Fra Finland til Norge: Ropo vil gjøre fakturering til et konkurransefortrinn

Når Trung Minh Tran, country manager for Ropo Norge, snakker om fakturering, er det ikke med inkassobransjens gamle ordbruk. Det handler om dataflyt, automasjon og likviditet – ikke purringer og kravbrev.

– Mange tror fakturering og betaling er enkelt, men det er faktisk ganske komplekst. Når noe går galt blir det fort fragmentert og vanskelig å følge opp. Det kan for eksempel være hvis betalingene kommer for sent, eller det betales for mye eller for lite. Da hjelper det lite at du har gode systemer hvert for seg, hvis de ikke snakker sammen, sier Tran.

Fra inkasso til teknologiplattform

Ropo ble grunnlagt i Finland i 2008, med røtter i tradisjonell inkassovirksomhet og regnskapstjenester. Etter noen år oppdaget selskapet at verdien ikke lå i å drive inn penger, men i å hindre at problemene oppsto i utgangspunktet. 

Løsningen ble å bygge en helhetlig teknologiplattform for det Ropo kaller «fakturasyklusen» – alt fra fakturadistribusjon til innbetaling, avstemming og oppfølging.

– Vi så at inkasso og fakturering henger tett sammen, og at vi kunne gjøre mye mer hvis vi så på hele livssyklusen. I 2019–2019 fikk vi et voldsomt oppsving i Finland, og siden har vi bygget opp markedsposisjon i hele Norden, sier Tran.

Ropo er i dag eid av det svenske investeringsselskapet Adelis Equity Partners, som også står bak ekspansjonen til Sverige og Norge – og som Økonomi24s lesere kjenner som PE-selskapet bak den nye revisjonskjempen Cedra. I Norge ble virksomheten etablert gjennom sammenslåingen av tre tidligere selskaper innen fakturadistribusjon og inkasso – BAHS Kapital, Posti Messaging og Demand – som nå er fullt integrert i Ropos systemer.

– De tre norske selskapene representerte på mange måter den gamle måten å jobbe på – fragmentert, med ulike løsninger for fakturadistribusjon og innkreving. Ved å samle alt i ett system kan vi tilby kundene en helt annen kontroll og innsikt, sier Tran.

Fra kostnad til konkurransefortrinn

Kjernen i Ropos tilbud er at all håndtering av utgående fakturaer automatiseres – fra utsendelse til betaling og oppfølging. Det gir lavere kostnader, raskere betalinger og bedre oversikt over likviditeten.

– Vår teknologi håndterer alt fra fakturering til innbetalinger og avstemming i ett system. Dermed slipper økonomiavdelingen å bruke tid på manuelle prosesser og feilretting. Resultatet er bedre arbeidskapital og mindre friksjon, sier Tran.

Ifølge Tran kan kundene som tar i bruk Ropos løsning typisk redusere antall ansatte i økonomiavdelingen som håndterer fakturaer og reskontro med 30 til 100 prosent, og samtidig forbedre gjennomsnittlig kredittid med rundt tre dager i snitt.

– Tre dager høres lite ut, men for selskaper med betydelige volumer av kundefordringer har det enorm betydning for likviditeten, sier Tran.

Tran tror at de fleste norske økonomiavdelinger har mer å hente på å se på fakturaprosessen som strategisk – ikke bare som en støttefunksjon.

– Det er ikke kjernevirksomheten for selskaper å drive fakturering. Men den er avgjørende for inntektene. Når vi kan gjøre den prosessen både billigere og mer presis, frigjør det ressurser og gir bedre beslutningsgrunnlag. Det er den håndfaste gevinsten, sier han.

Den følelsesmessige gevinsten er også viktig, legger han til.

– CFOer og økonomisjefer sover bedre når de vet at alt går som det skal. Når fakturaene er sendt riktig, pengene kommer inn som de skal, og innsikten er der. Det gir trygghet, sier Tran.

Kundene vil ha færre systemer

Tran sier at et av Ropos viktigste fortrinn er den egenutviklede innsiktsmodulen Ropo OneView.

– Med Ropo OneView kan du se hvem som betaler for sent, hvem som alltid betaler i tide, og hva som skjer hvis betalingsforsinkelsene øker fra fem til ti prosent. Da kan både få prognoser på når du får penger på konto og ikke minst gjøre tiltak før det får konsekvenser, sier Tran.

Han mener dette er en ny type innsikt for økonomiavdelinger.

– Tidligere handlet det om rapportering i etterkant. Nå handler det om å kunne forutsi hva som skjer, og handle før det skjer. Det er der teknologien virkelig skaper verdi, sier han.

Ropos kunder er typisk virksomheter med høyt og repeterende fakturavolum, for eksempel B2B-tjenester, strømleverandører og telekomaktører. I disse bransjene er effektiv fakturering direkte koblet til inntektsstrømmen.

– Vi pleier å si at kundene som har mest å tjene på bruke tjenestene våre, er de som har mange fakturaer og kan ha standardiserte prosesser. Men like viktig er det at de er åpne for automatisering og vil styre fakturaprosessen med regler, ikke manuell behandling, sier Tran.

Kraftig vekst – og store ambisjoner

I Norge er mange bedrifter allerede langt fremme i deler av fakturaprosessen, men Tran mener Ropos verdiforslag likevel treffer et behov. Ropo håndterer nå nær 70 millioner fakturaer i året, og har totalt rundt 11.000 kunder og 400 ansatte, hvorav omtrent 50 i Norge fordelt på kontorene i Bergen, Sandefjord og Oslo. På konsernnivå omsatte selskapet for 106,3 millioner euro i fjor.

Blant kundene finner vi både store og velkjente virksomheter som DB Schenker, Strawberry, Norsk Gjenvinning og PELIAS Norsk Skadedyrkontroll, i tillegg til en rekke energiselskaper som Skandia Greenpower og Bodø Energi. – Det viser bredden i hvem vi hjelper, sier Tran.

– Enten du sender ut tusen fakturaer i måneden eller hundretusen, så er behovet for kontroll og effektivitet det samme.

Veksten er særlig sterk i Norge og Sverige, som har vært Ropos satsingsområder de siste årene.

– Målet er at innen 2030 skal vi ha 26 millioner fakturaer i Norge. Ambisjonene er store, men skalerbarheten og teknologien er der, sier Tran.

Han forteller at det norske teamet er tett på kundene i det daglige.

– Vi tar oss av kundeservice ut mot sluttkunder, faktura- og betalingshåndtering og kontakter økonomiavdelingen ved behov eller når vi ser forbedringspotensial. Samtidig har vi felles produktutvikling på konsernnivå. Det gir oss kraften til et teknologiselskap, samtidig som vi er nær markedet, sier han.