IFRS 16-compliance – øvelsen som knekker Excel

Regnskapsstandarden IFRS 16 handler om å gi et riktigere bilde av selskapets finansielle forpliktelser – og da altoverveiende børsnoterte selskaper.

Standarden innebærer blant annet at leie- og leasingavtaler skal sidestilles med investeringer i både resultatregnskap og balanse, og det skal ikke mange slike avtaler til før det blir krevende å holde oversikten. 

Derfor er det viktig å lage strukturer som både kan sikre nøyaktige tall – noe annet vil nemlig Finanstilsynet og andre myndigheter henge seg opp i – og en mer effektiv arbeidshverdag.

Regneark-fellene ved manuell IFRS 16-håndtering

Visma-selskapet House of Control* er et av selskapene som har satset på programvare som skal gjøre nettopp det: Hjelpe børsnoterte selskaper med å rapportere på IFRS 16 på en effektiv og presis måte.

– Ansatte i en økonomiavdeling vet allerede at det kan være krevende å kartlegge leie- og leasingavtalene som sorterer inn under IFRS 16, men det er bare begynnelsen, sier Customer Success Manager Farahat Hassan i House of Control.

– Det kan være svært tidkrevende å holde avtalene oppdatert, og det er utfordrende å sikre et fullstendig datagrunnlag. Samtidig er det er vanskelig å skalere rutinene etter hvert som antall kontrakter øker, og de fleste selskaper finner det uhyre krevende når flere i organisasjonen trenger å jobbe med informasjonen, sier hun, og nevner følgende eksempler på disse problemstillingene:

1. Tidkrevende å oppdatere: Når man skal ta høyde for diskonteringsrenter, månedlige betalinger, CPI-justeringer og eventuelle termineringer, blir regnearkene ofte svært omfattende. For å beregne riktig månedssats for renten, må man gjerne bruke mer avanserte formler enn bare å dele års­renten på 12. En liten tastefeil kan føre til betydelig utslag for balansen og dermed gjøre det nødvendig med tidkrevende korrekturer senere.
2. Ufullstendig datagrunnlag: IFRS 16 handler i stor grad om å ha kontroll på avtalene. Det kan være mange parter involvert – alt fra HR og innkjøp til operative ledere i ulike avdelinger. Dersom bare deler av kontraktsdata ligger i regneark, øker risikoen for at viktige endringer ikke blir fanget opp. Allerede i det øyeblikket et regneark er oppdatert, kan noen andre i selskapet ha gjort en justering i en kontrakt som ikke er med.
3. Vanskelig å skalere: Å ha kontroll på et titalls leieavtaler kan føles overkommelig i et regneark. Men vokser antallet til flere hundre – for eksempel en flåte av leiebiler eller mange lokasjoner – blir det raskt uoversiktlig. Endrer man betalingene til femti av bilene, betyr det at man må inn i femti separate regnearkfaner og manuelt tilpasse både betalingstabellen og den overordnede oppstillingen.
4. Samhandling og versjonskontroll: Det er ofte krevende å involvere flere i organisasjonen for å hente inn oppdatert kontraktsinformasjon. Sender man rundt ett eller flere regneark for at folk skal legge inn eller endre data, kan det oppstå forvirring om hvilken versjon som er gjeldende. Det blir også mindre transparens for revisor, som må stole på at dataene er konsistente.

Betydelig lavere risiko for feil

– Jeg tror mange som har jobbet med dette regelverket i en stund, vil kjenne seg igjen i dette. Mange organisasjoner bruker svært mye tid på dette, og det er derfor vår løsning byr på flere fordeler, sier Product Manager for IFRS 16, Karl Oscar Rosli.

Hassan og Rosli trekker frem at et verktøy som deres gir organisasjonen én kilde til sannhet: Når alle kontrakter – enten det gjelder kontorleie, maskiner, kjøretøy eller annet – er samlet i ett system, gjør det at CFO ikke lenger trenger å gå til gamle e-poster eller ustabile regneark for å hente nødvendig informasjon. 

– Når økonomiavdelingen trenger en oversikt over leieavtalene, kan de hente dataene direkte fra kontraktssystemet. Både nøkkelinformasjon og eventuell dokumentasjon blir liggende i samme løsning, og på den måten kan alle involverte parter til enhver tid vite hva som gjelder, sier Hassan.

De peker også på fordelen ved å kunne overlate alle nødvendige beregninger til et dedikert system for IFRS, enten det handler om diskontering av forpliktelser til oppdatering av balansen ved terminering eller forlengelse. 

– Dette sparer mye manuell punching og reduserer risikoen for feil betydelig. Det er for eksempel vanlig å ha indeksregulert husleie, og da kan systemet automatisk oppdatere de månedlige betalingene etter hvert som konsumprisindeksen endres, heller enn at noen trenger å gå inn i regneark for å endre formler eller justere verdier, sier Rosli.

Samarbeid og sporbarhet

Hassan understreker også betydningen av at en slik løsning gir bedre samarbeid og arbeidsflyt. 

– Kontraktsforvaltere eller eiendomsansvarlige kan legge inn oppdateringer i sanntid, mens økonomiavdelingen raskt ser hvordan endringer påvirker balansen. Og når data samles kontinuerlig, slipper økonomiavdelingen å jakte på informasjon ved periodeslutt. Det bidrar også til at rapporteringen blir mer løpende og nøyaktig, fordi eventuelle feil fanges opp tidligere, sier hun.

– Og når vi snakker om periodeslutt, gjør slike løsninger også revisjonsprosessen enklere. Et helhetlig system kan nemlig gi enkeltpersoner tilgang til all relevant dokumentasjon, og revisor kan da selv se hvordan et bestemt kontraktsvilkår er behandlet regnskapsmessig – helt fra originalkontrakten til resultattabellen i balansen, sier Rosli.

– Vi sier vel ikke at det er fullstendig umulig å oppnå disse fordelene med egenutviklede rutiner i Excel, men svært få selskaper har ressurser til å gjøre dette, og enda færre har tilstrekkelig spesielle behov til at det vil være formålstjenelig, sier Hassan.

*) Daglig leder Einar Ravndal i Økonomi24 har tidligere jobbet i House of Control, og gjør konsulentoppdrag for selskapet. Espen Kvalheim har skrevet denne artikkelen basert på et webinar House of Control publiserte tidligere i februar.