Foreslår EHF-plikt og digital bokføring for næringslivet

Endelig blir det slutt på både papirfakturaer og de forhatte PDF-vedleggene via e-post: 

Fra 1. januar 2028 blir det obligatorisk for alle norske virksomheter å sende fakturaer til hverandre i EHF – Elektronisk Handelsformat (versjon 3.0, faktisk). To år senere, i 2030, blir det også universelt krav om digital bokføring.

Det blir i hvert fall utfallet dersom regjeringens forslag, som tirsdag ble sendt ut på høring, går gjennom. Skattedirektoratet anslår at tiltakene vil gi en samfunnsøkonomisk gevinst på 9,7 milliarder kroner over 20 år, men det kommer ikke av seg selv: Over 64 000 bedrifter må anskaffe nye regnskapssystemer.

Milliarder i tidsbesparelser

Gevinsten ligger først og fremst i tidsbesparelser. Elektroniske fakturaer kan behandles automatisk uten manuell inntasting, og Skattedirektoratet legger til grunn at bedrifter vil spare et minutt på hver utgående faktura de sender ut, og tre minutter på hver inngående faktura – sammenlignet med papir og PDF.

Regjeringen har valgt en bred tilnærming. Alle bokføringspliktige virksomheter omfattes av de nye reglene, med bare ett vesentlig unntak: Enkeltpersonforetak med omsetning under 50 000 kroner slipper både kravet om digitalt regnskapssystem og å kunne motta elektroniske fakturaer. Disse minste virksomhetene må likevel kunne sende elektroniske fakturaer hvis systemet de bruker allerede kan det. Tanken er at de som har investert i digital teknologi, skal bruke den. 

Også finansvirksomheter og forsikringsselskaper får noen særregler. De kan fortsatt bruke egne dokumenttyper som sluttsedler og polisedokumenter i stedet for vanlige fakturaer.

Det hører med til historien av vi her ikke egentlig snakker om særlig ny teknologi. EHF har eksistert i over ti år, og den brukes allerede av mange virksomheter – bare ikke av alle. Det betyr at de som har investert i teknologien, ikke får full effekt så lenge handelspartnerne deres fortsatt sender fakturaer på papir eller EHF.

Ifølge tall fra Skattedirektoratet benytter hver tredje norske virksomhet elektronisk fakturering. Det betyr at nesten en halv million virksomheter ennå ikke gjør det. Det er dette som ligger bak regjeringens forslag til gradvis innføring – det skal gi sinkene og etternølerne tid til omstilling.

Regnskap Norge snudde

Dermed nærmer det seg slutten på en lang kamp om hvorvidt norsk næringsliv skal tvinges inn i den digitale tidsalderen. Regnskap Norge, interesseorganisasjonen for regnskapsførere, argumenterte lenge for at markedet selv må få velge. Nå har de snudd.

– Utviklingen har imidlertid gått saktere enn forventet, og de foretakene som har tatt i bruk teknologien hindres i å ta ut den fulle effektiviseringseffekten på grunn av dem som henger etter. Dette er årsaken til at Regnskap Norge har snudd og bedt myndighetene innføre obligatorisk bruk av e-faktura også i privat sektor, sier Rune Aale-Hansen, adm. direktør i Regnskap Norge i en pressemelding om regjeringens forslag.

– Endringen innebærer en betydelig effektivisering som vil gavne norsk næringsliv og den konkurransekraften vi er så avhengig av for å holde virksomhetene våre i gang, sier Aale-Hansen videre.

Bekjempe økonomisk kriminalitet

Bak regjeringens forslag ligger ikke bare effektivitetshensyn, dette skal også bidra til å bekjempe økonomisk kriminalitet og skatteunndragelse. Elektroniske fakturaer er nemlig sporbare, og dermed vanskeligere å manipulere enn sine papirbaserte slektninger.

Digitale regnskapssystemer har dessuten innebygde kontrollmekanismer som hjelper virksomhetene med å følge regelverket. Automatiserte prosesser reduserer risikoen for både tilsiktede og utilsiktede feil.

For skattemyndighetene blir det lettere å oppdage avvik når alle transaksjoner er digitale. Regnskapsmaterialet kan analyseres automatisk, og mistenkelige mønstre oppdages raskere.

Følger europeisk trend

Det hører også med til historien at Norge med dette følger en internasjonal utvikling: EUs ViDA-regelverk innfører obligatorisk elektronisk fakturering for grensekryssende handel fra 2030. Danmark har allerede innført digital bokføring, mens Tyskland, Frankrike og Belgia planlegger lignende tiltak.

For virksomheter som handler med utlandet, blir de nye reglene en fordel. EHF-formatet er kompatibelt med europeiske standarder og gjør grensekryssende handel enklere. Samtidig betyr det at norske virksomheter uansett vil måtte tilpasse seg: Handelspartnere i EU vil kreve elektroniske fakturaer, så Norge kan like gjerne innføre samme krav nasjonalt.

Den gjennomsnittlige årskostnaden for et regnskapssystem er beregnet til rundt 2600 kroner for mindre virksomheter. For de største bedriftene kan kostnadene bli betydelig høyere, avhengig av hvor komplekse systemene deres er.

Virksomheter som i dag bruker andre elektroniske fakturaformater enn EHF, som EDIFACT eller E2B, må også tilpasse seg. Skattedirektoratet kan gi tidsbegrensede unntak i særlige tilfeller, men EHF versjon 3.0 (eller nyere) skal bli den eneste standarden.