– Jo mer du forsøker å sikre deg, jo større risiko introduserer du i praksis

I moderne ERP-prosjekter skjer det stadig oftere at den valgte kontraktstypen og den faktiske leveransemetoden ikke henger sammen. 

– På papiret ser alt riktig ut. Kunden føler trygghet. Rådgiver har brukt en etablert mal. Det er struktur, det er tydelige formuleringer, og det ser gjennomarbeidet ut. Men i praksis opplever jeg ofte det motsatte – at kontrakten i realiteten skaper mer usikkerhet enn trygghet, sier David Berge Frogner, teamleder for løsningsdesign i Abacus.

En mismatch mellom jus og virkelighet

Utfordringen ligger i at en moderne ERP-leveranse i dag er sammensatt av fire ulike dimensjoner: Programvare levert som SaaS, plattform og drift hos produsenten, implementering via en partner, og løpende videreutvikling etter oppstart.

Likevel forsøker mange å samle dette i én kontrakt, ofte basert på modeller som er laget for en tid der én leverandør kontrollerte hele verdikjeden, og det får konkrete konsekvenser. Implementeringspartneren blir sittende med ansvaret for forhold de ikke styrer, mens kunden får en urealistisk forventning om at én part eier alt.

– Risiko kan ikke kontraktsfestes bort. Den kan bare flyttes. Når jeg som implementeringspartner blir pålagt et ansvar jeg ikke kan kontrollere, må jeg håndtere det. Jeg priser inn usikkerhet, jeg blir mer rigid i endringshåndtering, og jeg beskytter meg gjennom forbehold, forklarer Frogner.

Dette gjør at kunden ender opp med å betale for risikoen, snarere enn for verdiøkning i prosjektet.

Undergraver kundens eierskap

En annen bivirkning av de rigide kontraktene, er måten de påvirker adferden i prosjektet på. Frogner observerer at når ansvaret legges tungt på implementeringspartneren, gjør det ofte at kunden tar mindre eierskap, leverer svakere behovsavklaring og utsetter viktige beslutninger altfor lenge.

Dette står i kontrast til det faktum at ERP-implementeringer krever aktivt eierskap fra kunden for å lykkes, og dermed oppstår følgende paradoks:

– Jo mer du forsøker å sikre deg, jo større risiko introduserer du i praksis. Ekte trygghet ligger ikke i å flytte ansvar, men i å etablere en modell som faktisk fungerer, sier han.

Enløsning: Splitt opp avtalene

For å unngå kontrakts-paradokset og sikre en mer robust gjennomføring, tar Frogner til orde for at kontraktsstrukturen må speile leveransemodellen direkte.

Dette innebærer å splitte opp avtaleverket i fire deler, med egne avtaler for programvare, implementering, support og forvaltning. Ved å plassere ansvaret der det faktisk kan styres, oppnår man klarere ansvarsdeling, et riktig risikobilde og et lavere konfliktnivå.

– I mine øyne handler ikke dette bare om kontrakten, men om å legge til rette for å lykkes. Og kanskje det viktigste spørsmålet er om avtalen er laget for å støtte leveransemodellen eller motarbeide den? ERP er ikke noe du kjøper ferdig. Det er noe du lykkes med – sammen, slår Frogner fast.