Det norske SaaS-selskapet Bentega har lansert en plattform for håndtering av provisjoner, bonusordninger og prestasjonsbasert variabel lønn. Målet er å samle regler, datagrunnlag, beregninger, unntak, godkjenninger og utbetalingsgrunnlag i én kontrollert prosess – i stedet for at alt ligger spredt i regneark, e-poster og manuelle avklaringer.
– Variable lønnsordninger blir ofte sett på som et salgs- eller HR-tema, men i praksis ender mye av ansvaret hos økonomifunksjonen. Det er økonomi som må sikre at beregningene stemmer, at kostnadene er forståelige, at utbetalingsgrunnlaget er riktig, og at prosessen tåler kontroll. Det er dette problemet vi bygger Bentega for å løse, sier Andreas S. Loktu, medgründer i Bentega.
Han mener mange selskaper har kommet langt i profesjonaliseringen av rapportering, budsjettering og inntektsstyring, men at variable lønnsordninger ofte henger igjen i gamle arbeidsmåter.
– Det er litt paradoksalt. Selskapene kan ha moderne systemer for CRM, økonomi, rapportering og lønn, men selve koblingen mellom prestasjon og utbetaling ligger fortsatt i et regneark som én eller to personer har kontroll på. Når beløpene blir store nok, er ikke det lenger bare upraktisk. Da blir det en reell styringsrisiko, sier Loktu.
Fra salgsinsentiv til økonomirisiko
Loktu har bakgrunn fra finans, investeringer og skalering av programvareselskaper. I Viking Growth jobbet han tett med ledelse og CFO-er i vekstselskaper, blant annet med strategi, oppkjøp, prising og kommersiell skalering.
Det var særlig erfaringene som operativ CFO i porteføljeselskaper som gjorde problemstillingen tydelig.
I ett tilfelle gikk Loktu inn som interim CFO i et svensk selskap da covid-19 traff. Selskapet var en digital markedsplass for lærervikarer, og da skolene stengte, forsvant brorparten av inntektene nærmest over natten. For å snu selskapet raskt, ble det blant annet etablert en insentivordning der de ansatte skulle få ta del i gevinsten dersom selskapet ble kontantstrømpositivt og lønnsomt i løpet av få måneder.
Ordningen fikk effekt. Ifølge Loktu endret den måten organisasjonen tenkte på kostnader, likviditet og ressursbruk. Selskapet kom seg gjennom krisen, fikk tillit fra banken og kunne senere gjøre oppkjøp ved hjelp av bankfinansiering.
– Den erfaringen viste meg hvor kraftfull en riktig insentivmodell kan være. Når alle forstår hva som skal til, og hva de får igjen for innsatsen, kan det endre atferden i en hel organisasjon ganske raskt, sier Loktu.
Men det var en annen interim CFO-erfaring som tydeligst viste nedsiden av feil insentiver. I dette SaaS-selskapet oppdaget Loktu at selgerne fikk provisjon idet kontrakten ble signert, og det før kunden hadde betalt én krone. Det fantes ingen koblinger mellom provisjonsutbetaling og faktisk innbetaling fra kundene, kundekvalitet eller strategiske mål.
Resultatet var at selgerne solgte til «alt med puls», slik Loktu beskriver det. Avtaler ble inngått med kunder som ikke hadde betalingsevne, og i enkelte tilfeller med personer som ikke hadde signaturrett. Når avtalene senere ble kansellert, var provisjonen allerede utbetalt.
Ifølge Loktu tapte selskapet millioner av kroner på provisjoner knyttet til salg som aldri genererte inntekter.
– Da skjønner man hvor direkte koblingen er mellom insentivmodell, datakvalitet og økonomisk risiko. Hvis du belønner feil atferd, får du mer av feil atferd. Og hvis utbetalingen skjer før du har kontroll på om salget faktisk er reelt, kan provisjon bli en kostnad uten inntekt på andre siden, sier Loktu.
Regnearket som black box
Problemet handlet ikke bare om selve provisjonsmodellen. Det handlet også om prosessen rundt.
Beregningene ble håndtert manuelt i store regneark, ofte av én nøkkelperson i salgsledelsen eller økonomifunksjonen. For økonomiavdelingen ble provisjonsberegningen en «black box». Tallene kom sent, avklaringer måtte tas manuelt, og når lønningene skulle utbetales, kunne selskapet fortsatt mangle full oversikt dagen før.
– Det er ikke nødvendigvis slik at folk gjør noe galt. Ofte er det bare prosessen som har vokst seg for kompleks. Man starter med et enkelt regneark, så kommer det nye regler, unntak, teamstrukturer, produkter og godkjenningsnivåer. Til slutt er det ingen som har et godt nok helhetsbilde, sier Loktu.
– Den nøkkelpersonrisikoen som ligger i manuelle regneark, er veldig reell. Hvis personen som sitter på arket slutter, står man overfor en stor utfordring med å rekonstruere dataene, sier han.
