– Regnskapsførerne må ta samme kvantesprang som ERP-systemene

Systemleverandørene har brukt store summer på å automatisere arbeidsprosesser, bygge stadig mer funksjonalitet og samtidig gjøre plattformene enklere å bruke. Ifølge Henning Gjesdal har utviklingen kommet så langt at svært mange regnskapsbyråer allerede sitter på teknologien de trenger for å jobbe vesentlig mer effektivt.

– Det interessante er at systemene ikke lenger er problemet. De er blitt utrolig gode, samtidig som terskelen for å lære dem er blitt mye lavere. Kapasiteten er der. Utfordringen er at mange regnskapsførere bare utnytter en liten del av den.

Gjesdal leder Nova Fama, og arbeider som rådgiver med effektivisering av regnskapsprosesser. Han mener det har oppstått et tydelig gap mellom hva utviklerne har bygget inn i systemene, og hva brukerne ute i regnskapsbyråene faktisk får ut av dem.

– Systemutviklerne har løpt veldig fort. Regnskapsførerne har samtidig hatt mer enn nok med kunder, frister og løpende produksjon. Resultatet er at systemkapasiteten har utviklet seg langt raskere enn systemkompetansen i mange byråer, sier han.

Det betyr ikke at regnskapsførere må bli teknologer. Gjesdals poeng er at de må forstå systemene godt nok til å se sammenhengen mellom arbeidsprosessene, dataene som legges inn og informasjonen som kan hentes ut i den andre enden.

– Du må forstå logikken. Hva må inn i systemet for at du skal få det resultatet du ønsker ut? Når du først ser sammenhengene, åpner det seg helt andre muligheter enn når systemet bare brukes som en digital erstatning for den gamle måten å føre regnskap på.

Tar gamle arbeidsmetoder inn i nye systemer

Gjesdal mener noe av problemet er at gamle arbeidsprosesser overlever teknologiskiftene. Regnskapsførere som var svært effektive i systemer bygget for manuell registrering, forsøker noen ganger å videreføre den samme arbeidsformen i skybaserte løsninger som er konstruert for helt andre prosesser.

– Det blir litt som å være veldig god på skrivemaskin og ta med seg den arbeidsmetoden inn i et moderne tekstbehandlingsprogram. Du kan fortsatt få jobben gjort, men du går glipp av mye av poenget med teknologien du har fått.

Samtidig mener han det finnes egenskaper ved selve regnskapsfaget som kan gjøre omstillingen vanskeligere. Yrket krever presisjon, kontroll og lav toleranse for feil. De samme egenskapene kan også gjøre terskelen høyere for å prøve ut nye arbeidsmåter.

– Regnskapsførere skal selvfølgelig være forsiktige når de håndterer kundenes økonomi. Men man kan ikke la den faglige risikoaversjonen bli en generell motvilje mot å utforske systemene. Da blir tryggheten fort en bremsekloss for utviklingen, sier han.

Gjesdal spissformulerer det med regnskapsføreren som bruker mye tid på å finne et lite avvik i bankavstemmingen, men langt mindre tid på å undersøke hvordan systemet kan gi kunden bedre styringsinformasjon eller fjerne manuelle arbeidsprosesser:

– Det er ikke femtiøringen som kommer til å definere morgendagens regnskapsfører. Verdien ligger stadig mer i å forstå helheten, få systemene til å arbeide riktig og bruke informasjonen til å hjelpe kunden med å ta bedre beslutninger.

Timeprisen står i veien

Her møter systemkompetansen en annen grunnleggende utfordring i regnskapsbransjen. Så lenge store deler av inntektene fortsatt er knyttet til antall timer som faktureres, mener Gjesdal at det bygges inn et svakt insentiv til å bruke teknologien fullt ut.

– Timepris belønner i utgangspunktet ressursbruk fremfor resultat. Hvis du finner en måte å gjøre en jobb på halvparten av tiden, har du gjort virksomheten mer effektiv. Men dersom inntekten følger timene, har du samtidig redusert fakturagrunnlaget.

