Slik samlet Telenor bærekraftsdataene i ett system

For få år siden lå mye av bærekraftsdataene i Telenor i regneark og PowerPoint-presentasjoner. Med innføringen av CSRD begynte selskapet å flytte dataene inn i etablerte systemer og integrerte prosesser. Nå tar konsernet neste steg.

På EYs Børs- og IFRS-konferanse fortalte Anette Brøto Nereng, direktør for klima og miljø i Telenor, om Project OneView. Prosjektet samler bærekraftsdata, mål og KPI-er på én plattform, automatisere mer av rapporteringen og gjøre informasjonen egnet til løpende virksomhetsstyring.

Ønsket én felles kilde for bærekraftsdata

– Vi ønsket én felles sannhetskilde for bærekraftsdata i selskapet. Vi ville samle mål, KPI-er og målinger på én samlet plattform. Vi var også sterkt motivert av å redusere tiden som generelt går med til rapportering, sier Nereng.

Bak prosjektet ligger en erkjennelse som mange økonomifunksjoner vil kjenne igjen fra finansiell rapportering: En god årsrapport er ikke det samme som god styringsinformasjon gjennom året.

– Innen finansiell rapportering vet vi svært godt at IFRS-rapportering alene ikke strekker til. Man ønsker også løpende styring, slik at man kan sette mål, foreta justeringer gjennom året og sikre et tydelig eierskap til KPI-ene. Når det gjelder bærekraft, har vi valgt å ta dette et steg videre, sier hun.

Ambisjonen er å få bærekraftsdataene inn i den samme løpende styringen som andre nøkkeltall – med én datakilde, klare eiere, færre manuelle prosesser og mulighet til å handle før året er over.

Start med hva dataene skal brukes til

Telenors utgangspunkt var ikke først og fremst å finne et nytt rapporteringsverktøy. Konsernet ønsket å frigjøre tid fra innsamling og bearbeiding av data, og bruke mer kapasitet på analyse, oppfølging og tiltak.

Nereng viser til at bærekraftsdata lett blir fragmentert fordi ESG omfatter svært forskjellige fagområder. Telenor hadde også et potensial for å hente mer av masterdataene direkte inn i konsernets eksisterende systemer, sier hun:

– Målet er å forbedre systemer, data og prosesser slik at vi frigjør kapasitet til mer strategisk styring og oppfølging. Til syvende og sist rapporterer vi ikke bare for rapporteringens skyld, men fordi vi ønsker å skape reell påvirkning og forskjell.

Det ga også en viktig systemdiskusjon. Skulle Telenor kjøpe et spesialisert ESG-system, eller bruke den samme konsolideringsplattformen som allerede håndterte finansiell rapportering?

Spesialiserte løsninger kan være utviklet direkte rundt ESRS og bærekraftsrapportering. Gjenbruk av den finansielle plattformen innebærer på sin side at virksomheten må bygge mer av strukturen selv. Telenor valgte det siste.

– Vi valgte å bruke det samme konsolideringssystemet til både finansiell og ikke-finansiell rapportering, sier Nereng.

Ikke riv ut fagsystemene – koble dem sammen

Telenor bruker Oracle med en rekke moduler. OneView innebærer ikke at alle spesialsystemer skal bort. Der det er hensiktsmessig flyttes data direkte inn i Oracle, mens nødvendige fagsystemer beholdes og integreres med konsernplattformen.

Det praktiske poenget er å unngå at bærekraftsdata må tastes eller flyttes manuelt mellom systemer. Dataflyten skal i størst mulig grad skje automatisk fra kilden og frem til rapportering og styringsinformasjon.

– På områder der det fortsatt er riktig å beholde spesialiserte fagsystemer, fokuserer vi på å sømløst integrere dataene inn i Oracle, sier Nereng.

En annen beslutning var å legge selve resultatmålene inn i systemet sammen med de faktiske resultatene. Det gjør at brukerne ikke bare ser historiske tall, men også hvordan virksomheten ligger an mot målene gjennom året.

– Da kan vi løpende evaluere fremdriften mot målene, se nåværende status og identifisere behov for korrigerende tiltak dersom vi ligger bakpå.

Denne koblingen mellom mål og faktiske resultater er sentral i OneView. Telenor har derfor arbeidet langs to hovedspor: En ESG Tracker med konsernets viktigste KPI-er, samt bedre integrasjoner for å redusere manuell dataregistrering.

