Datakvalitet er bærebjelken i all rapportering på bærekraft

Caroline Ekholt i Deloitte har vært med på hele prosessen innen bærekraftsrapportering, fra A til Å. I et webinar i regi av Econa og Skift snakker hun om hvor viktig det er med gode data. 

Ekholt minner om det klassiske uttrykket «You can't manage what you can't measure», og slår fast at kvalitetsdata er avgjørende for å lykkes. Dette gjelder ikke bare med tiltak, men også for å ta beslutninger og skape troverdig rapportering. Likevel er det store utfordringer med datakvalitet ute hos bedriftene.

– En spørreundersøkelse fra Deloitte i 2023 viste at kun 3 prosent av de 150 bedriftene som ble spurt kunne påstå at bærekraftsdataen var like nøyaktig som den finansielle dataen. Det er kanskje ikke så overraskende når finansiell rapportering har utviklet seg gradvis over mange år, mens bærekraftsrapportering er relativt nytt, og det er i stor grad drevet av frivillige initiativ snarere enn regulatoriske krav. Dette gjenspeiler seg også i datakvaliteten, sier hun.

Flere kilder og manuell innsamling øker risikoen

En viktig årsak er at bærekraftsinformasjon ofte hentes fra mange avdelinger, lokasjoner og personer. Det er ikke uvanlig at data samles inn manuelt gjennom Excel-ark og Word-dokumenter uten klare kontroller.

– Den finansielle informasjonen består i stor grad av transaksjoner fra start til slutt i et system med et fåtall av personer involvert. Bærekraftsinformasjon får vi fra mange ulike kilder. Det er mange mennesker involvert fordi man må involvere flere avdelinger, sier hun. 

Denne fragmenteringen øker sannsynligheten for feil, noe som gjør det krevende å bruke informasjonen som beslutningsgrunnlag for ledelsen eller eksterne interessenter.

Tre krav til datakvalitet

I det europeiske bærekraftsdirektivet (CSRD) er kvalitetskravet tydelig formulert. Ifølge Ekholt handler troverdig gjengivelse i ESRS 1 om tre forhold:

– Det første handler om nøyaktighet. Hvor korrekt og presis er informasjonen? Speiler dataene virkeligheten på en hensiktsmessig måte? Eller har man brukt estimater? 

– Særlig når det er knyttet til kvalitativ informasjon, så er spørsmålet om det er riktig å si at man har gjennomført et tiltak, at man planlegger å gjennomføre et tiltak, eller at man har tenkt på at man vil planlegge å gjennomføre et tiltak. Det er en stor forskjell. 

Informasjonen skal være nøytral, sier Ekhoholt, og det handler om at opplysningene som er utvalgt eller utelatt er gjort på en upartisk måte. Dersom det er usikkerhet eller skjønnsmessige vurderinger, så er det viktig at man har brukt et forsiktighetsprinsipp.

– Informasjonen skal også være fullstendig, og det handler om at du skal samle all relevant informasjon i beregningene. Hvordan dette kan se ut i praksis handler om å sikre at alle lokasjoner er inkludert, alle ansatte er inkludert, eller at man for eksempel har med alle måneder hvis man skal se på forbruk.

Et datasystem hjelper – men er ikke nok

Et dedikert bærekraftsystem kan gi mange fordeler, som automatisering av rapportering, formelle kontroller og bedre sporing av datagrunnlaget.

– Du unngår å sirkulere dokumenter rundt i organisasjonen, du etablerer formelle kontroller, såkalt fireøyesprinsipp, der det er hensiktsmessig, du sikrer korrekte beregninger fordi du unngår tastefeil eller omregninger.

Likevel understreker hun at man ikke kan lene seg tilbake selv om man har et system. Datainnsamlingen må være strukturert, og ansvarsforholdene må være tydelige.

– Du må fortsatt bygge en struktur for selve datainnsamlingen. Hvem skal gjøre hva?

Ifølge Ekholt må organisasjoner definere hvem som har ansvar for ulike faktorer og sikre at de involverte har nødvendig tid og kompetanse. Intern kontroll bør etableres, ikke bare for å bekrefte tallene, men for å kunne utfordre dem.

– Gjør også kontrollerne i stand til å utfordre beregningene, sørg for at de har tilstrekkelig kompetanse og kunnskap for å gjøre dette.

Hun påpeker at det også må gjøres kontroll på selve rapporten før publisering – grafiske feil, ufullstendige overføringer eller feilaktige tillegg må unngås.

Dokumentasjon og læring

Et viktig råd er å dokumentere alt underveis, spesielt dersom rapporteringen skal attesteres i henhold til CSRD.

– Sørg for at de som samler inn data har forutsetningene for å gjøre dette. Særlig dersom du skal gjøre veldig tekniske beregninger, bør du sørge for at du har en veileder eller noe som sikrer at alle involverte gjør dette på samme måte. Det hever datakvaliteten, sier Ekholt. 

– Dokumenter vurderinger, estimater og datakilder løpende i innsamlingen. Det er vanskelig å finne tilbake til ting du gjorde for lenge siden. Tenk løpende på å underbygge data, påstander og kvalitet på informasjonen. Dokumenter hvilke kilder du har brukt, hvor det er usikkerhet rundt estimater og hvilke skjønnsmessige vurderinger du har gjort, sier hun.

Hun anbefaler også en gjennomgang etter ferdig rapportering for å identifisere utfordringer og forbedre prosessen neste år.

– Et av målene med CSRD er jo å løfte bærekraftsrapporteringen og styrke påliteligheten til bærekraftsinformasjon, slik at den på sikt kan likestilles med finansiell informasjon.

Den viktige datakvaliteten

Avslutningsvis peker Ekholt på at økonomifunksjonen må spille en større rolle – både i å vurdere hvordan bærekraft påvirker verdiskapingen, og i å sikre datakvalitet.

– Et viktig prinsipp å synliggjøre sammenhengen mellom klima- og naturrisiko og finansiell informasjon. Her er det viktig at økonomene kommer på banen og bidrar med sin innsikt og kunnskap.

Hun oppfordrer alle som jobber med bærekraft til å spørre seg:

– Hvordan kan jeg bidra til å utfordre selve strukturen for innsamlingen, styrke intern kontroll eller styrke dokumentasjonen? Det er når datakvaliteten er skikkelig god at vi kan bruke den til beslutningsgrunnlag for virksomhetene.