Fremsnakker håndverket og ser fremtiden i salgstallene

Ole Erlend Vormeland har vært CFO i SuperOffice i 19 år. I løpet av den tiden har selskapet gått fra børsnotert til privateid – og fra null til nærmere 600 millioner i skyinntekter. For Vormeland har én tanke vært konstant:

– Økonomi er ikke «back-office». Målet er å bidra til lønnsom vekst.

Han mener dagens CFO må flytte blikket fra historiske regnskap til sanntids kundedata – uten å glemme håndverket. 

Denne proaktive holdningen til CFO-rollen ble formet tidlig i SuperOffice. Vormeland forteller om et definerende øyeblikk da han startet i 2006, som satte standarden for hans filosofi om at økonomiavdelingen må være en verdiskaper heller enn en kostnadspost. Utfordringen kom umiddelbart fra gründer og hovedeier Une Amundsen.

– Jeg satte meg ned med tallerkenen min, og så sa han: «Ja Ole, hvordan har du tenkt å tjene inn lønnen din da?». Og allerede i uke to spurte han om hva 60-dagersplanen min var. Det har hele tiden motivert meg veldig til å være langt fremme i skoene – og aldri anse meg som å drive med «back-office»-arbeid.

Kontroll er ikke rutine, det er DNA

Mange ser for seg at den ideelle økonomiavdelingen bruker minst mulig tid på kontroll og transaksjoner, og mest mulig til strategi. Vormeland utfordrer hele premisset.

– Jeg anser ikke kontroll som rutinearbeid. Det er en utrolig viktig del av vårt DNA. Jeg synes det er inspirerende å høre folk i avdelingen irritere seg over en bankavstemming som ikke går opp, for da vet jeg at de bryr seg. Det er kontroll og dedikasjon.

Teamet hans teller mellom 15 og 20 personer, hvorav sju sitter i Oslo og resten i de sju landene hvor SuperOffice ellers har virksomhet. Vormeland har bevisst valgt å beholde mange funksjoner internt, deriblant innkreving av kundefordringer.

– Vi har veldig lave tap. Jeg tror det er en verdi at du kan ringe en tysk kunde på tysk. Det har vist seg å være langt mer lønnsomt over tid.

Høye forventninger

Den nøyaktigheten merkes også oppover i systemet. SuperOffice er eid av det danske PE-selskapet Axcel, og forventningene derfra er høye.

– Styret forventer pålitelige og relevante økonomiske data som gir innsikt i status, risiko og prognoser. Men det viktigste er kanskje at vi tar tak i utfordringene før styret ber oss gjøre det, sier Vormeland.

For ham handler alt om å bygge et fundament man kan stole på:

– Godt grunnarbeid er en forutsetning for å kunne bidra i strategiarbeid. Jeg vet at dataene i våre systemer er «rock solid». Når man kjenner tallene, kan man også påvirke kursen.

Det digitale landskapet: Fra SAP til AI

Kontroll krever solide systemer. De siste årene har SuperOffice gjennomført en omfattende modernisering av sitt digitale økosystem. Første steg var innføringen av det svenske abonnementssystemet Younium – en B2B-løsning for abonnementshåndtering som tar seg av fakturering, betalingspåminnelser, innbetalinger og kundedata.

– Dette systemet er kritisk for oss. Før hadde vi noe egenutviklet, men Younium ble et kvantesprang. Hele vår «Quote-to-Cash»-prosess ligger der, forteller han, og understreker at neste fase allerede er i gang.

– Vi skal implementere Business NXT fra Visma. Vi har hatt Onsite-versjon av SAP Business One i mange år. Nå skal vi opp i skyen, og ERP er det siste store systemet som flyttes dit.

Ambisjonen er tydelig: Å frigjøre tid – ikke bare flytte servere.

– Jeg håper vi skal klare å bruke AI på en god måte. Vi skal kutte prosesser, effektivisere og frigjøre tid. Teamet skal bruke mer tid på analyser og kontroller enn på manuelt arbeid. Jeg har store ambisjoner for hva vi skal få til.

CFOen som følger salgskurvene

Vormeland er veldig tydelig på at han ser stor verdi i å følge svært nøye med på hvordan selskapets salgstall utvikler seg.

– Jeg tror mange CFO-er har for lite kontroll på kundedata og salgsprosesser. Det første jeg gjør hver dag, er å se på KPI-charts i CRM-systemet. Hvor mye har vi solgt siste døgn? Hva er forecast for måneden og neste kvartal?

