Nå tar vi neste steg i digitaliseringen av regnskapsrapportering

SAF-T (Standard Audit File – Tax) ble obligatorisk i Norge i 2020, og har siden vært en grunnstein i digitaliseringen av bokføring og revisjon. Formatet gjør det mulig å eksportere regnskapsdata i et strukturert og enhetlig format som både revisorer og Skatteetaten kan lese og analysere uten manuelle tilpasninger.

Enkelt forklart er det et felles språk for økonomidata.

Med versjon 2.0 tar Skatteetaten neste steg i utviklingen. Formålet er å gi bedre innsikt, mer presis kontroll og samtidig gi virksomhetene et tydeligere rammeverk for hvordan økonomidata skal struktureres og dokumenteres.

Så hva er nytt i SAF-T 2.0?

Mens den første versjonen av SAF-T hovedsakelig omfattet hovedbok, kunder, leverandører og mva, utvides versjon 2.0 til å dekke langt flere deler av virksomhetens økonomi:

• Flere datatyper inkluderes, som fakturaer, betalinger, varebevegelser og anleggsmidler.
• Mer detaljerte felter, blant annet produktinformasjon, lagerbeholdning, leveringsadresser og betalingsvilkår.
• Strengere krav til datakvalitet, flere felt blir obligatoriske når informasjonen finnes i systemet, noe som skal sikre at rapporteringen blir både presis og komplett.

Kort sagt gir SAF-T 2.0 et mer helhetlig bilde av virksomhetens økonomiske aktivitet, fra fakturering til varelager og anleggsmidler.

Hva betyr det for virksomheten din?

Innføringen av SAF-T 2.0 vil påvirke både økonomisystemene og de interne rutinene deres:

Det første virksomheten din må gjøre er å sikre at systemene støtter SAF-T 2.0-formatet. De fleste leverandører av økonomisystemer vil etter hvert tilpasse seg de nye kravene, men det er lurt å avklare tidlig hvordan og når oppdateringene blir tilgjengelige.

Det neste virksomheten din må gjøre er å sørge for strukturert og korrekt datagrunnlag. SAF-T 2.0 stiller strengere krav til datakvalitet, og det er derfor viktig å sikre at alle relevante opplysninger er registrert korrekt, som for eksempel organisasjonsnumre, produktkoder, anleggsmiddelnummer og lagerdata.

Til slutt må dere forberede dere på mer omfattende kontroller og rapportering. Når det skal rapporteres mer detaljerte data, blir det enklere for Skatteetaten og revisorer å gjennomføre analyser og avdekke eventuelle avvik. God datakvalitet reduserer samtidig risikoen for spørsmål, feil og tidkrevende etterarbeid.

I tillegg gir de mer detaljerte dataene virksomheten klare fordeler i form av bedre innsikt, mer presis internkontroll og et solid grunnlag for videre analyse og automatisering.

Slik forbereder du deg

SAF-T 2.0 er mer enn et teknisk format. Det markerer et steg mot mer åpen, standardisert og automatisert rapportering. Endringen vil gi både myndigheter og virksomheter et bedre datagrunnlag for beslutninger, kontroll og videre utvikling.

BDO følger utviklingen tett og har bistått mer enn hundre virksomheter med kartlegging, testing og implementering av løsninger. Det er foreløpig ikke avklart når kravet vil tre i kraft, men vi anbefaler tre konkrete grep dere kan ta for å ligge i forkant:

1. Kartlegg dagens datagrunnlag og systemstøtte. Identifiser hvilke data dere allerede har i systemene, og hvor det kan være mangler eller inkonsistens. Vurder om struktur, kontoplan og rapporteringsnivåer er tilpasset de nye kravene.
2. Samarbeid med systemleverandør om oppdatering. Ta kontakt med leverandøren for å få oversikt over planlagte oppdateringer, testmuligheter og eventuelle endringer i eksportfunksjonalitet.
3. Test eksport og kvalitetssikre SAF-T-data tidlig. Gjennomfør en prøveeksport av SAF-T-filen og gjennomgå den sammen med intern IT eller revisor. Det vil gjøre det enklere å avdekke feil eller mangler.