Dette er de vanligste feilene Skatteetaten finner i SAF-T-rapporteringen – og slik unngår du dem

SAF-T (Standard Audit File – Tax) ble innført i 2020 for å standardisere hvordan regnskapsdata rapporteres til Skatteetaten. Hensikten er å gjøre bokettersyn og kontroll enklere, samt å sikre likebehandling mellom virksomheter.

Under Skatteetatens årskonferanse 21. oktober kommer seniorskattejurist Kristine Giskeødegård Moen med en nedslående konklusjon om SAF-T-praksisen:

– Det hjelper lite at systemet kan generere filen hvis dataene er feil. Kvaliteten på innholdet i SAF-T-filen er avgjørende, og kontrollene våre viser altfor ofte at den ikke holder, sier hun.

Flere typer risiko

Ifølge Moen er det fire feil som går igjen: Regnskapsdata mangler på kontonivå, det er feil ved koblingen mellom kontoer og MVA-koder, det kan være at historiske feil videreføres automatisk, eller at ett eller flere systemer eksporterer feil format, eller mangler påkrevde felter.

Et kjent problem Skatteetaten trekker frem, er at ulike koder «mappes» feil, altså kobles riktig fra regnskapet til MVA-meldingen. Hvis et selskap bruker kode 1 (fullt fradrag), 11 (delvis fradrag med fordelingsnøkkel A), og 21 (delvis fradrag med fordelingsnøkkel B) ved bokføring av inngående mva i sitt regnskap, er det viktig at alle disse tre kodene mappes mot kode 1 i MVA-meldingen. Hvis selskapet gjør dette feil, kan de gå glipp av fradrag de skulle hatt.

– Når vi ber om SAF-T-filen i en kontroll, får vi ofte filer som ikke lar seg lese. Eller vi ser at kontoer ikke stemmer med oppgitt omsetning. Da må vi be om rådata, og det skaper merarbeid både for dere og oss i Skatteetaten, sier Moen.

Hun viste også hva selskapene risikerer ved feil i SAF-T: Feil klassifisering av MVA-koder kan føre til at virksomheten mister retten til fradrag, og ved gjentatte feil kan selskapet bli satt under forsterket oppfølging.

– Systemleverandørene skal sørge for at de tekniske kravene er oppfylt. Men det er virksomheten selv som står ansvarlig for kvaliteten på innholdet. CFO må vite hva som faktisk sendes inn, sier hun.

Gjengangere blant feilene

Ifølge Moen er det spesielt fire feil som går igjen i SAF-T-filene Skatteetaten kontrollerer:

• Feil bruk av MVA-koder, eller feil kobling mellom kodene og informasjon i regnskapet

• Manglende lenker mellom hovedbok og kunde-/leverandørreskontro

• Kundefakturaer registrert uten kobling til mva-grunnlag

• Dubletter i bilagsnummer og avvikende datoer

Hun viste til at SAF-T-kontroller nå inngår som en fast del av bokettersyn, og at feilene ofte avslører dypere svakheter i internkontrollen.

– Feilene er ofte ikke tilfeldige. De tyder på manglende forståelse av regelverket eller svak kvalitetssikring i regnskapsprosessen, sier Moen.

Hun understreker til slutt at hennes kanskje viktigste budskap er at selskaper må ta med gamle regnskapsdata hvis de bytter regnskapssystem eller regnskapsfører:

– Når man skifter regnskapssystem, mister man hverken oppbevaringsplikten eller plikten til å fremlegge regnskapsdata i SAF-T format – og her syndes det mye!