– Prøv ut agentisk AI med én smal prosess!

Start med én smal prosess. Avgrens tilgangene. Avklar dataeierskap. La agenten ta rutinen. La menneskene ta unntakene. Skalér først når effekten kan dokumenteres. Dette er blant de viktigste poengene i et ferskt webinar fra Dynamics-rådgiverne i Inspirit365. 

– Agentisk AI handler ikke om å revolusjonere alt over natten. For en CFO er verdien noe annet: Å forbedre én konkret arbeidsflyt, beholde kontrollen og kunne måle gevinsten underveis, sier Kristina Aalvik. Hun er AI Solution Lead i Inspirit365.

Det er viktig å starte enkelt, sier hun. Få den første prosessen til å fungere, og bygg videre derfra. En stor risiko for et vellykket AI-prosjekt er å starte med de tyngste prosessene og gjøre alt på én gang. Det fører ofte til at prosjektet ikke lykkes.– For økonomifunksjonen handler dette sjelden om å vise frem mest mulig teknologi. Det handler om å få en konkret arbeidsflyt, som matching av leverandørfaktura eller steg i månedsavslutningen, til å fungere bedre – med lavere risiko og tydeligere gevinst, sier Aalvik.

Agentisk AI i praksis

For eksempel: En agent leser en kundehenvendelse på e-post, henter produkt- og prisinformasjon fra Dynamics og sender svar tilbake. Det konkrete eksempelet ligger nær salg og kundedialog, men arbeidsformen er også relevant for økonomifunksjonen: Det er snakk om standardiserte henvendelser, faste oppslag og repeterende oppgaver på tvers av e-post og ERP.

– Når for eksempel en kunde tar kontakt om en prisforespørsel, kan agenten håndtere henvendelsen direkte og gjøre nødvendige oppslag i Dynamics. Den finner automatisk riktig varenummer, oppdatert pris fra økonomisystemet, og sender informasjonen tilbake til kunden på e-post. Dette skjer uten behov for manuell oppfølging som mange kundeservicemedarbeidere gjør i dag, sier Vegard Øye, løsningsarkitekt i Inspirit365.

Poenget er ikke bare at en agent kan svare raskere. Det mer interessante for CFO er at den kan ta en definert rutineoppgave som i dag krever flere manuelle steg. Dermed frigjøres tid til kontroll, vurderinger og håndtering av avvik.

Prosess først, teknologi etterpå

Det forutsetter samtidig at virksomheten ikke bare legger AI oppå eksisterende svakheter. Et sentralt poeng i webinarene er at mange virksomheter fortsatt angriper teknologien som et fartstiltak, ikke som prosessarbeid.

– Den største feilen er å automatisere det gamle uten å tenke nytt. Da ender du opp med en raskere versjon av en dårlig prosess – med de samme flaskehalsene og manuelle stegene som før, sier Aalvik

Med andre ord, månedsrapportering, fakturaflyt, attestasjon og oppfølging av avvik blir ikke bedre bare fordi et nytt lag med AI legges på toppen. Hvis prosessen er dårlig definert i utgangspunktet, vil teknologien i beste fall gjøre den raskere. I verste fall gjør den feilene mer effektive.

De to argumenterer derfor for at agenten må inn som del av selve prosessdesignet. Rutinearbeid kan automatiseres, men beslutninger og unntak må fortsatt håndteres av mennesker. Det er en organisering som ligger nær hvordan økonomifunksjoner allerede arbeider når internkontroll og ansvar skal ivaretas.

– Man designer prosessen slik at agenten blir et teammedlem, ikke bare et verktøy som legges oppå. Agenten håndterer rutinearbeidet, mens menneskene tar beslutningene og håndterer unntakene, sier Aalvik.

Avgrens tilgangene og avklar dataeierskap

Det neste spørsmålet blir hva agenten faktisk skal få tilgang til. Her er budskapet tydelig: For bred tilgang tidlig i løpet er en klassisk feil. Å gi AI tilgang til alt er en fallgruve, mener de to, og understreker at AI bare skal se data som eksplisitt eksponeres.

For CFO er dette i praksis et spørsmål om styring, ikke bare teknologi. Hvilke datakilder skal agenten kunne lese? Hvilke handlinger skal den kunne utføre? Skal den bare hente informasjon, eller også sende svar, oppdatere data eller trigge videre flyt?

– Det er ikke sikkert at agenten skal få lov til å svare direkte på mail. Men du kan sette begrensingen til at den kan se mail og komme med forslag. Så styrer du herifra, sier Øye.

Det er også her koblingen til datastyring blir tydelig. Grunnmuren for AI oppsummerer de i tre spørsmål: Hvor ligger dataene, hva betyr de og hvem eier dem? 

– Først når det er avklart, kan en virksomhet forvente at agenten jobber på et pålitelig grunnlag, sier Øye.

Begynn med det enkle

For økonomifunksjonen er dette en modenhetstest som går rett inn i kjernen av CFO-ansvaret. Hvis data er spredt, definisjoner er uklare og eierskapet er uavklart, øker risikoen både for feil svar og feil handlinger. Da er ikke problemet bare kvaliteten på analysen, men kontrollen med prosessen.

– Her er vi tilbake til utgangspunktet: Virksomheter bør ikke starte med det mest komplekse brukercaset for å bevise verdi. Ambisjonen om å vise hele potensialet på første forsøk kan fort slå feil ut, særlig når ny teknologi kombineres med høy prosesskompleksitet, sier Aalvik.

De beste pilotprosjektene de to har sett er ofte de mest avgrensede: Høy frekvens, lav kompleksitet, tydelig regelverk og en gevinst som kan måles i spart tid, kortere responstid eller færre manuelle grep.– Start heller med noe enkelt som gir rask, målbar effekt. Når organisasjonen ser at det fungerer, bygger det tillit – og da er det lettere å skalere videre, sier Aalvik.