Slik lager DNB en av landets mest omfattende årsrapporter

Når kalenderen viser september, starter årsrapportprosjektet for fullt i DNB. Målet er fast: årsrapporten skal publiseres i mars året etter. Økonomi24 fikk møte redaksjonen mens mange andre var på vinterferie i forrige uke. 

– Selve prosjektet startet altså for fullt i september, og vi skal på lufta 11. mars med 2025-rapporten, sier Eva Skøelv, leder for Eksternrapportering i DNB.

Det som utad fremstår som én rapport, er i praksis en av konsernets mest komplekse styringsprosesser. Dokumentet kombinerer strategi, bærekraft og årsregnskap i én integrert fortelling – på norsk og engelsk – underlagt strenge krav til internkontroll, revisjon og innsidehåndtering.

Starter før september: Vesentlighetsanalysen styrer innholdet

Arbeidet begynner i praksis før prosjektet formelt starter. 

– Vesentlighetsanalysen gjennomføres i forkant av september og definerer hva som er de viktigste bærekraftstemaene for DNB, og dermed hva det skal rapporteres på. Således identifiseres også hvilke fagmiljøer i konsernet som blir ansvarlige for å levere innhold til rapporteringen, sier Skøelv.

Med nye CSRD-krav er bærekraft ikke lenger et vedlegg, men en integrert del. Det betyr at kvalitative beskrivelser av styring, policyer og prosesser relatert til miljømessige, sosiale og virksomhetsstyringsrelaterte forhold, må dokumenteres og kontrolleres på lik linje med finansielle tall. 

Kjernegruppe på ti – og 148 bidragsytere

Årsrapporten eies av Konsernfinans og arbeidet ledes av seksjon for ekstern rapportering.

– Vi har en kjernegruppe som fungerer som redaksjonsgruppe. sier Skøelv.

Redaksjonen teller ti personer, inkludert oversettere, og disse håndterer i tillegg kvartalsrapportering og andre lovpålagte leveranser gjennom året. Men selve årsrapporten involverer langt flere.

– Vi har akkurat nå 148 personer som har tilgang til Sharepoint-området for årsrapporten, der prosjektet styres, sier Skøelv. 

I tillegg til disse 148 er det ifølge Skøelv et betydelig antall i Konsernfinans som ikke er talt med. Spennet i leveransene er stort:

– Noen er ansvarlige for ett enkelt tall, mens andre skriver hele kapitler, sier hun.

For å håndtere dette omfanget har DNB gått bort fra e-post og løse versjoner.

– Nå har vi ett masterdokument for hver tekst med streng tilgangsstyring. Det er en stor forbedring fra tidligere år da alt ble sendt fram og tilbake på e-post, sier Skøelv.

September og oktober: Struktur, design og bestillinger

Tidlig i september kobles et eksternt designbyrå på for å sette design, layout og den illustrative stilen allerede i midten av september. 

Parallelt sendes tekstbestillinger ut til fagmiljøene. Her starter en klassisk utfordring i store organisasjoner: Mange opplever at fristen er langt frem i tid.

– For redaksjonen går det i denne fasen mye tid på å gi rådgivning om hvordan kravene skal tolkes, sier Skøelv.

Forsinkelser tidlig i løpet får konsekvenser sent i prosessen – når tall, revisjon og kvartalsrapportering overlapper.

November og desember: Iterasjoner og tidlig revisjon

I starten av november kommer førsteutkastene.

– Vi behandler alle tekster som kommer inn, og sender dem frem og tilbake i flere iterasjoner til vi er fornøyde, sier Skøelv.

Med CSRD-kravene har også revisjonsløpet endret karakter. Det handler ikke bare om regnskapstall.

– Vi må beskrive prosesser og policyer for hvordan vi styrer bærekraftsarbeidet, og dette skal revisor attestere, sier hun.

Revisor kommer derfor inn tidligere enn før – med attestasjonsprosess allerede i desember. Samtidig starter språkvask og oversettelse. Årsrapporten publiseres parallelt på norsk og engelsk, og språkjobben fungerer også som kvalitetssikring.

– Når vi oversetter, oppdager vi ofte svakheter eller uklarheter i den norske kildeteksten som vi da kan rette opp, sier Cristina Pulido Ulvang, som er en av tre oversettere i DNB som arbeider med rapporten.

Rapporten forankres også fortløpende i styrets revisjonsutvalg og konsernledelse, slik at de slipper å lese omlag 350 sider på én gang rett før fristen.

– Det er mye bedre å ta eventuelle endringer i en tidlig fase, enn å få det dagen før publisering, sier Skøelv.

Januar og februar: Tallene legges inn – under innsideregime

I januar kan de endelige finansielle tallene legges inn. Noter og årsregnskap er en stor leveranse i seg selv, og ekstern revisor er tett på gjennom hele prosessen.

– Revisor er i kontinuerlig dialog med oss om regnskapstallene, men også om kravene oppfylles iht. bærekraftsregelverket, sier Skøelv.

Som børsnotert selskap må DNB håndtere strenge innsiderregler. Sensitive tall kan ikke sirkulere fritt før offentliggjøring, og det er svært få som har tilgang til de sensitive finansielle tallene før de publiseres i kvartalsrapporten for fjerde kvartal.

Det betyr at store deler av rapporten bygges uten detaljerte tall frem til offentliggjøring. Når tallene først kan legges inn, komprimeres arbeidsbelastningen betydelig.

– Perioden fra slutten av januar til mars er ekstremt travel, fordi vi jobber med både kvartalsrapporten og årsrapporten samtidig, sier Skøelv.

Mars: Konsistens, kvalitetssjekk, godkjenning og publisering

Den siste måneden handler primært om kontroll og kvalitetssjekk, foruten den endelige formelle behandlingen og godkjenningen fra ledelse og styre. Tall og formuleringer må være identiske på tvers av kapitler og også andre publikasjoner som kommer samtidig med årsrapporten.

AI-verktøy brukes i tekstproduksjon og oversettelse, men kan ikke erstatte kontrollfunksjonen.

– Vi kan ikke stole blindt på forslag fra AI. Det ser ofte bra ut ved første øyekast, men når man går i dybden, er det ofte logiske brister eller feil i terminologien, eller at det «hallusineres», sier Ulvang.

Når teksten er satt i layout, gjennomføres flere runder med settekorrektur. Erfaring har vist at feil kan oppstå i overgangen mellom dokument og design.

– For eksempel har vi opplevd at det er byttet om på millioner og milliarder, så den manuelle sjekken er helt kritisk, sier Skøelv.

Fra pris til presisjon

DNB har mottatt flere priser for årsrapporten opp gjennom tidene, blant annet Farmand- og Stockman-prisene. Men internt er fokuset først og fremst på presisjon, kontroll og tilgjengelighet.

– Vi jobber mye med klarspråk nå. Målet er at rapporten ikke bare skal være teknisk korrekt, men også forståelig for folk flest, og gi et bilde av hvordan DNB skaper verdier i dag og for fremtiden. Den skal også bygge tillit til DNB som bank, børsnotert selskap, samfunnsaktør og arbeidsgiver, sier Skøelv.

Journalisten av denne artikkelen vil til slutt legge til at DNB-redaksjonen leverer førsteklasses korrektur. Aldri før i Økonomi24s korte levetid har intervjuobjektene - og deres kolleger - lagt ned et grundigere arbeid i hjelpe en generalist, som denne journalisten er, til å fremstille arbeidet med en årsrapport på en sammenhengende måte.