- Den største ERP-feilen skjer før systemet er valgt

Når virksomheten skal skifte ERP-system, er det nærliggende å starte med markedet: Hvilke systemer finnes, hva bruker sammenlignbare selskaper, og hvilke leverandører bør inviteres inn? Cedra-rådgiverne Andrea Sundby Høst og Johan Stensholt mener dette fort kan bli feil ende å begynne i.

– Hvorfor skal man i det hele tatt bytte ERP-system? Det må ligge et strategisk valg bak, og et forretningsbehov som trigger et bytte, sier Sundby Høst.

Stensholt er partner og leder området teknologi og digitalisering i Cedra, mens Sundby Høst er director og leder området strategi og virksomhetsstyring. Deres utgangspunkt er at mange av problemene som senere blir synlige under implementeringen, egentlig oppstår langt tidligere. Det vil si, når prosjektet defineres og behovene kartlegges. 

– ERP handler ikke bare om teknologi, det handler om prosesser, data, organisering og mennesker. Egentlig handler det om endring av virksomheten. Hvis man kun tenker på teknologi, starter man feil, sier Stensholt.

Frigjør nøkkelansatte

Forankring i toppledelsen betyr mer enn at ledergruppen har godkjent investeringen. Skal virksomheten finne ut hvordan den faktisk bør arbeide i det nye systemet, må medarbeiderne som kjenner prosessene best, få en sentral rolle i prosjektet.

– Problemet er ikke nødvendigvis at man ikke utpeker nøkkelansatte til å delta i ERP-prosjektet. Det er heller at de som får oppgaven, ofte får den på toppen av alt annet arbeid, sier Stensholt.

Det kan innebære at virksomheten bør tenke motsatt av det som først virker naturlig. I stedet for å kjøpe inn ekstra konsulentkapasitet for å forme det nye ERP-systemet, kan det være mer effektivt å kjøpe avlastning til den løpende driften.

– Lei inn kapasitet til den daglige driften i linjen, slik at nøkkelansatte får frigjort tid til å delta aktivt i ERP-prosjektet, sier Stensholt.

Fordi: De ansatte som håndterer dagens prosesser kjenner også svakhetene, unntakene og flaskehalsene som ikke nødvendigvis kommer frem i en overordnet beskrivelse av kravene til nytt ERP-system. Samtidig bør prosjektet ikke ende med at dagens arbeidsmåter ganske enkelt kopieres over i et nytt system.

– Man må løfte blikket og se på forretningsbehovet. Hvorfor skal vi bytte, hvilke utfordringer skal løses, og hvilke gevinster kan vi oppnå? Når den øvelsen er gjort, blir det mye enklere å prioritere ressursene til gjennomføringen, sier Sundby Høst.

Ikke begynn med system A, B og C

En vanlig inngang til ERP-prosjektet er å identifisere et knippe aktuelle leverandører og deretter sammenligne funksjonalitet. Ifølge Stensholt risikerer virksomheten å begrense handlingsrommet før den har definert hva den egentlig trenger.

– Man bør heller spørre: Hva er våre styrker i dag som vi ønsker å bevare? Hvilke svakheter vil vi eliminere? Hvilke utfordringer skal forbedres? Da definerer man de reelle behovene, i stedet for å låse seg til at systemet må se ut på en bestemt måte.

– Det er en krevende øvelse å løsrive seg fra eksisterende rutiner, daglige prosesser og hvordan dagens system fungerer, og heller fokusere på hva virksomheten egentlig trenger, altså de faktiske behovene, sier Stensholt.

Dette blir også viktigere, mener de to, når ERP-markedet i stadig større grad består av skybaserte og modulære løsninger. Virksomheten kan sette sammen ulike komponenter, men det forutsetter at bedriftens ansatte faktisk vet hvilke behov som skal dekkes.

– Mange kjøper ofte store ERP-systemer og bruker bare deler av dem. Det betyr unødvendige kostnader, og tyngre implementering, sier Sundby Høst. 