Bygg tallene slik at de kan etterprøves

Da ESG Trackeren ble bygget, valgte Telenor å lagre mer enn selve nøkkeltallet. Hvis en KPI eksempelvis uttrykkes i prosent, lagres også tallene som ligger bak beregningen – både teller og nevner.

Det gir langt bedre muligheter til å undersøke hvorfor en KPI endrer seg og kontrollere datagrunnlaget. Nereng trekker frem granulariteten som en av gevinstene ved prosjektet.

– Vi har detaljerte underliggende data som gjør det mulig å drille seg helt ned i tallgrunnlaget. Det bygger tillit, sier hun.

Endringen er betydelig. Tidligere gikk bare to av KPI-ene i Telenors kvartalsrapportering direkte gjennom kjernesystemet. Nå går alle de 15 kvartalsvise bærekrafts-KPI-ene gjennom plattformen.

Det gir også mulighet for å rulle samme styringsmodell videre ut i organisasjonen. Datagrunnlaget finnes allerede i systemet. For at en forretningsenhet skal ta i bruk samme scorecard, trenger den i hovedsak å legge inn sine egne mål.

Ikke alle bærekraftsindikatorer egner seg for kvartalsvis oppfølging. I trackeren har Telenor derfor markert KPI-er som bare måles årlig, mens resten oppdateres hvert kvartal. Poenget er å synliggjøre forskjellen fremfor å presse alle indikatorene inn i samme rapporteringsfrekvens.

Fra PowerPoint til løpende oppfølging

Forskjellen blir særlig tydelig i selve rapporteringsprosessen. Tidligere åpnet de ansvarlige en PowerPoint-presentasjon, tastet inn tall, skrev kommentarer og fargekodet status manuelt. Nå skal de i stedet logge inn i systemet, oppdatere status og legge inn kommentarer der. Dermed samles både tall, måltall og forklaringer på samme sted.

– Dette gjør at vi kan følge opp måloppnåelse og virksomhetsstyring kontinuerlig. Den største gevinsten vil jeg oppsummere som økt transparens, der man kan følge hele dataflyten sømløst fra start til slutt, sier Nereng.

Telenor har også utviklet en KI-chatbot direkte i systemet. Brukerne kan blant annet slå opp definisjonen av den enkelte indikatoren, hente data og få ut rapporter. Forutsetningen har vært et omfattende arbeid med å definere datapunktene på forhånd.

Det illustrerer samtidig rekkefølgen i prosjektet. KI-funksjonen kommer oppå et strukturert datagrunnlag og tydelig definerte KPI-er – ikke som en erstatning for dette arbeidet.

Nereng mener selskaper naturlig nok har vært opptatt av å få den årlige ESRS-rapporteringen på plass. Fremover forventer hun at mer av oppmerksomheten flyttes mot hvordan bærekraftsdata brukes gjennom året.

– Min forventning er at tyngdepunktet vil forflytte seg mot kontinuerlig, løpende virksomhetsstyring, sier hun.

Hun mener også at begrepet «integrert rapportering» bør forstås bredere enn at bærekraftserklæringen ligger i samme årsrapport som finansregnskapet.

– Reell integrering handler om at man klarer å samle bærekrafts-KPI-er og finansielle KPI-er i ett og samme resultatstyringskort. Da blir det langt enklere å bryte ned siloer og forankre bærekraft i hele selskapet.

Konsekvensen er at bærekraftsdataene blir relevante for langt flere enn bærekraftsfunksjonen. Nereng peker på at både teknologiavdelingen, kommersielle miljøer og økonomifunksjonene i forretningsenhetene kan arbeide med de samme styringsparameterne.

Det siste steget er å koble bærekraftsarbeidet tydeligere til de finansielle driverne. Risikostyring og redusert eksponering er viktig, men Nereng mener potensialet er større dersom virksomheten også klarer å vise hvordan bærekraft påvirker inntektene.

– Dersom man virkelig skal drive bærekraftsarbeidet som en strategisk kraft, må det kobles direkte til inntektsdriverne. Det handler om å etablere tydelige KPI-er som knytter bærekraftstiltak direkte opp mot selskapets inntektsstrømmer, sier hun.