– Ikke mål ERP-suksess i hvor raskt du lukker regnskapet

Kortere bokslutningsprosesser trekkes ofte frem som et tegn på en moderne og effektiv økonomifunksjon, og enkelte selskaper profilerer seg aktivt på hvor raskt regnskapet er klart. 

Ida Skaar, CFO i ERP-selskapet Xledger, mener imidlertid at fokuset ofte havner feil.

– Poenget er ikke å få tallene raskere, men å kunne bruke dem mens de fortsatt er relevante for beslutninger, sier hun.

Det krever et ønske om noe mer enn å levere riktige tall så effektivt som mulig. 

– For dagens CFOer bør det være naturlig å bidra til strategiutvikling og virksomhetsstyring. Det handler om å bruke dataene i ERP-systemet aktivt i styringen av virksomheten, sier Skaar.

Gjennom mer enn 20 år i økonomistyring – i bransjer fra sportsutstyr og farmasi til meieri – har hun sett hvordan teknologien gradvis har endret forventningene til økonomifunksjonen.

Fra månedsavslutning til beslutninger

– Vi må forstå hva som skjer fremover. Det viktigste poenget er ikke å kutte rapporteringstid, men å bruke innsikten i tallene til å styre virksomheten bedre. De digitale løsningene har effektivisert rapporteringen og gitt så gode verktøy til innsikt, at dette er helt naturlig, sier Skaar. 

Utviklingen i økonomifunksjonen kan beskrives som en slags behovspyramide. Nederst ligger grunnarbeidet: korrekt bokføring, kontroll og effektiv rapportering. Dette er fortsatt fundamentet for enhver økonomiavdeling.

Problemet er at mange organisasjoner bruker store ressurser på nettopp dette nivået.

– Det er nødvendig arbeid, men hvis man stopper der, får man ikke utnyttet verdien av dataene, sier Skaar.

Når datagrunnlaget er strukturert og tilgjengelig, kan økonomifunksjonen i stedet bruke mer tid på analyser, prognoser og beslutningsstøtte. For CFO innebærer det et skifte, fra å forklare fortiden til å bidra i vurderinger om veien videre.

Excel-problemet mange CFOer fortsatt lever med

Selv om teknologien har utviklet seg raskt, jobber mange virksomheter fortsatt med et fragmentert systemlandskap. Regnskap, prosjektstyring, rapportering og analyse ligger ofte i ulike løsninger, og økonomiavdelingen må selv samle informasjonen.

Det fører til en arbeidsform mange CFOer vil kjenne igjen.

– I mange økonomiavdelinger snakker man om å «stable tall». Det betyr at man henter ut data fra ulike systemer og setter dem sammen manuelt i Excel for å få oversikt, sier Skaar.

Hun peker på at dette både er tidkrevende og sårbart.

– Når tall flyttes mellom systemer og bearbeides manuelt, øker risikoen for feil. Samtidig går mye av tiden med til å kontrollere tallene i stedet for å analysere dem.

Resultatet er at økonomifunksjonen ofte blir mer administrativ enn strategisk. Når mye av arbeidstiden går til datainnsamling og avstemming, blir det mindre rom for analyse og støtte til ledelsen.

Når alle ser de samme tallene

Et sentralt prinsipp i moderne ERP-systemer er å samle data i én struktur, slik at transaksjoner, rapportering og analyser bygger på samme datagrunnlag. Når et bilag bokføres, oppdateres også rapporter og dashboards.

Det gjør at organisasjonen kan arbeide med oppdaterte tall gjennom hele måneden, ikke bare etter at regnskapet er lukket.

Samtidig reduseres et klassisk problem i mange selskaper: at ulike avdelinger sitter med forskjellige versjoner av de samme tallene.

– Når alle jobber i samme system, får man én felles sannhet for finansielle data. Da slipper man diskusjoner om hvilken Excel-fil som er riktig, sier Skaar.

Når prosjektledere og ledelse har tilgang til samme informasjon, blir det også enklere å oppdage avvik tidlig og sette inn tiltak.

Derfor endres CFO-rollen

For økonomifunksjonen kan denne utviklingen innebære en betydelig endring i arbeidshverdagen. Der økonomiavdelingen tidligere brukte mye tid på å hente ut og sammenstille informasjon, kan tiden i større grad brukes på analyser.

– Den største «aha-opplevelsen» mange CFO-er får, er hvor mye enklere ting blir når informasjonsflyten henger sammen, sier Skaar.

Når rapporter og analyser bygger direkte på regnskapsdataene, forsvinner også mange av de manuelle mellomleddene.

Det gjør det lettere for økonomifunksjonen å bidra tidligere i beslutningsprosesser.

– Da kan økonomiavdelingen i større grad fungere som en støttespiller for ledelsen, ikke bare som en rapporteringsfunksjon.

Raskere innsikt – ikke bare raskere regnskap

Rask bokslutning kan fortsatt være et tegn på effektive prosesser. Men ifølge Skaar er det viktigere hva virksomheten faktisk bruker hastigheten til.

I mange selskaper kan det fortsatt gå flere uker fra tallene er klare til alle analysene er gjort. Da er mye av informasjonen allerede mindre relevant.

– Poenget er ikke bare å få tallene raskere, men å kunne bruke dem mens de fortsatt er relevante for beslutninger.

For CFO-er som allerede har moderne ERP-løsninger, mener hun potensialet ofte ligger i bedre utnyttelse av systemene.

– Mange bruker bare deler av funksjonaliteten. Samtidig kommer det stadig nye muligheter for automatisering og analyser. Jo mer man tar dette i bruk, desto mer tid kan frigjøres til arbeid som skaper verdi.

Ifølge henne handler utviklingen i økonomifunksjonen derfor ikke bare om teknologi, men også om hvordan rollen brukes i virksomheten.

– Når de grunnleggende prosessene automatiseres, får CFO sammen med økonomiavdelingen mulighet til å løfte blikket og bidra mer aktivt til hvordan virksomheten utvikler seg videre.