Det CFO spør om før bedriften kjøper nytt CRM

Denne uken arrangerer det norske CRM-selskapet SuperOffice sin store kundedag, CHANGE 2025. I den forbindelse tok vi en prat med deres toppleder for virksomheten i Norge, Emilie Nøss Wangen, om spørsmålene som økonomisjefen gjerne har før bedriften bestemmer seg for valg mellom SuperOffice, Salesforce, HubSpot og andre CRM-løsninger. 

Hun sier at CFO ofte har mange kontrollspørsmål. Det handler om alt fra ROI, skalering og implementeringskostnader, til integrasjoner med ERP-systemet og spørsmål IT-sikkerhet. Og selvsagt: Får CFO selv tilgang til nyttig og automatisert styringsinformasjon? 

SuperOffice er selv inne i en vekstfase, med stigende inntekter. I Norge har Wangen nylig tatt over som administrerende direktør, og hun peker på at plattformen har fått flere oppgraderinger det siste året – fra ny mobilversjon til lansering av AI-baserte funksjoner. Produktutvikling er et stort fokusområde fremover.

ROI og skjulte kostnader

Hun sier at kjernen i et moderne CRM-system først og fremst er at det skal være et verktøy for å frigjøre tid og løfte inntektene. Hun peker på at mange kunder ser en positiv avkastning på investeringen allerede innen 12 til 18 måneder.

– Dette oppnås gjennom økt salg, bedre kundeservice og automatiserte prosesser som frigjør verdifull tid, sier Wangen, og legger til: 

– I tillegg er plattformen vår designet for å kunne gi en helhetlig kundeopplevelse, slik at alle i «bedriftens ansikt utad» har tilgang til samme kundedatabase og historikk. Det gjør at man vil kunne yte bedre service og forbedre alle touchpunktene i kundereisen som igjen bidrar til fornøyde kunder. Og hva vet vi om fornøyde kunder? De faller ikke fra, og de har høy sannsynlighet for å kjøpe mer. Det er lett å regne hjem.

For mange CFOer er det ikke kjøpsprisen som skaper utfordringer, men de skjulte kostnadene. Implementering, opplæring og integrasjoner kan fort gjøre CRM til en dyrere reise enn planlagt.

Wangen legger vekt på at en strukturert innføring reduserer risikoen for budsjettsprekker. Hun trekker frem SuperOffice sine programmer for rask implementering og opplæring, og understreker at CFOer bør være særlig oppmerksomme på transparens:

– Dette er et viktig poeng for oss, og transparens i våre kundeforhold er noe vi setter høyt på agendaen. Vi vet at dette er et friksjonsmoment hos noen av våre konkurrenter, og som kan komme som en uhyggelig overraskelse for en CFO – og resten av teamet. 

Integrasjoner avgjør kvaliteten på tallene

Et av de viktigste spørsmålene for en økonomidirektør er hvor godt CRM henger sammen med selskapets øvrige systemer. SuperOffice viser til integrasjoner med både ERP-løsninger som Visma og Tripletex, samt BI-verktøy som Power BI.

– Dette gir én samlet sannhetskilde for kundedata, reduserer manuelle feil og forbedrer datakvaliteten betydelig. For CFOer betyr dette mer presise prognoser, enklere rapportering og bedre beslutningsgrunnlag på tvers av organisasjonen, sier Wangen. 

Også databrudd og personvern er høyt på agendaen i alle styrerom. Her lover SuperOffice høy standard: All data lagres innenfor EU/EØS, sikkerheten overvåkes kontinuerlig, og tilgang styres etter rolle.

– SuperOffice følger GDPR-regelverket og har et styringssystem for sikkerhet og GDPR. SuperOffice Online har høy sikkerhet med rollebasert tilgang og kontinuerlig overvåking. All behandling og lagring skjer innenfor EU/EØS. Vår drift er underlagt de høyeste sertifiseringene, noe som gir trygghet for sensitive data og reduserer regulatorisk risiko, sier Wangen.

Skalerbarhet – systemet må vokse med selskapet

Et CRM-prosjekt stopper sjelden ved lansering. Behovene endrer seg, og CFO-er må sikre at investeringen også gir verdi når organisasjonen dobler antall ansatte.

– Jo flere ansatte som bruker systemet aktivt, desto bedre blir datagrunnlaget, innsikten og beslutningsstøtten, noe som gir større samlet forretningsverdi per investert krone, sier Wangen.

Hun peker på at systemets verdi øker med bruken, og at innsikt og beslutningsstøtte blir mer presise etter hvert som datamengden vokser.

Alle CFO-er vet at implementering av nye systemer medfører en innkjøringsfase. Wangen understreker at de første månedene kan bringe en viss nedgang i produktivitet:

– Produktivitetstap i starten kan være normalt, men veldig håndterbart. Fasebasert implementering, målrettet opplæring og interne ambassadører sikrer rask adopsjon. Ikke gå i fella med å ikke ta opplæring seriøst; man får så mye igjen for å gjøre dette ordentlig. 

De timene man investerer i starten, får man igjen mange ganger i form av høyere effektivitet og bedre salgsresultater, lover hun.

Styringsdata rett ut av boksen

CRM er ikke bare til for selgere og kundeservice. CFO har også nytte av systemet. SuperOffice leverer nøkkeltall som kundelønnsomhet, salgsprognoser og kontraktsverdi direkte i systemet. 

– Det er et fantastisk verktøy for organisasjonen å bruke eksempelvis i salgsmøte, på ledermøter etc. Våre kunder sier at rapporteringstid går ned fra dager til minutter, sier Wangen.

Til syvende og sist er spørsmålet CFO-er må stille seg: Hva skiller det ene CRM-systemet fra det andre? Wangen peker på at det ikke handler om funksjoner alene, men om konkret forretningsverdi med markedsrelevant erfaring. Hun trekker frem brukervennlighet, integrasjon med økonomisystemer, GDPR-kompatibelt og lokal tilstedeværelse som faktorer som gir trygghet.

– For CFO-en handler det ikke om funksjoner alene, men om et konkret investeringscase som påvirker bunnlinjen. Det har vi. Eksterne analytikere viser til at SuperOffice har en lav eierkostnad sammenlignet med tilsvarende CRM-systemer, sier hun.