mindre behov for å bygge parallelle «skyggerapporter» i Excel.

Data først – AI etterpå

Selv om webinaret også handlet om innebygd kunstig intelligens, var det et annet tema som dominerte blant deltakerne.

Da respondentene ble spurt om hva som gir størst verdi av moderne ERP, svarte 46 prosent dataintegritet og compliance. Kun 8 prosent pekte på bedre beslutningsstøtte, og ingen valgte kundeopplevelse.

– Datahåndtering er ofte en langt større utfordring enn mange tror. Får du ikke kontroll på grunnmuren, hjelper det ikke med avansert analyse på toppen, sier Patel.

Brameld utdyper:

– Med et felles ERP-system slipper organisasjonen å bruke tid på å diskutere tallene. Alle jobber på samme datagrunnlag.

Først når dette er på plass, kan AI-funksjoner brukes meningsfullt – enten til avviksdeteksjon, prognoser eller anbefalinger.

– Brukeren skal alltid ha kontroll. Vi kommer aldri til å kjøre AI-beslutninger uten at noen har valgt det, sier Brameld.

Slutt på «Big Bang»-implementeringer

En annen tydelig trend i IDC-tallene er at virksomheter i økende grad vil modernisere, men uten høy risiko. Hele 96 prosent av organisasjoner i EMEA planlegger en eller annen form for applikasjonsmodernisering i årene som kommer.

Likevel er frykten for store ERP-prosjekter reell.

– NetSuite har derfor utviklet en trappetrinnsmodell som leder virksomheter gjennom en faset implementering, i stedet for en «Big Bang»-tilnærming, sier Martinez.

Modellen innebærer å starte med kjernefunksjonalitet som løser de mest presserende behovene, før mer avanserte funksjoner tas i bruk senere.

– Det reduserer risiko, gir raskere gevinstrealisering og gjør endringsledelse håndterbart, sier han.