Sparekniv til begjær: Når økonomiavdelingen tar sin egen medisin

Hva om det å kutte kostnader ikke bare handler om å bruke mindre, men om å fungere bedre? Ifølge en fersk rapport fra Boston Consulting Group (BCG) er det nettopp dette som skjer når økonomiavdelingen tar et helhetlig grep om egen endring. 

Og de mest interessante gevinstene? De viser seg ikke i kvartalsrapporten, men på måten folk jobber sammen, lærer fortere og tar bedre beslutninger. 

– Når vi strømlinjeformer økonomifunksjonen, forsvinner ikke bare kostnader; vi bryter ned siloer, reduserer friksjon og gjør datadrevet beslutningstaking til normen i hele selskapet, sier Ketil Gjerstad, Managing Director & Senior Partner i BCG.

De direkte effektene: Ja, det blir billigere

La oss først ta det åpenbare. Når økonomiavdelingen effektiviseres, oppstår de klassiske gevinstene:

• Mindre manuell punching av tall

• Færre feil og mindre dobbeltsjekking

• Kortere rapporteringstid

• Redusert behov for ekstern støtte (hei hei, revisjonshonorar!).

Ved hjelp av verktøy som automatiserte arbeidsflyter, som Easee-CFOen nylig nevnte, smartere budsjetteringssystemer og bedre datakvalitet, får man raskt kuttet både tid og penger. Mange selskaper sparer 15–30 prosent på driftskostnader i økonomifunksjonen allerede første året, mener BCG.

– Når vi utfordrer finans til å bli «best i klassen», finner vi typisk 15–30 prosent i struktur- og prosessgevinster. Disse gevinstene kan finansiere resten av transformasjonen, sier Magnus Prøsch, Managing Director & Partner i BCG.

De indirekte effektene: Når effektivisering blir smitteeffekt

Men det er når man kommer til de indirekte effektene at det blir virkelig interessant. Når økonomifunksjonen blir smidigere og mer datadrevet, skjer det noe nesten magisk, mener BCG-partnerne:

1. Hele organisasjonen lærer å ta beslutninger på data – ikke magefølelse

Når økonomiavdelingen plutselig kan levere sanntidsdata og innsikt i stedet for årlig budsjettstøv, skjer det noe i ledergruppen. Folk begynner å spørre: Hva forteller tallene oss egentlig? Og plutselig er det ikke bare økonomisjefen som tenker analytisk, men også markedsavdelingen, HR og drift.

2. Bedre økonomi gir bedre humør

Ja, det høres banalt ut. Men færre krisemøter og uforutsette sprekk i kostnadene gjør underverker for arbeidsmiljøet. Når CFO-en slutter å være budsjettpoliti og heller blir strategisk rådgiver, synker skuldrene – og samarbeidet stiger, mener BCG.

3. Kompetansen flytter seg fra regneark til rådgivning

Når robotene tar seg av bilagene, får menneskene tid til å stille de store spørsmålene. Hva skal vi investere i? Hva lønner seg egentlig? Økonomiavdelingen går fra å være et støttesystem til å bli en strategisk motor.

– Når CFO-en beviser effekten i eget hus, skaper det en dominoeffekt – resten av organisasjonen følger etter fordi troverdigheten allerede er på plass, sier Gjerstad.

De viktigste grepene: Slik får du det til uten å rive alt opp med roten

1. Start med å rydde i prosessene: Hva gjør dere egentlig – og hvorfor? Her gjelder det å kutte dobbeltarbeid, flaskehalser og «sånn har vi alltid gjort det»-logikk.

2. Automatisér det kjedelige først: Fakturabehandling. Rapportgenerering. Reiseregninger. Dette er lavthengende frukt for RPA eller skybaserte løsninger. Og ja, det finnes brukervennlige løsninger, selv for små og mellomstore selskaper.

3. Involver folk – og gjør dem til helter: Folk elsker å være med på forbedring når de skjønner hva de vinner på det. Lag små team, gi dem ansvar, og feir det når «uke 12-rapporten» plutselig bare tok én dag å ferdigstille.

4. Flytt fokuset fra kontroll til innsikt: Et dashboard med sanntidsdata slår et regneark fra forrige kvartal. Bruk tallene til å stille spørsmål – ikke bare kontrollere svar.

– Begynn med raske gevinster som finansierer resten av reisen; små fyrtårn tidlig viser organisasjonen at endringen virker, sier Prøsch.