CFOen i Aker Qrill bruker AI i nesten alt 

Aker Qrill er ikke et softwareselskap. Selskapet har ingen interne utviklere, bygger på etablerte systemer og har en klassisk finansfunksjon. Likevel bruker CFO Anders Isberg AI til fakturakontroll, månedsavslutning, periodiseringer, avstemming og kunnskapsbaser.

Under et seminar arrangert av Operators, Cardboard og Boston Consulting Group, delte han både erfaringer og råd. 

Mens flere teknologiselskaper bygger egne AI-agenter og interne utviklingsmiljøer, har Aker Qrill valgt en mer pragmatisk tilnærming. Selskapet bruker AI der finansavdelingen allerede har tydelige smertepunkter, og der dataene er gode nok til at verktøyene kan gi praktisk effekt.

– Vi er definitivt ikke et softwareselskap. Vi er et hard-asset-selskap, og vi har ingen interne utviklere, sier Isberg.

Aker Qrill er blant de største fiskeriselskapene i Norge. Selskapet fisker krill i Antarktis, prosesserer råvaren om bord på fartøyene og selger den videre som ingrediens til fôrproduksjon, særlig innen akvakultur. Selskapet en omsetning på rundt 250 millioner dollar.

Bygger AI på toppen av etablerte systemer

Isberg beskriver Aker Qrill som et selskap med etablerte plattformer , inkludert ERP, fakturahåndteringssystem og CRM-system som er bygget opp av tilleggsløsninger over mange år.

– Det er ingen agenter som kjører inne i noen av disse systemene enda. Alt vi gjør, må vi bygge på toppen, sier han.

Det som likevel gjør AI-bruken mulig, er at selskapet har jobbet med data over tid. Aker Qrill har både datalake og datavarehus, og Isberg sier at finansdataene er relativt godt strukturert.

I finansavdelingen bruker selskapet særlig tre verktøy: Claude, Excel og løsninger bygget sammen med det norske AI-miljøet Riff.

– Det er knapt noe jeg gjør i dag som ikke involverer AI på et eller annet tidspunkt, sier Isberg.

Fra private ChatGPT-kontoer til mer struktur

Aker Qrill startet, som mange andre selskaper, ustrukturert. 

– Før det hadde alle bare sine egne ChatGPT-kontoer og lastet opp data til sine private kontoer. På det tidspunktet innså vi at vi trengte litt mer struktur, sier han.

Samtidig manglet selskapet interne utviklere. Løsningen ble å samarbeide med Riff, som kunne hjelpe finansavdelingen med å bygge konkrete verktøy på toppen av eksisterende data og systemer.

Aker Qrill har ikke automatisert hele finansfunksjonen, men gått for en stegvis tilnærming: Teamet begynner med konkrete oppgaver som er tidkrevende, manuelle eller vanskelig å kontrollere godt nok i dag.

Kontrollerer komplekse fakturaer

Et av de tydeligste bruksområdene er fakturakontroll. Aker Qrill mottar tusenvis av fakturaer hvert år. Flere av dem er komplekse, med rabatter, valutakurser, ulike priser, volumbetingelser og avtalevilkår som må kontrolleres manuelt.

Isberg trekker særlig frem fraktfakturaer. Selskapet mottar flere tusen slike fakturaer i året, og tidligere hadde én person ansvar for å kontrollere dem.

– På det volumet rekker du rett og slett ikke å gå grundig gjennom alt manuelt, sier han.

Aker Qrill har derfor bygget et verktøy som vurderer fakturaene mot en liste på 10 til 15 kriterier. 

Han sier bruken av verktøyet allerede har ført til forbedringer, fordi leverandørene får mer presise tilbakemeldinger.

– Siden vi begynte å bruke dette og gi dem feedback, har det faktisk blitt ganske mye bedre, sier han.

Selskapet planlegger også å utvide metoden til andre leverandørområder, blant annet reservedeler. Der kan rabattstrukturer og volumavtaler være kompliserte, og Isberg sier selskapet ofte ser at det ikke får rabattene det har krav på.

Betalinger og månedsavslutning

Et annet praktisk bruksområde er betalingsstatus. Tidligere brukte finansavdelingen mye tid på å svare både interne og eksterne interessenter på hvor en faktura befant seg i prosessen. Det krevde ofte manuell innlogging i ERP-systemet eller fakturahåndteringssystemet.

Nå automatiseres deler av dette arbeidet. Finansavdelingen kan legge inn en PDF, Excel-fil eller annen dokumentasjon i verktøyet, som søker gjennom systemene og gir status: om fakturaen er betalt, ligger til godkjenning hos en bestemt person, eller ikke er mottatt.

