Med Digitoll må importørene ta større ansvar for toll

Norske importører kan sette bort selve deklareringen til en speditør. Ansvaret for at opplysningene er riktige, blir likevel igjen i bedriften.

Det er et skille tollekspert Grete Astad i KPMG Law mener mange virksomheter ikke har tatt tilstrekkelig inn over seg. Sammen med kollega og advokat Martin Berntzen Often, snakket hun denne uken på et seminar hos KPMG i Oslo. 

– Som importør og eksportør er det utrolig viktig at man kjenner til hvilke plikter man har. Man kan ikke legge ansvaret over på speditør. Importør og eksportør har et selvstendig ansvar overfor myndighetene for at opplysningene er riktige, sier Astad.

Med Digitoll blir dette vanskeligere å overse. Fra 15. september blir digital melde- og opplysningsplikt obligatorisk. Fra 1. mars 2027 skal deklarasjonen som hovedregel være levert før eller senest når varen kommer til grensen, samtidig som direktekjøringsordningen avvikles.

Det betyr at feil og mangler som tidligere kunne ryddes opp i etter at varen hadde passert grensen, i større grad må være avklart på forhånd.

Etterlyser forankring i ledelsen

Astad mener toll ofte blir behandlet som et operativt spørsmål langt nede i organisasjonen, til tross for at feil kan gi både etterberegninger, overtredelsesgebyrer og forsinkelser:

– Det som sjelden kommer opp, er at de som jobber operativt ofte tar et stort ansvar for at ting skal skje riktig, men opplever lite lydhørhet oppover i ledelsen.

Hun mener ledelsen må sørge for at virksomheten har et faktisk internkontrollsystem for import og eksport. Det innebærer blant annet klare ansvarsforhold, skriftlige rutiner, tilstrekkelig kompetanse og kontroll med hvilke opplysninger som sendes til speditøren.

En sentral del er å kontrollere deklarasjonene i etterkant. Det holder ikke å registrere at dokumentet er mottatt.

– Man bør også ha rutiner for å kontrollere deklarasjonene. Det er viktig ikke bare å sjekke at man har mottatt dem, men at varene faktisk er riktig deklarert, sier hun.

Astad trekker frem feil klassifisering, feil tollverdi og mangelfull dokumentasjon som typiske svakheter.

Klassifiseringen avgjør blant annet hvordan varen behandles i tollsystemet. Tollverdien kan samtidig få direkte betydning for beregningen av merverdiavgift.

– Det er mye slurv

Dokumentasjonen bak deklarasjonene er et annet risikoområde. Astad har tidligere arbeidet ti år som speditør, og mener svakhetene ofte er ganske grunnleggende.

– Det er mye slurv med dokumentasjon, salgsfakturaer og proformafakturaer. Ved en revisjon fra Tolletaten kan det fort bli etterberegninger fordi proformafakturaer ikke alltid angir riktige verdier, sier hun.

Også opprinnelsesdokumentasjon kan bli kostbar dersom den ikke holder mål. Norske eksportører som erklærer at varer har preferanseopprinnelse etter en frihandelsavtale, må kunne dokumentere grunnlaget for dette.

Astad mener bedriftene må vite – ikke anta – at vilkårene er oppfylt. Hvis dokumentasjonen svikter, kan kunden i mottakerlandet bli etterberegnet for avgifter. I tillegg kommer risikoen for forsinkelser og tapte kunder.

For å redusere risikoen mener hun at tollkompetansen ikke kan være isolert hos én medarbeider eller i logistikkavdelingen:

– Kompetanseutvikling på tvers av innkjøp, økonomi og logistikk er nødvendig for å unngå silotenking. Det trengs en opplæringsplan fordi regelverket endrer seg.

Må ta eierskap til dataene

Advokat Martin Berntzen Often i KPMG Law mener Digitoll gjør det enda viktigere at vareeierne selv engasjerer seg:

– Mange norske bedrifter har hatt en «hands-off»-holdning og ment at Digitoll ikke angår dem fordi speditøren ordner opp.

Det har vært lettere å leve med når varer kunne passere grensen før alle formalitetene var endelig på plass. Med de nye kravene må informasjon om varene i større grad være korrekt og tilgjengelig tidligere i transportløpet.

– Norske importører må derfor ta et helt annet eierskap til sin dokumentasjonsflyt, datakvalitet og kommunikasjon med leverandører, sier han.

Det innebærer blant annet at varedata, klassifisering, verdier og opprinnelsesopplysninger må være tilgjengelige for dem som skal deklarere varen. Feil hos vareeieren kan ellers forplante seg videre til speditør og transportør – og i verste fall stoppe transporten ved grensen.

Jurist og tollansvarlig Anders Gautestad Jakobsen i NHO Logistikk og Transport pekte under det samme seminaret på at særlig veitrafikken kan bli sårbar dersom nødvendige opplysninger mangler. En bil som kommer til grensen uten gyldig innmelding, kan bli stående mens feilene rettes.

Kontraktene kan bli neste problem

Often mener bedriftene samtidig bør gjennomgå avtalene med utenlandske leverandører, transportører og speditører.

– Norsk næringsliv er ofte for dårlige på kontrakter ved import og eksport, og har et slapt forhold til bruk av Incoterms, sier Often.

Incoterms (International Commercial Terms) er et sett med internasjonale, standardiserte leveringsbetingelser utgitt av Det Internasjonale Handelskammeret (ICC). De definerer ansvars-, risiko- og kostnadsfordelingen mellom selger og kjøper ved varehandel. 

Often peker på at Incoterms ikke nødvendigvis løser spørsmålet om hvem som skal levere hvilke opplysninger og dokumenter til hvilket tidspunkt. Bedriftene bør derfor avtale dette eksplisitt – og også hvem som tar kostnaden dersom mangelfull dokumentasjon fører til at varen blir stående.