Bentega er svaret han og medgründer Pedro Pérez Ramírez har bygget på denne erfaringen. Ramírez har bakgrunn som utvikler og teknolog i Webstep, med erfaring fra å bygge robuste systemer for komplekse prosesser.
– For økonomifunksjonen handler dette mye om tillit til tallene. Man må kunne forstå hva som er beregnet, hvorfor det er beregnet slik, hvem som har godkjent det, og hva som faktisk skal utbetales. Hvis dette ligger spredt i regneark, e-poster og manuelle avklaringer, blir prosessen sårbar, sier Ramírez.
Han mener sporbarhet er en like viktig del av produktet som selve beregningen.
– Det holder ikke bare å komme frem til et tall. Du må kunne forklare tallet. Hvilke data lå til grunn? Hvilken regel ble brukt? Var det gjort et unntak? Hvem godkjente det? Det er den typen spørsmål økonomiavdelingen må kunne svare på, sier Ramírez.
Henter data fra CRM, sender videre til lønn
Bentega beskrives som en plattform for incentive compensation management, eller ICM. I praksis betyr det at selskapet vil digitalisere arbeidsflyten fra insentivregel til ferdig utbetalingsgrunnlag.
Systemet kan hente data fra kundens kildesystemer, for eksempel CRM-systemer som HubSpot. Dersom datagrunnlaget mangler opplysninger som trengs for å beregne provisjonen, blir det synlig tidlig i prosessen. Det skal også bidra til bedre CRM-datakvalitet, fordi selgerne må registrere riktige opplysninger før provisjonen kan beregnes korrekt.
– En interessant bieffekt er at provisjonsprosessen kan bli et pressmiddel for bedre datakvalitet. Hvis selgeren ikke har registrert det som trengs i CRM, får man heller ikke et korrekt provisjonsgrunnlag. Da flytter man datakvalitet fra å være en administrativ oppfordring til å bli noe som faktisk betyr noe i hverdagen, sier Loktu.
Deretter beregner Bentega provisjoner, bonuser eller andre variable lønnselementer basert på definerte regler. Beregningene sendes videre i en tilpasset godkjenningsflyt til f.eks. teamleder, salgssjef eller økonomiansvarlig. Dersom kundene ønsker det kan godkjente tall sendes videre til regnskaps- og lønnssystemer, for eksempel Tripletex.
– I motsetning til manuelle prosesser, hvor tallene gjerne blir klare i siste liten og skaper usikkerhet rundt utbetalingene, sikrer vi en løpende og nøyaktig kjøring. Økonomiavdelingen får korrekte tall på bordet i god tid før lønnskjøringsdatoen, sier Loktu.
Skal treffe økonomi, salg og HR
Bentega retter seg primært mot CFO-er og økonomiteam, men produktet berører flere funksjoner. For salg handler verdien om tydeligere insentiver, bedre synlighet og mindre usikkerhet rundt opptjening. For HR og lønn handler det om mer strukturert håndtering av variable lønnselementer og bedre grunnlag for korrekt utbetaling.
Loktu mener likevel at eierskapet bør ligge nær CFO-en.
– Historisk sett har provisjonsmodeller ofte ligget på salgssjefens bord, men det er CFO som til syvende og sist sitter på pengesekken og må ha kontrollen. Derfor definerer vi dette først og fremst som en CFO-problemstilling, sier han.
Selv om gründerne startet med SaaS-begreper som ARR og MRR, fungerer Bentega for alle selskaper med direkte salg. Kundelisten er per i dag konsentrert rundt SaaS og konsulentselskaper, mens selskapet har aktive samtaler med alt fra bemanningsselskaper og eiendomsutviklere til eiendomsmeglere, forsikringsselskaper og butikkjeder.
– Vi startet med problemstillinger vi kjente godt fra SaaS, men behovet er langt bredere. Alle selskaper som bruker variable insentiver, møter på de samme grunnspørsmålene: Hva skal belønnes, hvordan skal det beregnes, hvem skal godkjenne, og hvordan sikrer vi at riktig beløp faktisk blir utbetalt, sier Loktu.
Hyllevare – ikke konsulentprosjekt
Bentega ønsker å selge løsningen som standard programvare, ikke som et kundespesifikt konsulentprosjekt. Det betyr ikke at modellen skal være enkel. Produktet har allerede støtte for avanserte insentivlogikker, men fokuserer på kundedrevet utvikling som betyr at kundespesifikke ønsker bidrar til å utvikle generell produktfunksjonalitet som flere kunder kan bruke.
– Vi ønsker ikke å bygge én spesialløsning for hver kunde. Hvis en kunde har et behov som vi mener flere vil kjenne seg igjen i, bygger vi det som en del av produktet. Det er den eneste måten å lage en skalerbar programvareplattform på, sier Loktu.
