– Ikke kjøp EPM-løsningen dere trengte i går

Enterprise Performance Management, eller EPM, har på kort tid gått fra å være et systemområde for de største konsernene til å bli relevant for langt flere selskaper.

Årsaken er enkel: Økonomifunksjonen får stadig flere oppgaver, kravene til rapportering øker, og Excel-modellene som tidligere holdt virksomheten sammen, blir gradvis mer sårbare.

For CFOer i mid market-bedrifter er spørsmålet derfor ikke bare om selskapet trenger bedre systemstøtte. Spørsmålet er hvordan de skal kjøpe riktig EPM-løsning uten å gjøre prosjektet større, dyrere eller mer komplisert enn nødvendig.

Partner Sindre Skogvang i CFO Solutions i PwC mener svaret starter lenge før leverandørene inviteres inn i møterommet.

– Det første man må gjøre, er å tenke grundig gjennom hvilke behov man faktisk har. Hvilke prosesser er manuelle? Hvor sitter risikoen? Hvor bruker økonomifunksjonen mest tid? Men minst like viktig er det å tenke gjennom fremtidige behov – det bør påvirke anskaffelsen, sier Skogvang.

LES OGSÅ: EPM, den nye forkortelsen for verktøy som løser alt for CFO?

Ikke kjøp for smalt

En typisk mellomstor virksomhet begynner gjerne med ett tydelig problem. Det kan typisk være konsernkonsolidering eller planleggingsprosessen med budsjett og prognoser.

Da er det naturlig å se etter noe som løser akkurat dette problemet, men ofte bør det tenkes bredere når det gjelder EPM, mener Skogvang.

– Selv om det ofte begynner med ett konkret behov, oppdager mange raskt at de vil trenge mer støtte på lengre sikt. Kanskje gjelder det finansiell planlegging, disclosure management, IFRS 16-støtte, ESG-funksjonalitet eller annet. 

– Hvis det er tilfelle bør CFOen tenke over om man ønsker seg én plattform som dekker også fremtidige behov, eller om man vil se til ulike løsninger på disse områdene. Det er absolutt noen fordeler i en plattform-strategi på EPM-området, sier han. 

Poenget er ikke at alle moduler skal kjøpes på dag én. For de fleste mid market-selskaper vil det tvert imot være riktig å starte smalt, få effekt og bygge videre. Men valget av plattform bør tåle at ambisjonene øker. Et EPM-prosjekt bør derfor starte med et veikart, sier han: 

– Hva må løses nå, hva bør løses de neste 12 til 24 månedene, og hva kan bli relevant dersom selskapet vokser, kjøper virksomheter eller møter strengere rapporteringskrav? 

Be om en ekte demo

Skogvang mener CFOer også bør være mer krevende i møte med leverandørene.

– EPM-markedet i Norge utvikles raskt og har nå mange aktuelle aktører som kan være vanskelig å skille godt fra hverandre. På papiret løser mange aktører de grunnleggende behovene, og kan skilte med skybaserte løsninger med integrasjoner, som automatiserer prosessene dine og selvfølgelig har AI-funksjonalitet. Da blir det viktige å forstå hvordan denne funksjonaliteten passer selskapets konkrete behov, sier han.

En god demo bør ikke handle om leverandørens beste eksempel fra en annen kunde. Den bør bygges rundt selskapets egne problemstillinger.

– Vær sikker på at EPM-leverandøren faktisk har den funksjonaliteten de påstår, og at dere synes den fungerer godt. Ikke slå dere til ro med en standard salgspresentasjon. Be om en ekte demo hvor de viser at de kan løse det dere ber om, sier han.

De som anskaffer bør også be leverandørene demonstrere mer enn pene dashboard.

– Det er ofte i detaljene man ser forskjellen på systemer – hvor enkelt er det å bruke i hverdagen og justere på når konsernet endres.

Skogvang sier også man må huske på å forstå leverandørens roadmap på utvikling av løsningen i demoen. 

– Det å forstå hva som ligger i utviklingsplanene og hvordan leverandøren har evnet å utvikle løsningen til nå er også viktig å forstå. Hvilket momentum har leverandøren – passer de behovet deres? 

Lokal kompetanse kan avgjøre prosjektet

Selv den beste EPM-plattformen gir begrenset verdi hvis implementeringen blir dårlig. Derfor mener Skogvang at selskapene må se på økosystemet rundt løsningen, ikke bare programvaren.

– I et marked med mange løsninger som overlapper hverandre i funksjonalitet blir et viktig element å velge noen som forstår virksomheten deres og som dere tror kan være en god samarbeidspartner. Noen leverandører implementerer selv, mens andre bruker implementeringspartnere. Uavhengig er det å kjenne at kompetansen og kjemien er på plass kjempeviktig! 

Ikke bare skal disse etablere løsningen, men gjerne støtte deg i videre utvikling og support. Så dette blir fort viktige samarbeidspartnere, sier han.

Et EPM-verktøy kan hjelpe selskapet å få mer robuste, effektive prosesser og mer innsikt. Men den gevinsten kommer ikke automatisk. 

– Den kommer når selskapet tar inn over seg både dagens og morgendagens behov, finner leverandøren som matcher behovet og som støttes av rådgivere som kan få løsningen til å fungere i praksis, sier Skogvang.