Naboens system kan være feil for deg

Referanser fra andre virksomheter er verdifulle når system og implementeringspartner skal vurderes. Problemet oppstår dersom andres valg blir selve begrunnelsen for ens eget. To selskaper i samme bransje og av omtrent samme størrelse kan likevel ha svært forskjellige behov.

– Jeg hører overraskende ofte: «Vi vil ha det systemet fordi naboen bruker det». Det kan fungere fint, men det er ikke sikkert at du og naboen har samme behov, sier Stensholt.

Valget bør heller ikke bare baseres på hvordan virksomheten ser ut i dag. Et ERP-system skal normalt brukes i mange år, og må derfor også kunne understøtte vekst, nye forretningsmodeller og andre endringer ledelsen allerede ser komme.

– Selv om dere og naboen er like i dag, har dere ikke nødvendigvis de samme ambisjonene, strategiene eller fremtidsutsiktene. Systemet må legge til rette for ambisjoner, i stedet for å hemme virksomheten, sier Stensholt.

Sundby Høst mener derfor ERP-valget bør kobles tett til virksomhetens øvrige strategi. Spørsmålet er ikke bare hvilke oppgaver økonomisystemet skal håndtere, men hvordan organisasjonen skal arbeide og styres når investeringen først er gjennomført.

– ERP er et verktøy for å realisere strategien. Man må tenke helhetlig, sier hun.

Vær forsiktig med skreddersøm

Et nytt system kan være en fristelse til å bygge inn alle særtrekkene virksomheten har opparbeidet gjennom årene. Det kan gjøre overgangen enklere på kort sikt, men også føre til en løsning som blir dyr og komplisert å forvalte.

– Man bør i størst mulig grad benytte standard funksjonalitet. Mye skreddersøm skaper en jungel av tilpasninger som blir krevende å vedlikeholde over tid, sier Sundby Høst.

Dette skillet er blitt tydeligere med overgangen fra lokalt installerte systemer til skyløsninger. Leverandørene oppdaterer løsningene løpende på tvers av kundemassen, og virksomhetene har ikke nødvendigvis den samme friheten til å bygge om kjernen som tidligere.

– Det krever et mentalt skifte. Virksomheten må i langt større grad tilpasse sine egne prosesser til hvordan systemet er utformet. Det er da man henter ut de faktiske effektene, sier Stensholt.

Standardisering kan også redusere en annen risiko i økonomifunksjonen: Avhengigheten av medarbeidere som alene kjenner særtilpasninger, manuelle løsninger og gamle arbeidsprosesser.

– Standardsystemer som flere kan betjene gjør det mye enklere å fase inn nye ressurser. Det er et viktig tiltak for å redusere nøkkelpersonrisiko, sier Sundby Høst.

Tilrettelegg for automatisering og KI

Og før virksomheten kan begynne å hente ut gevinster fra automatisering og kunstig intelligens, ligger det en mer grunnleggende jobb. ERP-prosjektet kan raskt synliggjøre hvor gode – eller dårlige – data virksomheten faktisk har. 

– Det er ofte under ERP-implementeringen man oppdager hvor dårlig datakvaliteten faktisk er. Det er ekstra kritisk nå, fordi KI er helt avhengig av god og strukturert data. ERP er den teknologiske grunnmuren som binder sammen virksomhetens data, prosesser og systemer. Skal man lykkes med å hente ut gevinster fra automatisering og kunstig intelligens, må disse tre områdene fungere godt sammen, sier Sundby Høst.

Stensholt mener at KI og automatisering er helt avhengig av strukturert data og pålitelig informasjon for å gi ønskede gevinster. 

– Når data, prosesser og teknologi spiller sammen, kan virksomheter oppnå både høyere effektivitet, bedre beslutningsstøtte og økt innovasjonstakt. Det er fordi et nytt ERP-system ikke skaper verdi alene. Gevinsten kommer når man samtidig får orden på datakvalitet, forbedrer arbeidsprosessene og forenkler medarbeidernes arbeidshverdag, sier han.