300 millioner i omsetning – én person på regnskap

– Overgangen til Business NXT fikk en tøff start, men det ble også vendepunktet som endte med full kontroll, bedre arbeidsflyt og langt høyere tempo, sier økonomidirektør Christine Engebretsen i MEBYR.

Byggebransjen er krevende å holde styr på. Kontrakter, endringsmeldinger, underentreprenører og videresendte fakturaer gjør prosjektregnskapet betydelig mer komplekst enn i mange andre næringer.

Et system som ikke holdt mål

For MEBYR, som omsetter for nærmere 300 millioner kroner i året, ble behovet for presisjon stadig viktigere. Tidligere lå regnskapet hos et eksternt byrå som benyttet noe som opprinnelig var et gammelt ordresystem.

– Et regnskapskontor klarer ikke alltid å følge opp like detaljert som det man kan når man jobber in-house. Etter hvert som vi vokste, så vi at vi trengte noen som satt tett på og kunne være «hands-on» hver dag, sier Engebretsen.

Hun påpeker at responstiden hos eksterne byråer ofte blir en flaskehals.

– Når man sender spørsmål til en regnskapsfører som jobber for mange kunder samtidig, får man ikke alltid svar når man trenger det. Vi ønsket en dedikert ressurs for å sikre rapportering og oppfølging i sanntid.

Partnerbytte ble redningen

Engebretsen visste at Business NXT var veien å gå, og MEBYR startet prosessen allerede i mars 2023, før produktet offisielt var lansert. Det gjorde dem til en av de aller første kundene – med de utfordringene det medfører.

– Det tok faktisk noen uker før vi kunne betale fra systemet. Vi merket godt at Business NXT var nytt, og vi hadde først en leverandør som ikke helt erkjente problemene. Da blir det vanskelig å få ting til å fungere.

Løsningen ble å bytte partner til Amesto. Det endret dynamikken totalt.

– Der møtte vi en supportavdeling som så feilene, tok oss på alvor og jobbet sammen med oss i stedet for å feie ting under teppet. De snakket samme språk som meg. Da ble det mulig å finne gode midlertidige løsninger mens produktet modnet.

Kunsten å blidgjøre sjefen: Jakten på «de glemte fakturaene» 

For daglig leder i MEBYR handler det om tillit til økonomisystemet, og om kontroll på kostnadene. Og spesielt at ingen fakturaer faller «mellom stolene». Engebretsen forteller at sjefen er fornøyd med den generelle oversikten, men at det er ett spesifikt område som er avgjørende for ledelsen: Viderefakturering.

– I totalentrepriser dukker det stadig opp kostnader som egentlig tilhører en underentreprenør. Et typisk eksempel er hvis en underentreprenør trenger en ekstra ytelse for å gjøre en jobb. Vi mottar ofte kostnadsfakturaen for slike ytelser, men den kostnaden skal viderefaktureres underentreprenøren.

Her savner ledelsen fortsatt en funksjon som automatisk markerer at inngående fakturaer skal viderefaktureres, samt når disse er håndtert videre.

– Sjefen ønsker at systemet tydelig viser hva som er viderefakturert, slik at vi enkelt kan gå tilbake og se om vi har glemt noe. I en travel hverdag med store prosjekter er det fort gjort at slike ting glipper uten gode systemstøtter, sier hun.

MEBYR har for øvrig likhetstrekk med en familiebedrift, for administrerende direktør er Engebretsens ektemann. 

I tillegg jobber Engebretsen med å få på plass en rapport som viser totalbildet av økonomien – ikke bare det som er bokført.

– Vi mangler fortsatt den «knappen» som gir oss summen av både bokførte kostnader og de fakturaene som ligger til godkjenning. Når man har mange store bilag i flyt, gir bokførte tall alene et skjevt bilde for styret. Dette er vi i dialog med Amesto om å løse.

Prosjektlederne som uunnværlige filtre

Med seks prosjektledere og høy aktivitet, er Engebretsen avhengig av et tett samarbeid ute i organisasjonen. Hun beskriver prosjektlederne som det viktigste filteret for kvalitetssikring.

– I vår bransje er det så komplekst med endringsmeldinger og kontrakter at mine regnskapstall egentlig bare er en veiledning. Det er prosjektlederne som må gjøre vurderingen for at prosjektregnskapet skal stemme.

MEBYR bruker Advanced Workflow for fakturahåndtering, der prosjektlederne har ansvaret for å godkjenne kostnadene.

– Selv om jeg går gjennom alle fakturaer og reagerer hvis noe ser rart ut, er det prosjektleder som vet hva som faktisk er bestilt. De fungerer som et filter. Det hender leverandører sender fakturaer som ikke er helt riktige, og da er det prosjektleder sin jobb å fange opp dette før godkjenning.

300 millioner i omsetning, og bare én person på regnskap

Til tross for kompleksiteten, driftes hele økonomifunksjonen svært effektivt. Lønnskjøringen er løftet over i skyen gjennom Visma Payroll, og rapporteringen skjer via One Stop Reporting.

– Mange tror Payroll er vanskelig, men vi har brukt det siden 2021 og det fungerer veldig bra. 

Resultatet er at MEBYR kan drifte en stor virksomhet med minimale administrative ressurser.

– Vi omsetter for nesten 300 millioner og er én person på regnskap og lønn. Det hadde ikke vært mulig for noen år siden, sier Engebretsen – som faktisk er den ene personen, men som nå vurderer å få inn en ressurs til, så fremt vedkommende også kan påta seg noen HR-oppgaver.

Slutt på serverrom-stresset

For Engebretsen er kontrasten til den gamle hverdagen med lokale serverløsninger (on-prem) stor.

– Før sto vi ofte på serverrommet og skrudde systemer av og på for å få dem til å virke igjen. Lønnssystemene krevde manuelle oppdateringer med konsulenter, og det var nesten alltid noe som lugget når 50 ansatte ventet på lønn. Den tiden er heldigvis forbi.

Hennes råd til andre økonomiledere er klart:

– Det er ikke skummelt å gå over til skyen. Det er enkelt, og datasikkerheten er godt ivaretatt. Vi som var tidlig ute tok støyten som piloter; nå fungerer dette veldig godt for de som kommer etter, spøker hun.