Raskere, penere og mer presist fra Excel til PowerPoint med norsk løsning

For økonomisjefer verden over er den månedlige rapporteringen ofte synonymt med en endeløs kamp mellom Excel og PowerPoint. På et CFO-arrangement i regi av det norske selskapet Cardboard nylig, delte interim-CFO Harald H. Jansen sine erfaringer med hvordan man kan gå fra manuelt arbeid til automatisert presisjon.

Jansen, som har bakgrunn fra blant annet KPMG, EY og ABB, har de siste ti årene jobbet som uavhengig konsulent. Han legger ikke skjul på at den tradisjonelle måten å jobbe på har vært en betydelig tidstyv.

– Jeg har alltid slitt med Excel-filer. Å få dem til å stemme overens, laste dem opp, eller rett og slett bruke «klipp og lim» eller utklippsverktøyet for å ta bilder av tabeller. Det har egentlig bare vært masse styr, sier Jansen.

Dette er en virkelighet mange i finansfunksjonen kjenner. Timer går med til å flytte tall fra regneark til presentasjonslysbilder, formatere tabeller, og dobbeltsjekke at ikke en formel har røket underveis. Når tallene endres i tolvte time før styremøtet, starter jobben på nytt.

Norsk teknologi løser gammelt problem

Løsningen for Jansen ble det norske verktøyet Grunt. Selskapet, som har sitt utspring fra konsulentmiljøet i Oslo, har spesialisert seg på nettopp overgangen mellom tunge tallmodeller og visuelle presentasjoner.

Kjernen i produktet er funksjonen «Excel Connection». Denne sørger for at tallene i PowerPoint-presentasjonen alltid er synkronisert med kilden. Endres tallet i regnearket, oppdateres det automatisk i presentasjonen, uten at formateringen ryker.

– Når du bruker litt tid på å sette deg inn i hvordan Grunt fungerer, får du en mye enklere og raskere rapporteringsprosess, sier Jansen.

Han har benyttet verktøyet hos kunder med alt fra noen hundre millioner til 6-8 milliarder kroner i omsetning. Spesielt for selskaper med store balanser og mange eiendeler, har verktøyet vist seg nyttig for å presentere status på vedlikehold og kostnader på en visuell og oversiktlig måte.

Teknologien bak effektiviseringen

Grunt markedsfører seg som et verktøy som fjerner nettopp «grunt work» – det kjedelige rutinearbeidet – slik at høyt utdannede økonomer kan bruke tiden på verdiskapende analyse i stedet. For en CFO er dette musikk i ørene. Det handler om å redusere risikoen for menneskelige feil og sikre dataintegritet.

Selskapets «Visual Grid»-teknologi gjør det mulig å transformere rådata til visuelle tabeller som ser profesjonelle ut, uten at brukeren må bruke tid på å justere linjer og farger manuelt. Systemet er smart nok til å forstå konteksten i dataene, og kan automatisk tilpasse formateringen når datamengden endres.

Sporbarhet et nøkkelord for de fleste som skal presentere nøkkeltall. Ved å linke direkte til kilden i Excel, beholder man en «audit trail» som viser nøyaktig hvor tallene kommer fra. Dette eliminerer risikoen som oppstår når tall manuelt tastes inn i en PowerPoint-slide.

Krever orden i sysakene

Selv om verktøyet automatiserer prosessen, advarer Jansen mot å tro at det er en magisk knapp som fikser alt uten forarbeid. For at automatiseringen skal ha verdi, må datagrunnlaget være solid.

– En ting er å bli enige om hva vi skal rapportere på, slik at vi ikke endrer KPI-er fra måned til måned. Men kilden til dataene – kvaliteten på kilden – må også være veldig god. Du må gjøre forberedelsene før du starter arbeidet i Grunt, understreket Jansen.

Han påpekte at bakgrunnsarbeidet med å ha kontroll på stamdataene («master data») er avgjørende.

– Hvis ikke det er på plass, hjelper ikke verktøyet deg så mye.

Fra formatering til analyse

Gevinsten ligger i tidsbesparelsen når rutinene først er satt. Jansen beskriver en prosess der man investerer tid i oppsett og trening, for så å høste fruktene hver månedsslutt.

– Når perioden er stengt og tallene er klare, handler det bare om å hente ut tallene du trenger. Det går så mye raskere enn noen tidligere arbeidsmetode. Tallene «popper» bare inn. Da kan du bruke tiden på teksten og kommentarene – for den jobben må du uansett gjøre hver måned, sier han.

Dette resonnerer godt med Grunts eget verdiløfte mot finansdirektører: Å drive målbar ROI gjennom automatiserte arbeidsflyter og garantert datanøyaktighet, samt å frigjøre tid til strategisk analyse.

LES OGSÅ: Workiva, nykommeren innen design av rapporter