CRM-systemet er integrert med med andre kjernesystemer. Dermed får han god innsikt i hele verdikjeden – fra første salgsmøte til innbetaling.

– Jeg kan se hvilken selger i Tyskland som jobber med hva. Det gir meg full oversikt og trygghet. Uten et godt CRM-system hadde jeg ikke hatt den fulle kontrollen.

Han mener økonomer må ta større eierskap til inntektsarbeidet.

– Mange ser bare på kostnader. Jeg mener CFO-en skal forstå hvor inntektene faktisk kommer fra. Et CRM-system er et styringsverktøy, ikke bare for salg, markedsføring og kundeservice, men også for økonomi.

Kunder og vekst

Når CRM- og ERP-data møtes, får økonomiavdelingen et bedre bilde av hva som skaper verdiene.

– Kombinasjonen av dataene forteller meg hvordan neste år kommer til å se ut. 90 prosent av omsetningen vår er lisensinntekter. Når jeg ser hva som «churner» og hva som kommer inn, kan jeg forutsi hvor vi lander.

Han reagerer, som en CFO i et CRM-selskap bør, på selskaper som kutter CRM-kostnader når økonomien strammes. 

– Det er å begynne i feil ende. Et eksempel er en av våre kunder som økte inntektene med 50%, hvor integrering av SuperOffice CRM og sitt ERP-system ga bedre innsikt og flere salgsmuligheter. Du må starte med å skape inntekter og bygge gode kunderelasjoner. Det er det som gir fart på topplinjen.

Compliance-byrden som bare vokser

Selv med all digitalisering står compliance-arbeidet stadig høyere på CFO-agendaen.

– Jeg husker da gründeren vår, Une Amundsen, spurte hvorfor regnskapet tok så lang tid å utarbeide. Da la jeg boken med alle IFRS retningslinjer på 2000 sider på bordet. Det er svaret.

Han ramser opp: IFRS som utvides, transfer pricing, KYC, rapportering til Statistisk sentralbyrå, ESEF, bærekraftsrapportering og åpenhentsloven, GDPR og mer. Det kommer stadig noe nytt.

– Kravene har eksplodert. Det har blitt vesentlig mer kostbart å drive virksomhet i vår størrelse enn for ti år siden. Du må ha systemer for alt, og mennesker som følger opp.

Derfor handler mye av compliance-arbeidet om effektivitet.

– Vi blir bedre av kravene, men ikke alt har like stor verdi. Du må hele tiden tenke: Skal vi kjøpe tjenesten, eller gjøre det selv? Hvordan løser vi dette mest effektivt?

Å bygge et sterkt lag

SuperOffice har høy stabilitet i økonomiteamet. Vormeland smiler når han beskriver gjengen.

– De har lang erfaring, høy kompetanse og er stolte av arbeidsplassen sin. Det betyr alt.

Når han først rekrutterer, vet han hva han ser etter.

– Jeg er opptatt av basiskunnskap i regnskap og økonomistyring. Det er et håndverk. Vi hadde nylig en test hvor kandidatene skulle sette opp et enkelt regnskap. Mange klarte det ikke, og det sier sitt.

Han mener for mange nyutdannede lærer systemer, men ikke sammenhenger.

– Du må forstå helheten: Hva betyr dette i resultatregnskapet, i balansen, i cashflowen? Jeg spør alltid: Klarer du å avslutte et regnskap? Hvis ikke, hjelper det lite hvor fancy rapporter du kan lage.

19 år, fortsatt sulten

Når man har vært CFO i samme selskap i 19 år, handler motivasjon om å skape forandring.

– Jeg føler ikke at jeg jobber i det samme selskapet nå som i 2006. SuperOffice har forandret seg hele veien. Jeg blir motivert av utvikling, og av å se resultater. Jeg liker å følge salgsaktiviteten. Det som skjer der, ender i regnskapet. Og jeg har vært heldig med lederne jeg har jobbet for, det gjør også noe med motivasjonen.

Sønnen hans begynte nylig på NHH. Når han spør om karriereråd, gir Vormeland det samme svaret han gir til andre som vil bli CFO:

– Lær deg håndverket. Det er grunnmuren. Jobb noen år i rådgivning; du får se mange virksomheter og lærer tempo. Vær tålmodig, og vær villig til å legge ned ekstra tid.

Han trekker paralleller til sport.

– Vi er stolte støttespillere for for Casper Ruud og Nicolai Budkov Kjær. Hvis du vil bli best, må du trene mer enn tre ganger i uken. Det samme gjelder her: De som blir gode, har lagt ned noen ekstra timer. Det er de timene som gjør forskjellen.