Aker Qrill bruker også AI i månedsavslutningen. Isberg trekker frem periodiseringer som et eksempel på en prosess som ofte har vært manuell, uoversiktlig og avhengig av regneark med mange beregninger i margen.

Nå brukes Claude til å rydde opp i slike Excel-modeller, gjøre dem mer strukturerte og skrive en egen «skill» basert på logikken i filen. Deretter kan dokumentasjon, for eksempel bank-PDF-er knyttet til renter og lånebetalinger, legges inn i en mappe. Agenten kjører periodiseringen og gir et forslag til debet og kredit som kan posteres i ERP-systemet.

Foreløpig gjøres ikke posteringen automatisk.

– Det er ingen loop ennå der vi får agenten til å gjøre det automatisk, fordi vi vil være i loopen for nå. Men det fungerer. Det sparer oss litt tid, sier Isberg.

Han er samtidig nøktern på effekten.

– Har det spart oss nok tid sammenlignet med tiden vi brukte på å sette det opp? Kanskje ikke ennå. Men jeg tror det bygger seg opp, sier han.

Bedre dokumentasjon

AI brukes ikke bare til å regne eller avstemme, men også til å dokumentere vurderinger bedre. For eksempel kan regnskapsansvarlig lese inn en talemelding om hvilke vurderinger som er gjort, før AI transkriberer og strukturerer det inn i rapporteringen.

– Kvaliteten er blitt mye bedre. Vi er nå mye bedre til å dokumentere antakelsene og vurderingene våre, sier han.

Det kan bli nyttig senere, både i revisjon og i en eventuell due diligence-prosess.

– Da kan du se nøyaktig hva antakelsene var, sier Isberg.

Han sier også at selskapet ikke lenger gjør enkelte avstemminger på gamlemåten.

– Avstemminger gjør vi åpenbart ikke på den måten lenger. Kontantavstemmingene tar Claude seg av, sier han.

Vanskelig å måle ROI, men viktig å komme i gang

AI-satsingen er på ingen måte en ferdig dokumentert effektiviseringsmaskin for Isberg. 

– Det er veldig vanskelig å måle dette. For nå er det i praksis umulig, sier han.

Så langt har da heller ikke investeringen vært stor. Aker Qrill har en håndfull bedriftsabonnementer på Claude og et samarbeid med Riff, men ikke en tung intern utviklingsorganisasjon.

– På dette stadiet bygger vi kapabilitet, ikke business case. Gevinsten er reell, men spredt på mange små oppgaver, så den er vanskelig å attribuere – og det er greit nå, sier han.

Det viktigste for ham har vært å få organisasjonen i gang med AI, gi teamet tilgang til verktøy og bygge praktisk erfaring.

– For folkene i finans betyr det mindre tastearbeid og mer tid på vurderinger og analyse, og de bygger kompetanse som er etterspurt overalt, sier han.

Kunnskapsbaser gir kontroll

For Isberg personlig er kunnskapsbaser blant de mest verdifulle bruksområdene.

Han trekker frem forsikring som et eksempel. Aker Qrill har en stor forsikringsportefølje innen marine, corporate og ansatte. Tidligere lå informasjonen spredt i e-poster, PDF-er, fakturaer og dialoger med ulike personer i organisasjonen.

Det gjorde det vanskelig å få en presis oversikt over dekninger, premier, egenandeler og behov.

Nå samles informasjonen i en AI-støttet kunnskapsbase som kan spørres direkte.

– For meg personlig er det nok kunnskapsbasene som gir mest ROI, fordi det betyr at jeg kan ha mye mer kontroll enn jeg hadde tidligere, sier han.

Isberg sier det også brukes på skatt og kontrakter, og at samme logikk kan brukes i budsjettprosesser. Hvis informasjonen er strukturert i en mappe, kan Claude brukes til å lage et forslag eller et beslutningsgrunnlag basert på historikk og dokumentasjon.

– Bare det å organisere informasjonen din er et veldig godt første steg. AI er veldig god på det, sier han.

Ikke alt bør bygges selv

Isberg er også tydelig på at AI ikke betyr at selskaper bør bygge alt selv.

– Jeg bygget kanskje 15 forskjellige apper for å prøve å erstatte ulike SaaS-løsninger. I praksis er ingen av dem i bruk nå, sier han.

Læringen er at det er lett å bygge noe som ser nyttig ut, men langt vanskeligere å vedlikeholde det.

– Når du bygger det, må du faktisk vedlikeholde det også, sier han.

Derfor tror Isberg Aker Qrill på sikt vil kjøpe flere ferdige AI-løsninger som kan legges på toppen av eksisterende systemer.