Siste liten-tipsene før åpenhetslovens frist 30. juni

Etisk handel Norge er medlemsorganisasjon med over 26 års erfaring i ansvarlig næringsliv. Daglig leder Heidi Furustøl sier at det er lovlig sent å gjøre aktsomhetsvurderinger nå, men går likevel med på å dele sine tips til bedriftene som er ute i siste liten. 

– Nå er det bare dager før den lovpålagte rapporteringsfristen for aktsomhetsvurderinger på menneskerettigheter. Bedriftene må gjøre aktsomhetsvurderinger løpende, året rundt. Dette er også intensjonen bak åpenhetsloven, slik at virksomhetene systematisk reduserer sin negative påvirkning på menneskerettighetene både i egen virksomhet og i leverandørkjeden, sier Furustøl. 

Hun minner om at virksomhetene tjener på gode aktsomhetsvurderinger som også kan nyttes innenfor EUs bærekraftsreguleringer, og at aktsomhetsvurderingene også legger grunnlaget for bedre intern styring, lavere risiko og sterkere tillit. 

– Dette er tredje rapporteringsår etter åpenhetsloven ble innført 1.juli 2022 og jeg forventer at virksomhetene er kjent med lovverket. Her spiller revisor en viktig informasjonsrolle, men det er først og fremst styrets ansvar. Likevel ser vi at det er en del som fortsatt ikke har publisert rapporten på hjemmesiden eller at den er utdatert og mangelfull, sier Furustøl.  

Hun minner om at Etisk handel Norge under Arendalsuka for tredje gang publiserer rapporten «God praksis rapporten Åpenhet om ansvar». Rapporten er utdrag fra 50 av medlemmenes aktsomhetsvurderinger. Den forrige rapporten kan leses her. 

Dette er sjekklisten hun har sendt til Økonomi24 - med presiseringen om at det er sent å begynne et par dager før fristen: 

1. Er din virksomhet eller organisasjon omfattet? 

Er virksomheten regnskapspliktig er den mest sannsynlig omfattet. Virksomheten må være hjemmehørende i Norge, tilby varer eller tjenester i eller utenfor Norge, være en større virksomhet; foretak av allmenn interesse eller med to av tre vilkår oppfylt: Over 50 ansatte, 35 millioner i balanse sum og over 70 millioner i omsetning. Også organisasjoner som ikke selger varer eller tjenester, eller har innsatsfaktorer er omfattet, slik som for eksempel ideelle organisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner.

2. Kontakt styret ditt asap for signering. 

Forbered dem på å behandle og signere redegjørelsen. Den signeres etter samme regler som for årsregnskap i regnskapsloven, og signeres av styremedlemmer og daglig ledelse. Styret kan bli sanksjonert av Forbrukertilsynet som allerede har gitt bøter og gebyrer til virksomheter for brudd på åpenhetsloven.

3. For hvilken virksomhet gjelder redegjørelsen? 

Er det for eksempel datterselskap i konsern eller enkeltstående? Husk at også datterselskap som er omfattet må levere egen selvstendig signert redegjørelse, men de kan vise til konsernledelsen risikokartlegging og tiltak vis det er relevant for datterselskapet. 

4. Redegjørelsen må ligge lett tilgjengelig på hjemmesiden. 

Loven skal lette allmennhetens informasjon om hvordan virksomhetene arbeider med å ivareta menneskerettigheter og da må rapporten helst ligge på forsiden av hjemmesiden.

5. Inngår redegjørelsen i årsrapport eller bærekraftsrapportering? 

Det må være enkelt å finne frem til åpenhetslov-redegjørelsen i rapporten og den må også  legges lett tilgjengelig på hjemmesiden.

6. Vær forsiktig med å skrive at dere er trygge på, eller vet at dere ikke har risikoer. 

Om dere ikke har avdekket risiko gjennom f.eks spørreundersøkelser, så betyr det ikke at dere ikke har risiko i leverandørkjeden.

7. Vær konkret og beskriv alle seks trinnene i aktsomhetshjulet. 

Det holder ikke bare med generelle retningslinjer. Risikokartleggingen må bygge på anerkjente kilder, vise hvilke risiko og faktiske negative konsekvenser av virksomheten og underleverandører, prioritering av risiko utifra alvorlighetsgrad, omfang og gjenoppretting, og hvilke tiltak som settes inn. Her kan ikke virksomheten bare vise til spørreskjemaer til leverandørene, men gjerne en kombinasjon av tiltak slik som sertifiseringer, opplæring, innkjøpspraksis, arbeid for levelønn og støtte til organisasjonsfrihet. Videre hvilke KPI-er og måling av fremdrift, hvordan aktsomhetsvurderingene kommuniseres, spesielt til de som er skadelidende, og hvordan eventuelle skader er forsøkt gjenopprettet.

8. Tør å skrive at dere ikke har alt på plass.

Forbrukertilsynet sier at de beste redegjørelsene ofte er de som er åpne og ærlige, viser risiko og forbedringsområder.

9. Aktsomhetsvurderinger er kontinuerlig og skal vise fremdriften i arbeidet.

Det betyr at det som var gode risikokartlegginger og tiltak for to år siden, ikke nødvendigvis regnes som bra i dag. Risikokartleggingen skal oppdateres ikke bare en gang i året med redegjørelsen, men også ved vesentlige endringer i risikobildet.