Relasjonsbygging til begjær kan bli OL-floke til besvær for økonomiavdelingen

OL-ilden er tent i Milano og Cortina. For mange norske selskaper betyr det VIP-billetter, hospitality-pakker og en kalender fylt av kunder, leverandører og ansatte som skal pleies på aller beste måte.

For økonomiavdelingen er entusiasmen ofte mer dempet. For bak afterski, medaljekamp og utsikt mot Dolomittene skjuler det seg et minefelt av skatteregler som kan gjøre OL-turen langt dyrere enn planlagt.

Økonomi24 har gått gjennom ekspertrådene, og sett nærmere på hva som faktisk skal til for at OL-opplevelsen ikke ender som en etterkontroll-klassiker.

Alt med verdi lukter skatt

Utgangspunktet i norsk skatterett er like enkelt som det er nådeløst: Får en ansatt noe av verdi fra arbeidsgiver, er det i utgangspunktet skattepliktig.

Det gjelder også OL-billetter, fly, hotell og eksklusive opplevelser. Verdien skal fastsettes til markedspris – altså hva den ansatte måtte betalt privat – ikke hva bedriften eventuelt har forhandlet seg frem til i en god avtale.

Her hjelper det lite å forklare at «ingen egentlig vet hva denne pakken koster». Skatteetaten vil likevel ha et tall.

Det finnes riktignok et lite pusterom i regelverket: Ansatte kan motta gaver skattefritt innenfor en årlig beløpsgrense. I teorien kan det dekke en OL-billett. I praksis spises denne kvoten ofte opp av julegaver, blomster og andre hyggeligheter lenge før startskuddet går i Italia.

Kundepleie uten fradrag

Når kunder og leverandører blir med på OL-eventyret, beveger man seg raskt over i representasjon. Og der er stemningen langt kjøligere.

Representasjonskostnader gir som hovedregel ikke fradragsrett for bedriften. Det gjelder enten det er snakk om billetter, middager eller hotell. For mange kommer det som en overraskelse at dette gjelder selv om turen oppleves som «helt nødvendig for relasjonen».

I tillegg finnes en ekstra snubletråd: Dersom kunden mottar en reise eller opplevelse med betydelig privat verdi, kan fordelen bli skattepliktig for mottakeren selv. Jo tynnere det faglige alibiet er, desto større blir risikoen for at turen klassifiseres som en gave, med skatt på toppen.

Jobb, velferd eller forkledd ferie?

For ansatte handler mye om klassifisering. Skal turen være skattefri, må den enten være en reell tjenestereise eller et rimelig velferdstiltak.

Skal hele reisen behandles som tjenestereise, må det faglige innholdet klart dominere. Det holder ikke med én presentasjon mellom slalåmomgangene. Programmet må være reelt, relevant og dokumenterbart – og fritidsinnslaget kan ikke være hovedformålet.

Alternativet er å legge turen opp som et velferdstiltak. Da er handlingsrommet mindre. I praksis aksepteres ofte kortere turer med begrenset antall overnattinger. Når OL-oppholdet strekker seg over flere dager, øker risikoen raskt for at deler – eller hele – reisen blir skattepliktig, med mindre de ekstra dagene har tydelig jobbinnhold.

Ledsagerfellen

En klassiker i denne typen turer er ledsageren. Ektefelle eller partner blir med, stemningen er god, men skattemessig begynner det å knake. 

Når ledsageren ikke har en klar yrkesrolle, vil verdien av deres reise og opphold som hovedregel være skattepliktig for den ansatte. At det er «hyggelig for nettverket» eller «bra for relasjonen» holder sjelden som argument når reglene skal anvendes.

Dette er et punkt mange undervurderer i planleggingen, og som ofte får oppmerksomhet først når kontrollen kommer.

Papirarbeid slår gullmedaljer

Skal OL-turen overleve et bokettersyn, må dokumentasjonen være på plass før avreise.

Det betyr blant annet:

– Et detaljert program som viser tydelig skille mellom fag og fritid

– Deltakerlister med roller og tilknytning til virksomheten

– En skriftlig vurdering av hvorfor reisen er relevant for virksomheten

OL-turer kan være både motiverende og forretningsmessig nyttige. Men uten struktur, rolleavklaringer og litt sunn skepsis i planleggingsfasen, kan den olympiske drømmen fort ende i en kostbar øvelse – helt uten medalje.