Amesto letter på lokket: Slik implementerer de Business NXT hos kundene

Amesto Solutions er blant selskapene som leverer og implementerer Visma-løsninger i Norge og Norden, og har vært det i mange år. Nylig holdt de webinar om hvordan implementere Vismas relativt nye ERP skyløsning, Business NXT.

Prosjektleder Oliver Tobias Gran tok oss med på innsiden av hvordan de gjennomfører implementeringene, trinn for trinn.

– En vellykket ERP-implementering krever mer enn teknologi. Det krever struktur, god kommunikasjon og involvering fra både kunde og leverandør, sier Gran.

En metode med milepæler og fleksibilitet

Selskapet har utviklet en egen metodikk, AIM – Amesto Implementation Method. Den bygger på PRINCE2 og egne erfaringer fra ERP-prosjekter hos et stort antall kunder. Modellen er bygget opp som en fossefallsmodell, med fem faser:

1. Prosjektetablering: En får på plass prosjektteam, roller og ansvar, og lager en aktivitetsplan og setter rammene for prosjektet. 

2. Design og workshops: Prosesskartlegging sammen med kunde for å enes om hvordan løsningen skal se ut og fungere.

3. Konfigurering og tilpasning: Løsningen settes opp i henhold til det godkjente designet, inkludert eventuelle tilpasninger og integrasjoner.

4. Stabilisering og test: Systemet testes grundig, og sluttbrukere involveres i test og opplæring. Det sikres at kunden er klar for overgang til produksjon.

5. Driftssetting og utrulling: Løsningen gjøres tilgjengelig for kunden, og en godkjenningsprøveperiode starter for å bekrefte at alt fungerer som forventet.

Hver fase avsluttes med en tydelig milepæl, og kunden skal godkjenne før neste fase starter. Men ingen prosjekter er like. Gran understreker at Amesto er fleksible og tilpasser tempo og innhold etter kundens behov og modenhet.

– Målet er det samme, enten reisen er lang eller kort: En trygg og verdiskapende implementering.

Tre ulike strategier

Gran deler prosjektene inn i tre strategiske tilnærminger:

• Lift & Shift: Du flytter dagens prosesser over til nytt system. En rask og enkel overgang.

• Lift & Shape: Du bruker overgangen som en mulighet til å rydde, forbedre og forenkle.

• Full Re-design: Du starter med blanke ark, og tegner opp prosessene på nytt.

– Hva som passer best, avhenger av systemet du har, ambisjonene du har og hvor mye tid du vil bruke. Vår jobb er å være gode rådgivere og tilpasse prosjektet til deg, sier Gran.

Et typisk prosjekt starter med en kartlegging eller et forprosjekt. Forprosjekt brukes i større, komplekse leveranser og dekker de to første fasene. Kartlegging er mer vanlig for små og mellomstore kunder, og setter søkelys på å forstå behov, integrasjoner og data.

– Overgangen til nytt ERP gir en sjelden mulighet til å stille spørsmålet: Hvorfor gjør vi det slik i dag? Er dette fortsatt nødvendig? Kan jeg benytte mer standard funksjonalitet? 

Derfor er datavask og god kommunikasjon viktig

Et av de viktigste grepene en CFO kan gjøre, er å rydde i masterdata og transaksjonsdata før migrering. Gran er tydelig:

– Kunder som tar med seg mye grums, altså utdaterte og rotete data, får ofte problemer etter go live.

Prosjektmetodikken innebærer å strukturere dataene, avklare hva som skal tas med videre, og hva som skal fases ut. Sammen ser man også på hvilke rapporter og integrasjoner som faktisk er i bruk. Et annet grep er å bruke datavasken til å forbedre datakvaliteten i forkant av automatisering og rapportering.

God kommunikasjon er avgjørende, sier Gran. Det legges opp til planlagte møter, raske synker og felles prosjektverktøy.

– Raske synker gir følelsen av delt eierskap og gir rask respons. Man er ikke bare passasjer i et prosjekt, men en aktiv medspiller.

Prosjektverktøy som Teamwork brukes for å sikre struktur, med milepæler,

oppgaver, tilgang for tredjeparter og tydelig oversikt over fremdrift. Prosjektmetodikken innebærer én primær kommunikasjonskanal og ett beslutningsforum for å unngå usikkerhet og dobbeltarbeid.

Ressurser: Kunden må involvere seg i prosjektet

Prosjektlederen påpeker at det er viktig å avsette interne ressurser til prosjektet.

– Vi kan ikke løfte alt alene. Du må bidra med testressurser, datavask og beslutningstaking.

Særlig viktig er det å involvere superbrukere og mellomledere tidlig, og gi dem eierskap til prosessene. Han anbefaler at superbrukere er tilgjengelige 1–2 dager i uken i design- og testfasene. Et viktig poeng er at jo tidligere ansatte får opplæring, jo mindre frustrasjon blir det senere.

– Jo tidligere opplæring, jo mer effektive blir folk når systemet går live. Det reduserer feil og bygger trygghet.

Opplæringen skjer i testmiljøet, og kombineres med reell testing av oppgaver brukerne faktisk skal gjøre.