Dokumenterer for regnskapsføreren, men gir ikke fasiten for hva som er riktig

Kravene til kundekontroll, hvitvaskingsrutiner og kvalitetsstyring har gjort hverdagen betydelig mer omfattende for norske regnskapsbyråer. Økonomi24 har snakket med Frode Brurberg Hansen, product manager i Duett og ansvarlig for Taskline, om hvordan disse lovpålagte oppgavene har preget utviklingen av programvaren.

I dag handler oppdragsstyring om langt mer enn bare å holde oversikt over frister. Arbeidsflyten må gi rom for dokumentasjon av interne rutiner, sidemannskontroller og fullmakter på tvers av kundeporteføljen. For programvareutviklerne oppstår en særlig utfordring når slike prosesser skal standardiseres.

– Min erfaring fra kundesamtaler er at dette oppleves som en stor utfordring fordi ingen gir et 100 prosent fasitsvar. Det henvises ofte til kontorets egne interne rutiner, men det står ikke nødvendigvis spesifisert nøyaktig hva disse rutinene skal inneholde, sier Hansen.

Systematiserer skjønnet

En programvareleverandør kan ikke nødvendigvis programmere inn én korrekt arbeidsmåte. I stedet gir programvaren det enkelte regnskapsbyrået muligheten til å omsette egne faglige vurderinger og rutiner til konkrete arbeidsprosesser, som så kan gjennomføres likt og dokumenteres over tid.

For Hansen er dette også et argument for tydeligere føringer fra myndigheter og fagmiljøer. Uklarheten får konsekvenser både for tiden regnskapsbyråene bruker på kvalitetsarbeidet og for leverandørene som skal utvikle verktøy rundt kravene.

– Tre ulike fageksperter kan gi tre forskjellige anbefalinger. Det gjør også produktutviklingen vanskelig, fordi vi må vite hva systemet skal støtte. Kravene blir neppe mindre strenge, men mer konkrete føringer ville gjort det enklere både for regnskapsførerne og oss som utvikler systemene.

I Taskline kan kontrollene bygges inn i arbeidsflyten rundt det enkelte oppdraget. Informasjon kan hentes fra Brønnøysundregistrene og Proff, mens risikovurdering, oppdragsavtale og elektronisk signering inngår i samme prosess før oppgavene genereres.

Kjøpt og bygget videre av Duett

Taskline, som ble startet av Peter Hamre og Joachim Nygaard, er en plattform for oppdragsstyring og kvalitetssikring. I 2023 ble de en del av Duett-familien. Funksjonene inkluderte blant annet frister, oppdragsavtaler og automatisk opprettelse av arbeidsoppgaver gjennom regnskapsåret.

Taskline utvikles tett på regnskapskontorene og med utgangspunkt i behovene de møter i hverdagen. Under det nye eierskapet er blant annet timeregistrering og fakturagrunnlag kommet til, samtidig som plattformen  og selve oppgavemotoren er bygget om.

– Jeg sammenligner det med et prosjektstyringsverktøy. Kunden utgjør et prosjekt, altså regnskapsoppdraget, hvor man skal opprette og gjennomføre oppgaver, føre timer, lagre dokumentasjon og håndtere økonomien rundt oppdraget, sier Hansen.

Blant nyere funksjoner er elektronisk egenerklæring, oversikt over kundefullmakter og mer overordnet kvalitetsstyring. Sistnevnte skal blant annet gi byråledelsen oversikt over hvor stor del av kundeporteføljen som har gjennomført bestemte kontroller, og hvilke kunder som fortsatt krever oppfølging.

Dokumentasjonen bygges mens arbeidet gjøres

Et sentralt prinsipp er at kvalitetsarbeidet legges inn i den ordinære arbeidsflyten. Kontroller registreres når de utføres, mens skjemaer, historikk og automatiske stikkprøver gjør det mulig for ledelsen å følge status på tvers av kunder og medarbeidere.

Hansen mener dette blir viktigere etter hvert som automatiseringen tar over mer av den tradisjonelle produksjonen i regnskapsbyråene. Samtidig konkurrerer kvalitetsoppgavene fortsatt om tiden med en rekke andre friststyrte oppgaver.

– I en bransje med økt automatisering, kunstig intelligens og hyppige regelendringer opplever mange at kvalitetsarbeid blir et skippertak når andre frister er unnagjort. Poenget er å få kvalitetsarbeidet inn som en kontinuerlig del av oppdragsstyringen, sier Hansen.

En prøve på om systematikken fungerer kommer når et regnskapsbyrå blir kontrollert. Da er verdien av historikken ikke bare at byrået selv har oversikt, men at det kan dokumentere hvordan rutiner og kontroller faktisk er gjennomført gjennom året.

– Kontrolløren kan gå rett inn og se hva som er utført. Da slipper byrået å hente sammen dokumentasjonen fra forskjellige steder når tilsynet kommer, fordi historikken allerede er bygget opp gjennom det løpende arbeidet, sier Hansen.

Kan brukes på tvers av økonomisystemer

Taskline er samtidig videreført som et eget produkt etter oppkjøpet. Det er et viktig premiss i et marked der regnskapsbyråene gjerne setter sammen systemporteføljen fra flere leverandører, og ikke nødvendigvis ønsker at oppdragsstyringen skal være låst til økonomisystemet.

– Taskline er utviklet for regnskapsbransjen, ikke for ett bestemt økonomisystem. Det betyr at løsningen kan brukes uavhengig av om regnskapskontoret har Duett Økonomi, Tripletex, PowerOffice eller andre systemer, sier Hansen.

Neste steg i utviklingen er ifølge Hansen å bruke dataene i oppdragsstyringen til mer økonomisk styring av selve byrået. Tidsbruk, priser og oppdragsdata skal blant annet kunne danne grunnlag for budsjetter og analyser av lønnsomheten på kunder og medarbeidere.

Samtidig setter det skjønnsmessige regelverket en grense for hvor langt automatiseringen kan gå. Arbeidsprosesser og dokumentasjon kan systematiseres, men det er fortsatt regnskapsbyrået som må bestemme hvilke faglige vurderinger som skal ligge til grunn.

– Den største utfordringen er at kundene forventer at programvaren skal gi et eksakt standardsvar på alt. Taskline gir ikke juridisk rådgivning. Det avgjørende er at byrået fastsetter sine egne rutiner, og deretter – for eksempel ved bruk av Taskline – kan vise at disse rutinene faktisk blir gjennomført og dokumentert, sier Hansen.