Mva-feilene som kan koste dyrt i fast eiendom

Som hovedregel er utleie av fast eiendom unntatt fra merverdiavgift. Virksomheter kan imidlertid registrere seg frivillig dersom lokalene brukes av avgiftspliktige leietakere. Det gir rett til fradrag for inngående MVA på oppføring, drift og vedlikehold, men medfører også en plikt til å beregne utgående MVA på husleien.

Under Skatteetatens årskonferanse gikk seniorskattejurist Kristine Giskeødegård Moen gjennom praksisen, og hun forteller at etatens utsendte finner mange feil når de gjør kontroller:

– Vi ser de samme feilene igjen og igjen. Mange tror de er riktig registrert, men mangler dokumentasjon eller bruker feil arealvurdering. Det kan koste dyrt, sier Moen under Skatteetatens årskonferanse tirsdag.

Frivillig registrering er komplisert og risikofylt

Moen understreker at ordningen krever nøyaktig kartlegging av bruk:

– Hensikten med frivillig registrering er å sikre at avgiftspliktige leietakere får samme avgiftsbehandling som om de eide lokalene selv. Men det krever at både utleier og leietaker vet nøyaktig hvordan arealene brukes.

Hun viser til at feil oppstår fordi mange utleiere mangler oversikt over leietakers faktiske bruk. Dette fører til feilberegning av MVA og tap av fradragsrett.

Også advokat og partner Trond Ingebrigtsen i advokatfirmaet Aider Legal kjenner seg igjen i bildet Moen tegner.

– Mitt inntrykk er at noen mindre utleieaktører ikke har fått med seg at det er en separat frivillig MVA-registreringsordning for utleie, og sånn sett feilrapporterer MVA med feil fradrag, sier han, og legger til at for de fleste er utfordringen et annet sted:

– For de aller fleste er imidlertid ikke denne separate registreringsordningen for MVA og utleie hovedutfordringen, men heller oversikt over leietakers bruk av lokalene.

Myldreareal, fellesareal og feilklassifisering

Moen illustrerer forskjellen mellom myldreareal og fellesareal – et tema hun beskrev som «kilde til utallige feil». Myldreareal brukes av én leietaker både til avgiftspliktig og unntatt virksomhet, mens fellesareal benyttes av flere leietakere.

– Mange tror det er typen rom som avgjør, men det er faktisk bruken som teller, sier hun.

Feilklassifisering får store utslag. I lokaler med én leietaker (for eksempel en optiker) skal hele leievederlaget normalt avgiftsberegnes for de delene som brukes i pliktig virksomhet og i kombinasjonsareal. 

I bygg med flere leietakere må utleier fordele MVA etter hvor stor andel av fellesarealet som brukes av avgiftspliktige virksomheter.

– De samme lokalene kan gi ulik avgiftsbehandling, alt etter om det er én eller flere leietakere, forklarer Moen.

Dokumentasjonskravene skjerpes

Moen brukte flere minutter på å forklare hvordan manglende dokumentasjon ødelegger for både utleier og leietaker.

– Frivillig registrering forutsetter at leietakers bruk er avklart og dokumentert. Vi ser ofte at leiekontrakter mangler, arealoversikter ikke stemmer, eller at leietakererklæringer ikke oppdateres, sier hun.

Hun viser til at forskriften krever målsatte tegninger, oversikt over kostnader per leietaker og opplysninger om faktisk bruk gjennom året. Uten dette kan Skatteetaten nekte fradrag for inngående avgift.

– Manglende dokumentasjon er den vanligste årsaken til at vi nekter fradrag. Mange innhenter ikke leietakererklæringer før etter at bygget er ferdig – da er det for sent.

Ingebrigtsens kollega Cathrine Lund, partner og advokat i Aider Legal, mener mange eiendomsselskaper overvurderer hvor mye slike erklæringer faktisk løser.

– Etter min oppfatning kan utsendelse av den årlige leietakererklæringen gi en falsk trygghet for eiendomsselskapet, sier hun, og utdyper:

– For det første er det ikke alle leietakerne som svarer, og for det andre er det ikke alle leietakerne som forstår innholdet av det de skal svare. Spørsmål om leietaker benytter lokalene innenfor eller utenfor avgiftsområdet krever kompetanse å besvare.

Hun anbefaler derfor mer direkte kontakt:

– Mitt råd er derfor å være i direkte dialog, gjerne per telefon om det er praktisk, med leietakerne om deres bruk av lokalene per år.

Tomme lokaler og fremleie er klassiske fallgruver

Et annet tema Moen tok opp var tomme lokaler, som hun beskrev som en «klassiker i kontrollene».

– Et lokale som står tomt og uten klar plan for avgiftspliktig bruk, gir ingen fradragsrett. Frivillig registrering forutsetter faktisk utleievirksomhet, sier hun.

Selv om et lokale tidligere har vært leid ut til avgiftspliktig virksomhet, faller fradragsretten bort i perioden det står tomt. Først når det leies ut igjen til en avgiftspliktig leietaker, kan fradraget justeres opp.

Også fremleie skaper problemer:

– Ved utleie i flere ledd må det være en ubrutt kjede av frivillig registrerte mellom utleier og sluttbruker. Vi ser ofte at kjeden brytes – og da bortfaller fradragsretten,» advarer hun.

Fordelingsnøkler skaper uenighet

Ingebrigtsen mener også at Skatteetatens praksis bruken av fordelingsnøkler for felleskostnader er for restriktiv:

– Jeg opplever at det fra etatens side i praksis ofte er motstand mot å benytte noe annet enn areal som fordelingsnøkkel, enda vi argumenterer for at faktisk bruk reflekteres bedre med for eksempel husleiefordeling eller rett og slett en skjønnsmessig intensitetsbruk.

Ingebrigtsen illustrerer poenget med et konkret eksempel:

– Et eksempel er et toetasjes bygg hvor Coop dagligvare er i første etasje og Statens kartverk i andre etasje. Her er det ikke rimelig å benytte kvadratmeter for å fordele kostnader til fellesareal som parkering og inngangsparti. Slitasjen på fellesarealene er mye større på grunn av dagligvarebutikken enn Kartverket. Stikkord er antall besøkende, forskjellig åpningstid med mer.

I 2024 tok Moen opp nettopp fordelingsnøkler og fellesanskaffelser på Årskonferansen. Hun sier at Skatteetaten tillater fleksibilitet – og at det påkrevd når det gir et riktigere resultat.

– Forskriften til MVA-loven oppstiller to hjelperegler – omsetning og areal. Selv om disse ofte er praktiske, er det viktig å huske at dette er kan-regler. Bedriften både kan og skal bruke en annen metode for fordeling, hvis den reflekterer den antatte bruken bedre. 

For å komme frem til antatt bruk, sier hun at bedriften må bruke et forsvarlig forretningsmessig skjønn. Med ordlyden antatt bruk aksepteres det at fordelingen ikke fullt ut stemmer med den faktiske bruken, sier hun. 

Ingebrigtsen er glad for at Moen presiserer at omsetning og areal er kan-regler i MVA-forskriften. Men det er også viktig at dette blir fulgt opp i praksis, sier han:

– Vår erfaring er at er vanskelig å komme igjennom med en skjønnsmessig MVA-fordelingsnøkkel på bygg, selv om denne er begrunnet i faktisk bruk, når den skjønnsmessige fordelingen avviker mye fra arealfordelingen.