Nå må det dokumenteres grundig at alt stemmer – hver gang

Med nytt lovverk, ny forskrift og ny veiledning er ikke klientkontoen lenger noe som «bare må føres riktig». Den er blitt et kontrollpunkt, og en kilde til profesjonell risiko dersom avvik ikke oppdages og håndteres.

Økonomi24 på Arendalsuka:

Tiltakene som virker mot økonomisk kriminalitet

Onsdag 13. august kl 1400 inviterer vi i Økonomi24, sammen med Azets og Agenda Risk, til en informativ og bredt anlagt diskusjon om behovene for nye grep mot hvitvasking og terrorfinansiering. Sett av tiden!

– Regelverket er blitt langt tydeligere, og vi er glade for at dette løftes frem som en av de viktigere oppgavene ved regnskapsførsel for advokater, sier Fredrik Aars-Rynning, som leder Aiders bransjesatsning mot advokatbransjen. 

Aider har over 60 advokatkunder, og er med dette det regnskapsbyrået i Norge som har flest advokatkunder. 

– For oss utgjør ikke de nye retningslinjene en stor forskjell for hvordan vi bokfører, avstemmer og dokumenterer klientmidler. Men vi vet at dette ikke er like utbredt i hele regnskapsbransjen, og vi ønsker derfor en tydelig veileder velkommen, for å heve det generelle nivået på dette området, sier Aars-Rynning.

Det er ikke bare nytt lovverk som har aktualisert behovet for nye retningslinjer for avstemming av klientmidler: Det gjorde også den såkalte Ousdal-saken fra Stavanger, der midler fra klienter via Bull Årstads klientkonto ble overført til blant annet advokaten privat og til dennes private investeringer. 

Fra én til tre kontroller – og krav om samsvar

De nye retningslinjene krever at alle advokatforetak minimum annenhver måned utfører en treveis avstemming mellom:

1. Regnskapsført klientmiddel-konto (hovedbok), og
2. Saldoen på klientbankkonto (bankutskrift),
3. Klientansvarsreskontro (saldoer per klient).

Ved enhver differanse skal det utarbeides dokumentasjon, og det stilles krav om korreksjon med bilagsreferanse, samt forklaring på hvordan feilen er håndtert. Debetposter – altså tilfeller der klienter skylder penger – skal i utgangspunktet ikke forekomme.

Fra støtte til kontrollfunksjon

– Dette representerer et klart taktskifte. Tidligere kunne regnskapsfører kanskje oppleves som en administrativ støtte. Nå må regnskapsfører være en reell kontrollfunksjon, særlig på vegne av advokatfirmaets daglige ledelse og styre. Det handler om å oppdage avvik, sier Aars-Rynning.

Han peker på at klientkontoen alltid har vært et spesielt risikoområde:

– Det er klientenes penger. Enhver uregelmessig bruk, bevisst eller ubevisst, får fort karakter av tillitsbrudd. Konsekvensene er store. Det er ikke bare økonomisk, men også et spørsmål om lisens, rykte og tillit.

Eksempler på skjerpede krav

I retningslinjene fremheves særlig følgende nye eller konkretiserte punkter:

• Alle posteringer på klientkonto må være sporbare til klient eller instruks, uavhengig av formål.

• Rentebeløp må identifiseres, bokføres og dokumenteres, ikke «slås sammen» med andre klientposter.

• Feilbelastninger må tilbakeføres. Dersom klient har fått for høy belastning, skal advokatfirmaets driftskonto dekke mellomlegget.

Der én feilpostering tidligere kunne gli under radaren, kreves det nå forklaring, korreksjon og regnskapsmessig fotavtrykk.

Mer enn et skjema – et tillitsverktøy

Fredrik Aars-Rynning mener retningslinjene ikke bare skjerper rutinene, men også gir en mulighet:

– Når det gjøres riktig, kan regnskapsfører levere en trygghetsbekreftelse annenhver måned. Det er en måte å vise både klienter, styret og eventuelle kontrollorganer at firmaet har orden i sakene.

Han understreker at mange advokater har sterkt faglig fokus, men er trygg på at de nye retningslinjene for enkelte kan bli en påminnelse om viktigheten av å ha full kontroll også på betrodde midler.

– Her kommer regnskapsføreren inn som en kritisk partner. Og dette handler ikke om å fange juks, men å forhindre svakheter i rutiner og prosesser.