Det paradokset blir tydeligere etter hvert som systemene automatiserer mer. En jobb som tidligere krevde ti timer, kan kanskje gjøres på fem. Med fastpris oppstår en gevinst som kan fordeles mellom kunden, byrået og medarbeideren. Med timepris forsvinner fem fakturerbare timer.

– Da kan du selvfølgelig fylle de fem timene med flere kunder. Men for den ansatte kan resultatet fort bli at belønningen for å effektivisere er flere oppgaver. Skal folk virkelig få lyst til å arbeide smartere, må også insentivene henge sammen med det, sier Nova Fama-lederen.

Gjesdal mener derfor teknologien legger et langt bedre grunnlag enn tidligere for fastpris eller andre prismodeller som i større grad belønner resultatet av arbeidet. Men da må byråene også gjøre et oppgjør med en kultur der fakturerbare minutter står svært sterkt.

– Når timetenkningen sitter dypt nok, begynner man nesten automatisk å spørre hvilken kunde tiden skal føres på. Skal du over på en modell der effektivisering faktisk lønner seg, må du også begynne å tenke annerledes om hva det er kunden egentlig betaler for.

Må skape rom for å lære

Gjesdal mener byrålederne har et særlig ansvar. Det hjelper lite å snakke om automatisering og digitalisering dersom medarbeiderne samtidig forventes å bruke nesten all tilgjengelig arbeidstid på å betjene den eksisterende kundeporteføljen.

– Du kan ikke si at systemkompetanse er strategisk viktig og deretter organisere hverdagen slik at ingen har tid til å lære systemene. Hvis alle alltid har mer enn nok med dagens produksjon, blir utviklingsarbeidet skjøvet foran seg måned etter måned.

Men han fritar heller ikke den enkelte regnskapsfører. Når rutinearbeidet gradvis automatiseres, mener han at medarbeiderne selv må ta større ansvar for å bygge kompetanse som gjør dem i stand til å utnytte systemene, analysere informasjon og gi kundene bedre rådgivning.

– På et tidspunkt må man ta seg selv litt i nakken. Du kan ikke vente på at noen skal sette av tre perfekte kursdager for deg. Den som lærer seg systemene bedre, øker samtidig sin egen verdi og får muligheten til å gjøre mer interessant arbeid.

Gjesdal mener sprangene kan være overraskende store. I et konsern i Sandnes bidro endrede arbeidsprosesser og bedre systembruk til at ressursbehovet i økonomifunksjonen gikk fra 3,8 til 2,6 årsverk, samtidig som det ble frigjort ytterligere kapasitet.

– De brukte tidligere en hel dag på å hente tall fra Excel og sette sammen konsernrapporteringen. Etter omleggingen kunne de få salg, EBITDA og resultat for de ulike selskapene samlet med ett tastetrykk. Det er den typen forskjell systemkompetanse kan gjøre.

Leverandørene har også noe å vinne

Gjesdal mener utfordringen derfor ikke bare tilhører regnskapsbyråene. ERP-leverandørene kan utvikle svært gode produkter, men får ikke nødvendigvis full effekt av investeringene dersom partnerne deres ikke lærer hvordan teknologien kan omsettes til bedre arbeidsprosesser ute hos kundene.

– Jeg opplever ofte at systemutviklerne og regnskapsførerne egentlig snakker to forskjellige språk. Utviklerne kjenner mulighetene i teknologien, mens regnskapsføreren kjenner fagområdet og kunden. Det store potensialet ligger i å koble de to verdenene bedre sammen, sier han.

For systemleverandørene handler partneropplæring om mer enn funksjonsgjennomgang. Gjesdal mener partnerne også må forstå hvordan løsningene kan brukes til å standardisere prosesser, få kundene over på digitale arbeidsmåter og bygge en økonomi der effektivisering faktisk blir lønnsomt.

– Vi trenger ikke vente på neste generasjon regnskapssystemer for å ta store sprang. Verktøyene finnes allerede. Det viktigste nå er å bygge kompetansen og arbeidsmåtene som gjør at regnskapsførerne faktisk får brukt det leverandørene har brukt så mye tid og penger på å utvikle. Og det bør gjøres på en måte som tjener regnskapsfører, byrå og – selvsagt – kunden. Alle kan og bør vinne.